Галя, у нас отмена! Или как мы остановили проект цифровизации и начали с нуля

Очень хотелось внедрить готовую платформу, чтобы запустить все процессы быстрее и дешевле, но идея разбилась о реальность. Так, мы вернулись к началу и стали разрабатывать кастомизированное решение для автоматизации процессов эксплуатации оборудования в крупной сети гипермаркетов.

История началась еще несколько лет назад: наша компания – крупный интегратор с большим портфелем разных проектов – уверенно зашла в тендер крупной сети гипермаркетов – более 200 магазинов по всей России. Дирекция сети планировала очередной масштабный шаг на пути цифровизации. Пожалуй, это и будет нашей точкой отсчета, а теперь история.

Начинали игру по правилам

На заре проекта техническая дирекция сети гипермаркетов склонялась к созданию информационного пространства на базе единой платформы. Требовалось ни много ни мало – найти мощную и масштабируемую цифровую платформу, обеспечить интеграцию с действующими информационными системами (ИС). Конечно, в компании такого масштаба накопилось таких систем немало.

Перечисленные требования сложились в амбициозное ТЗ, которое включало все аспекты деятельности технического департамента – от аналитики данных до сервисов проверки контрагентов и карт для навигации.

В итоге было выбрано решение с развитой прикладной частью и визуально представляющее собой портал услуг для конечного пользователя.

С чего начать цифровизацию в ритейл и нужна ли она вашей компании?

Был план, и все его придерживались… А потом появился новый

Никто не питал иллюзий, что «качественно» будет «быстро и дешево». Реалистичный подход – важное составляющее успеха во взаимодействии.

Объем заданий на разработку был колоссальный, тут решение пришло однозначное – идти этапами: на каждый выделенный функциональный блок разрабатывали MVP (англ.Minimum Viable Product – минимально жизнеспособный продукт)и проводили тестирование в реальных условиях.

Так, например, в одном из гипермаркетов Москвы прошло тестирование заявок на ремонт оборудования: сотрудник сканировал QR-код, закрепленный на технике, и в системе автоматически открывалось поле для создания заявки на техническое обслуживание.

Перед тем, как выйти на презентацию спроектированных решений, мы еще раз взглянули на все наработки: описание модулей, матрица RACI, логика бизнес-процессов – и, вроде бы, все хорошо. Но ключевое – вроде бы!

В такие моменты важно взглянуть на решение и проект с разных сторон:

1. Информационная безопасность – работа с конфиденциальными и персональными данными

2. Архитектура – программная архитектура задействованных сервисов

3. Инфраструктура – взаимодействие программных комплексов.

Пожалуй, именно такой пристальный взгляд дал объективное понимание – «тяжело идет» и зависимость от политики лицензирования вендора сильно ограничивает.

Перезапуск проекта: новый подход, новый масштаб

Приступая к новому проекту, пересмотрели техническое задание, – определили приоритеты, сформулировали четкие ожидания от системы – поняли, что спасет только заказная разработка.

Универсальную платформу для цифровизации всех процессов по всем направлениям найти сложно. Чаще всего приходится выбирать: ждать пока “почти идеальная” платформа обзаведется нужной функциональностью и внедрять ее постепенно; обходить ограничения платформы самостоятельно и вмешиваться в ее архитектуру или все-таки уходить в заказную разработку

В активную проработку на первые этапы взяли 7 ключевых функциональных блоков из 15 ранее описанных:

• управление заявками
• управление закупками
• контроль за состоянием оборудования и помещений (ТО)
• управление подрядчиками и поставщиками
• управление договорной деятельностью
• управление активами
• управление отходами

Действующие решения от предыдущего проекта подверглись рефакторингу. Для проработки архитектуры была выделена отдельная команда. В результате новое решение обрело микросервисную архитектуру с широкими возможностями горизонтального масштабирования.

Каждый сценарий работы пользователя получил свое описание, таких сценариев было подготовлено более 150 штук. Для обучения ключевых пользователей подготовлены необходимые инструкции и проведены семинары.

Коротко об итогах, или что получится, если свернуть с “легкого” пути

Сеть гипермаркетов теперь работает с собственной современной программной платформой.

Повседневная нагрузка на сотрудников в виде рутины с документами и заявками значительно снизилась.

Какие процессы уже запущены и активно тиражируются на все объекты сети:

• Техническое обслуживание и ремонт оборудования и помещений (ТО) – построена работа с заявками для внеплановых проверок и устранения неполадок, автоматизирован процесс планового ТО;
• Учет активов – вся документация в единой базе, хранится история работ и обеспечивается контроль над состоянием оборудования.
• Управление отходами – цифровое решение для планирования объемов утилизации, сбора данных по отходам и управления сопутствующими процессами.
• Договорная деятельность – организовано единое хранилище договоров, настроены автоматические процессы пролонгации соглашений и их закрытие, предусмотрены регламенты на возобновление договорных обязательств и расторжение, в т.ч. отложенное.

Также в систему заведена вся организационно-штатная структура. Осталось передать все административные функции по сопровождению решения заказчику.

Проекты цифровизации в крупных компаниях всегда сложные, уникальные – даже если задачи одинаковые, решения и подходы разные. Интеграторы стараются создать максимально гибкий, мощный и легко адаптируемый продукт, но всегда остаются ограничения и риски:

• ожидаемый и реальный результат не совпадают, потому что ограничены инструменты или в функциональность закладывалось иная логика;

• со временем такие платформы перестают поддерживаться вендорами или требуется серьезное обновление, а с адаптированным решением это сложно;

• постоянная зависимость от стоимости ПО и обслуживания – регулярные затраты на абонементы, лицензии, техническую поддержку.

Заказная разработка – сложно, долго, дорого. Но иногда наиболее сложный путь оказывается самым правильным. Да, требуется опытная команда, глубокое погружение в специфику процессов и максимальная включенность в проект от каждого участника. Но результат того стоит.

Николай Николаев, руководитель направления заказной разработки компании Акелон

Проект получился длинным, сложным и на этом еще не заканчивается. Впереди новые этапы и тиражирование системы.

Небольшая статистика по проекту

• 3500 задач в тасках для разработчиков
• 5000 страниц различной документации
• более 50 активных участников проекта разработки
• более 70 презентаций и демо
• более 20 обучений для сотрудников

Хотите узнать, какие решения подойдут для вашей компании? Забронируйте бесплатную консультацию с руководителем проектов внедрения для ритейла.

Проведём быстрый бриф и расскажем, какие решения могут подойти вашей компании и на что обратить внимание при выборе.

Для бронирования консультации напишите на почту tmc@akelon.com