Directum RX – лекарство от рутины для Merz Pharma
Merz Pharma — международная компания эстетической медицины и ботулинотерапии, выпускающая препараты в области неврологии, дерматологии, заболеваний печени. Российское подразделение Merz Pharma существует с 1997 года.
Цели и задачи проекта
Компания взаимодействует с большим количеством контрагентов. Используемая в Merz Pharma программа уже не справлялась с масштабом документооборота. Руководство решило перейти с действующей системы автоматического документооборота на Directum RX. Ключевыми факторами при выборе стали: гибкие инструменты настройки и отслеживание жизненного цикла объектов.
Команда внедрения поставила перед собой цели:
- Перевести в «цифру» проверку контрагентов, работу с договорными и финансовыми документами, тендерную деятельность.
- Выстроить прозрачные процессы для внутреннего и внешнего аудита.
- Оптимизировать электронный документооборот, чтобы гарантировать целостность и актуальность оригиналов, контролировать их изменение.
Решение задач
Прозрачная работа с контрагентами
Благодаря цифровизации проверять благонадежность партнеров стало удобнее:
- когда досье поступают на согласование, система проверяет вложение обязательных документов: устав или бухгалтерскую отчетность и т.д согласно Политики компании;
- справка о рассмотрении контрагента с электронными подписями всех участников формируется автоматически;
- вся информация о виде и категории контрагента отображается в карточке – легко получить доступ к условиям контрактации, результатам текущей и планам следующих проверок;
- суммы контрактов рассчитываются автоматически с делением на тендерный и нетендерный тип – в системе можно настроить права доступа к этой информации.
Справка о проверке контрагента
Проверка обязательных документов для согласования
Карточка справочника «Организации»
Договорная работа
Чтобы договорные и связанные финансовые документы отвечали контрактной политике компании, система автоматически проверяет их:
- контролирует соответствие тендерному лимиту;
- сверяет итоги тендера и ранее созданные документы в разрезе календарных лет;
- сверяет соответствие статьи затрат выбранному поставщику, а вид договорного документа — контрагенту.
- проверяет состояние договора, к которому сформировано дополнительное соглашение.
Если документ не соответствует требованиям, система уведомляет сотрудника. Суммы, сроки и актуальность по закупкам контролируются автоматически.
Справочники «Тендерные лимиты», «Суммы контрактации»
Отчет по среднему сроку согласования помогает оптимизировать работу с договорами. Руководитель видит, на исполнение каких этапов уходит больше времени, и может оперативно принять меры.
Отчет «Средний срок согласования договоров»
Работа с финансовыми операциями
В системе оптимизировали процессы по созданию и согласованию документов на оплату. Это помогло оперативно оповещать сотрудников бухгалтерии о расхождениях:
- когда сумма, выставленная по договору, превышает лимит;
- если валюта платежа не соответствует указанной в ведущем документе.
Были цифровизированы рутинные операции – Directum RX автоматически ставит отметку об оплате и ее дате, а бухгалтерия может быстро выгрузить список счетов для расчета.
Результаты проекта
- Цифровизирована работа с договорными документами закупки и реализации;
- Выстроен процесс по тендерной политике – с момента формирования заявки до фиксирования итогов;
- Сокращено время на операции с финансовыми документами: счетами на оплату, реестрами платежей;
- Реализовано списание и получение образцов продукции: автоматическое формирование накладных упростило процесс для конечного потребителя;
- Оптимизировано премирование контрагентов: создание и согласование заявок на вознаграждение, создание актов в зависимости от вида;
- Запущен механизм по согласованию новых контрагентов и проверке информации о текущих;
- Разработано 8 проектных решений по каждому блоку бизнес-процессов и 5 новых модулей для комфортной работы пользователей.
«Система полностью оправдала наши ожидания. В планах – тиражировать Directum RX на другие процессы для повышения продуктивности», - руководитель проекта внедрения компании Merz Pharma Зимин Александр.