Межкорпоративный документооборот

Межкорпоративный документооборот (МКДО) построен на наиболее важных финансовых и юридических документах, регламентирующих все внешние бизнес-процессы вашей компании. Оптимизация процессов работы с внешними документами — это очевидное условие снижения издержек и развития бизнеса. Бумажное или бессистемное электронное оформление и хранение таких документов — это “боль” большинства сотрудников и руководителей. Такой подход неизбежно приведёт к хаосу, потере времени в процессе согласования, большим рискам по несоблюдению сроков, договорëнностей, потере или утечке информации.

Цифровизация внешних бизнес-процессов, их четкое структурирование и системное хранение документов с помощью инструментов МКДО снизит издержки бизнеса уже на начальном этапе, с отправки самого первого документа. Договоры, счета-фактуры, акты, накладные не нужно печатать и дублировать на бумаге, доставлять транспортными или собственными курьерскими службами, контролировать логистику, человека, который “потерялся” по пути, секретаря контрагента, который положил документ “в стол” и так далее. Весь процесс: от шаблона документа до его многоступенчатого согласования, подписания, хранения контролирует чётко отлаженная система.

6 вопросов, чтобы понять нужен ли вам электронный корпоративный документооборот с контрагентами

• Постоянные спутники вашего бизнеса — пачки входящих документов, тысячи бумаг? Как следствие, приходиться оплачивать время сотрудников на обработку первичных документов.
• Взаимные сверки — это ваш привычный бизнес-процесс?
• Бумажные архивы занимают отдельные стеллажи или даже комнаты?
• Вы понимаете, что процесс согласования документов может проходить быстрее?
• Суммы за пересылку, хранение, уничтожение бумаг — отдельная строка бюджета?
• Сложно отслеживать процесс доставки конкретного документа, контролировать статус и сроки его действия?

Если на 3 или более вопросов Вы дали положительный ответ, то пора всерьез задуматься о переходе на межкорпоративный электронный обмен документами со своими контрагентами.

Выгоды от внедрения

• Все документы хранятся в едином архиве — полностью исключаются потери.
• Сокращаются сроки подписания документов — подписывать формализованные и неформализованные документы можно даже с мобильного телефона откуда и когда угодно.
• Увеличивается оборачиваемость денежных средств за счет быстрого подписания документов.
• с двух недель до нескольких минут сокращается время, необходимое на обмен документами с контрагентами.
• в 50 раз сокращается стоимость пересылки документов.
• 99% составляет экономия на канцелярских расходах.

Какие документы можно передавать в электронном виде?

• электронные счета-фактуры;
• акты, накладные, договоры;
• документы по требованию ФНС и других госструктур.

Как интегрировать решение в существующие системы?

Система электронного документооборота взаимодействует со всеми бухгалтерскими системами: её легко внедрить в существующее цифровое поле компании и затем масштабировать, при необходимости дополняя другими ИТ-решениями. Все процессы прозрачны и связаны без швов в единое полотно.

"Для нашей компании внедрение электронного документооборота – это важное решение, которое объединило в информационное пространство все ресурсы, подразделения, филиалы компании, контрагентов и контролирующие органы. Используя инструменты системы, мы получили возможность контролировать процесс согласования каждого документа, отслеживать, какие в данный момент специалисты или подразделения работают с этим документом, подписывать документы электронной подписью, гарантируя, таким образом, их подлинность. Использование инструмента обмена с контрагентами первичными финансово-учетными документами в электронном виде позволило нам снизить прямые издержки на печать и доставку бумажных документов. Также мы сократили время обмена документами и обеспечили 100% гарантию подлинности документов", — Вуймин Алексей Борисович, Директор по ИТ АО «ДКС»