Компания Акелон завершила проект по внедрению ECM-системы DIRECTUM в компании ОАО «ВЕРОФАРМ», одной из ведущих российских фармацевтических компаний-производителей. Основное внимание в ходе проекта было уделено автоматизации ключевых бизнес-процессов документооборота, созданию единого информационного пространства в рамках системы DIRECTUM, обеспечивающего маршрутизацию и хранение электронных документов, а также разработке и реализации решений, позволяющих без существенных затрат и доработок наращивать мощность системы и подключать другие предприятия группы.
«В результате внедрения был решен целый спектр задач, связанных с автоматизацией работы канцелярии и процессов регистрации документации, организация и контроль проведения совещаний, создание единого корпоративного хранилища документов, повышение эффективности работы сотрудников при помощи упорядочивания документооборота (договора, счета и т.д.) и упрощение рутинной работы.
Компания Верофарм искренне признательна команде Акелон за плодотворную работу, направленную на развитие нашей компании. Профессиональный подход позволил качественно выполнить услуги в установленные договором сроки».
Начальник Информационно-аналитического управления ОАО «ВЕРОФАРМ» — Симонов А.В.
ОАО «ВЕРОФАРМ» — ведущая российская фармацевтическая компания-производитель, известная в нашей стране и за рубежом как один из крупнейших российских производителей дженериков (аналогов известных патентованных лекарств), а также онкологических препаратов и медицинских пластырей.
Компания «ВЕРОФАРМ» была основана 21 января 1997 года акционерами аптечной сети «36,6». В её состав входят три завода: Воронежский химико-фармацевтический завод, Белгородское предприятие по изготовлению готовых лекарственных форм и Покровский завод готовых лекарственных форм. Штат компании насчитывает более 2 000 сотрудников.
По данным исследовательского агентства «Фармэксперт», «ВЕРОФАРМ» занимает 5-е место по объему производства среди отечественных производителей. В рейтинге производителей онкологических лекарственных средств в натуральном выражении «ВЕРОФАРМ» сохранил позиции лидера.
Сайт компании: www.veropharm.ru
Если смотреть на ситуацию на момент начала проекта в целом, то можно отметить следующие особенности:
Учитывая изложенные выше факторы, руководство компании приняло решение о необходимости внедрения единой системы электронного документооборота и взаимодействия.
Компания «ВЕРОФАРМ» выбрала систему DIRECTUM среди всех представленных на российском рынке систем управления корпоративным контентом и взаимодействием. Система DIRECTUM на протяжении нескольких лет является признанным лидером в России по количеству успешных внедрений на крупных предприятиях. Среди достоинств данной системы – ориентация на потребности клиента, база готовых бизнес-решений, масштабируемость и гибкость, разнообразие интерфейсов, развитые возможности интеграции с другими ИС и приемлемая стоимость. В качестве интегратора была привлечена компания Акелон, генеральный партнер компании ДИРЕКТУМ, обладающая солидным портфелем крупных и успешных внедрений.
Глобально в проекте выделялись следующие задачи:
DIRECTUM – система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в различных областях их совместной деятельности.
DIRECTUM является полноценной ECM-системой (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.
Организация и контроль деловых процессов на основе workflow, опора на российские стандарты в сфере делопроизводства, постоянное совершенствование технологий и партнерство с ведущими разработчиками и интеграторами гарантируют максимальный эффект от внедрения системы DIRECTUM.
На базе системы DIRECTUM разрабатывается широкий набор бизнес-решений, направленных на решение бизнес-задач с определенным бизнес-эффектом.
В ходе проекта были внедрены следующие Бизнес-решения:
При проектировании решений главными задачами выделялись с одной стороны - гибкость решения, с другой – регламентирование сроков на выполнение работ в рамках автоматизируемого процесса.
Бизнес-решение «Классическое делопроизводство» удалось внедрить без существенных модификаций стандартного решения. Автоматизированы процессы по работе:
Управлению договорными документами является одним из ключевых процессов Заказчика. В ходе исследования было выявлено несколько важных моментов:
В ходе проекта был спроектирован и разработан процесс по работе с договорными документами, в котором можно выделить следующие основные этапы, а так же особенности их реализации:
1. Занесение информации по контрагенту
Основным требованием со стороны Заказчика в рамках данного этапа являлось обязательное наличие правоустанавливающих документов контрагента при отправке проекта договора на согласование.
Для реализации данного требования было принято решение добавить в карточку организации кнопку Документы, используя которую инициатор добавляет запрошенные у контрагента документы. В момент старта задачи на согласование договорного документа выполняется проверка, связаны ли с выбранным контрагентом уставные документы.
2. Подготовка проекта договора
Была предусмотрена возможность отправки задачи на согласование без текста договора, только с указанием запроса на разработку договора. В этом случае Система автоматически направит задание сотруднику Дирекции по правовым вопросам для разработки проекта договорного документа.
В Системе были созданы и поддерживаются в актуальном состоянии шаблоны договоров, используя которые, инициатор может самостоятельно подготовить текст проекта договора без привлечения сотрудника Дирекции по правовым вопросам.
Так же изменения относительно стандартного решения затронули и карточку договорного документа с целью реализации следующих пожеланий Заказчика:
3. Проверка правильности заполнения карточки контрагента
В ходе проектирования было принято решение, что заводить информацию по новому контрагенту может любой сотрудник компании, в связи с этим необходимо было исключить возможность дублирования и ввода некорректной информации в справочник Организации системы DIRECTUM, т.к. данная информация впоследствии будет передана в одну из учетных систем.
Для реализации данного требования были выполнены следующие действия:
4. Согласование проекта договора
Для сокращения сроков согласования договоров были предприняты следующие действия:
5. Передача договора в учетную систему
После подписания договора происходит автоматическая передача информации по нему и контрагенту в соответствующую учетную систему.
Так же, учитывая специфику работы компании, для обеспечения возможности ручной передачи данной информации в учетную систему до подписания договора, например, на этапе согласования договора главным бухгалтером, в регистрационную карточку договора была добавлена кнопка Выгрузить в уч. систему.
По результатам анализа требований Заказчика было принято решение отказаться от стандартной функциональности бизнес-решения «Управление тендерами» и разработать собственное решение, которое существенно отличалось от коробочной версии.
По итогам работы было спроектировано три типовых маршрута, каждый из которых автоматизирует соответствующий бизнес-процесс:
Отдельного внимания заслуживает процесс по выбору поставщика технологического оборудования, который включает в себя следующие этапы:
1. Подготовка и согласование технического задания на проведение тендера
В рамках данного этапа инициатор подготавливает техническое задание и отправляет его на согласование, тем самым запуская весь процесс по организации и проведению тендера.
Из особенностей данного этапа можно выделить автоматическое создание карточки тендера, а так же заполнение части ее полей, что позволяет сократить время инициатора на этапе подготовки.
Ниже представлены закладки карточки тендера, работа с которыми проходит на данном этапе:
Отдельной задачей при проектировании данного решения выделялось определение правил, по которым будут заполняться критерии, т.к. необходимо было предусмотреть следующие особенности:
2. Отправка технического задания потенциальным поставщикам
Руководствуясь пожеланием Заказчика, предусмотрено формирование списка потенциальных поставщиков в отдельном документе, а так же реализован отдельный этап согласования подготовленного документа.
Для удобной отправки технического задания утвержденным потенциальным поставщикам в карточку тендера была добавлена закладка Список рассылки.
Выделим следующие особенности данной закладки:
3. Ожидание коммерческих предложений
Информацию по полученным от потенциальных поставщиков коммерческим предложениям инициатор указывает в справочнике Коммерческие предложения. Для удобного перехода от из карточки тендера к данному справочнику в карточку тендера добавлена кнопка Ком. предложения.
Спроектированная карточка коммерческого предложения включает в себя следующие закладки:
4. Формирование конкурентного листа
Особое внимание при проектировании данного решения уделялось формированию конкурентного листа, форма которого была предоставлена Заказчиком.
Решение позволяет автоматически сформировать конкурентный лист с информацией по всем отобранным коммерческим предложениям из карточки тендера.
Если хотя бы одно из выбранных коммерческих предложений получено в валюте, то будет запрошен курс соответствующей валюты.
Одним из обязательных требований к конкурентному листу являлось наличие в нем не менее пяти потенциальных поставщиков, иначе необходимо обоснование. Для реализации данного требования при формировании конкурентного листа выполняется проверка количества выбранных коммерческих предложений, и если их меньше пяти необходимо указать причину на соответствующей закладке в карточке тендера:
5. Согласование конкурентного листа
Согласование сформированного конкурентного листа проходит участниками тендерной комиссии. В зависимости от проводимого тендера может быть выбрана одна из подходящих комиссий, указанная в справочнике Тендерные комиссии.
6. Утверждение конкурентного листа
После согласования конкурентного листа информация по выбранному поставщику автоматически отображается в карточке тендера на закладке Победитель:
Этапы процесса проведения универсального тендера аналогичны этапам тендера по выбору поставщика технологического оборудования. Данные процессы отличаются только составом согласующих лиц.
Данный процесс представляет собой подготовку служебной записки, в которой указывается обоснование отсутствия тендера по заключаемому договору и отправку данного документа на согласование.
Из особенностей данного процесса можно выделить разный состав согласующих, в зависимости от суммы заключаемого договора.
За основу было взято бизнес-решение «Управление командировками», функциональность которого была значительно расширена и адаптирована под Заказчика.
Целью автоматизации данного процесса являлось не только ускорение согласования командировок, но и повышения общего контроля над процессом, в том числе и возможность контроля и анализа эффективности проводимых командировок в организации.
На этапе исследования, в процессе взаимодействия с Заказчиком были выявлены проблемы существующего процесса работы:
Под существующую в организации практику оформления групповых командировок спроектирован Мастер действий, позволяющий оформить одну командировку на несколько сотрудников.
Для реализации выявленных пожеланий в стандартной карточке модуля «Управление командировками» было решено провести модификации.
Основная закладка карточки записи справочника «Командировки» приобрела следующий вид:
Из особенностей данной закладки можно выделить:
Для удобства оформления и согласования командировки в карточку справочника Командировки добавлена закладка Бронирование, спроектированная по предоставленным Заказчиком формам заявок. На закладке отображается следующая информация:
Из особенностей данной закладки можно выделить:
Также в карточку справочника Командировки добавлена закладка, на которой отображается информация по задачам командировки, которые были определены для командируемого, включая факт их выполнения:
По данным, указанным на закладке Цели (выполнение\невыполнение поставленной перед сотрудником задачи), формируется отчет, с помощью которого есть возможность проанализировать эффективность завершенных командировок.
В соответствие со спецификой работы компании, одним из основных требований, выдвигаемых в рамках автоматизации данного процесса, являлось формирование единого приказа о направлении в командировку на нескольких сотрудников. Для воплощения поставленной задачи разработан сценарий, который запускается с заданной периодичностью и в процессе работы создает документ вида «Приказ кадровый». В приказе содержится информация по командировкам, на которые ранее не был составлен приказ.
Также, для реализации основных пожеланий Заказчика по командировочному процессу, спроектированы следующие отчеты для сбора и анализа статистических данных по завершенным командировкам:
Интеграция с системами 1С и Галактика позволила в автоматическом режиме переносить изменения в организационной структуре в DIRECTUM. Связь систем производится путем генерирования и чтения файлов распространенного формата XML. При импорте работников из учетных систем в DIRECTUM осуществляется автоматический поиск пользователей в Active Directory и на основе этих данных создаются Пользователи с Windows-аутентификаций и производится автоматический импорт сертификаты для пользователей.
По результатам проекта в компании были внедрены следующие бизнес-решения:
Проведен анализ существующих бизнес-процессов и предложен вариант по их оптимизации с учетом выявленных особенностей работы данного предприятия. Особое внимание уделено оптимизации процесса по работе с договорными документами, что в последствие позволило сократить время согласования документов и сделать процесс более прозрачным и контролируемым.
Наличие разработанных отчетов обеспечит высшему руководству контроль над своевременным выполнением поставленных задач.
В ходе проекта преподаватели компании Акелон обучили навыкам работы в системе порядка 100 сотрудников ОАО «Верофарм», ООО «Ин Веро», ООО «ЛЭНС-фарм» часть которых получили статус сертифицированных пользователей, администраторов и разработчиков.
На момент написания кейса проекта в системе зарегистрировано порядка 700 пользователей, активно работает в системе 100-150 пользователей.
Начиная с 09.09.2013, процессы по работе с входящими, исходящими, внутренними, договорными и командировочными документами полностью проходит в системе DIRECTUM, бумажные документы на согласование не принимаются сотрудниками компании.
До конца 2014 года планируется подключить к системе DIRECTUM следующие бизнес-единицы:
Подключение к системе новой бизнес-единицы может быть проведено как силами специалистов Акелон в рамках отдельных проектов, так и силами специалистов ОАО «ВЕРОФАРМ» при сопровождении Акелон и ДИРЕКТУМ.