Проект показывает, как единовременно перевести всю работу с договорными документами из системы Directum 5 на Directum RX, включая весь архив договорных документов за 13 лет, не останавливая при этом процессы согласования документов внутри компании, обучив пользователей за 3 дня и исключив этап ОПЭ.

•  3 дня обучения пользователей,
• ~61500 мигрированнных документов,  
• < 4% ручной обработки документов,
• 7 филиалов компании

 

АО “ДКС” (Диэлектрические кабельные системы)  - входит в число крупнейших производителей кабеленесущих систем и низковольтного оборудования в России и Европе. Компания с 1998 года представляет на рынке первоклассную продукцию, которая отвечает самым современным требованиям мировых стандартов. Ассортимент ДКС насчитывает более 50 000 наименований.

ПРЕДПОСЫЛКИ ПРОЕКТА

Система Directum 5 использовалась в компании ДКС с 2012 года. Большинство процессов согласования различных документов были успешно реализованы и работали внутри системы уже более 10 лет. Смена фокуса развития с системы Directum 5 на новую систему Directum RX компанией Директум определило дальнейшую модернизацию ПО внутри ДКС. Следующим шагом в развитии информационного пространства стал переход на платформу нового поколения — Directum RX.

"Переход на новую платформу проводится постепенно и включает несколько проектов по разным решениям системы. В рамках этого проекта мы стремились реализовать максимально привычнуюфункциональность в работе с договорами в новой для нас платформе - Directum RX", - Ольга Белюга, руководитель проекта со стороны ДКС
.

О ПРОЕКТЕ

В 2024 году завершился первый этап по переносу финансового архива и межкорпоративного ЭДО из Directum 5 в Directum RX. Новый этап охватил процессы договорного блока, которые за годы работы в СЭД были отлажены и активно использовались в Directum 5. В процессах, связанных с заключением и сопровождением сделок компании, участвует большое количество подразделений, в том числе юридический отдел, бухгалтерия, служба внутреннего контроля, казначейство, секретариат. Важно было не прерывать работу всех участников бизнес-процесса в связи с переходом.

"Работа с договорами в цифровом виде ведется в ДКС уже много лет. Процессы менялись и функциональность системы наращивалась под требования компании. ИТ-решения растут и живут вместе с бизнесом - это показатель устойчивого развития, но в то же время, и главная сложность при переходе на новую платформу", - Ольга Белюга, руководитель проекта со стороны ДКС.

 

В рамках нового этапа предстояло:
         ●  провести миграцию накопленных данных в новую систему,
         ●  адаптировать текущие процессы под возможности Directum RX,
         ●  организовать цифровое взаимодействие в Directum RX,
         ●  обеспечить интеграцию с сервисом обмена Контур.Диадок для быстрой отправки подписанных документов контрагенту,
         ●  обучить ключевых пользователей работе в систем

На старте дорожная карта включала 12 этапов, но ближе к вводу в эксплуатацию этап ОПЭ исключили.

  ТМ проекта

 

АНАЛИЗ И ПРОЕКТИРОВАНИЕ РЕШЕНИЙ

Большую часть информации о текущих бизнес-процессах рабочая группа получила из инструкций пользователей и тестовых баз Directum 5. Несмотря на трудности и благодаря поддержке и включенности руководителя проекта со стороны ДКС, этот этап занял около 2 месяцев.

Рабочие группы в полном составе провели 8 встреч для обсуждения различных блоков процессов и их адаптаци под широкие возможности новой платформы. Отдельно провели встречи по миграции исторических данных. Руководитель проектов интегратора предложил использовать на этом этапе отдельное решение - об этом расскажем дальше.

 

НАСТРОЙКА И АДАПТАЦИЯ СИСТЕМЫ

В рамках проекта было автоматизировано 26 различных договорных процессов, которые можно сгруппировать по типам документов:
         ●  работа с Договорными документами (договоры, дополнительные соглашения, спецификации,
         ●  приложения к договору, протоколы к договору, протоколы разногласий, соглашения о расторжении);
         ●  работа с Простыми документами (проекты типового договора);
         ●  работа с Приложениями к документу (акты сверки взаиморасчетов, уведомления о выплате премий дистрибьюторам).

Для настройки и адаптации системы под процессы ДКС только на начальном этапе потребовалось провести более 40 модификаций. Количество модификаций было бы в разы больше, если бы не решение “Матрица настроек задач”. С его помощью удалось быстро адаптировать процессы без лишних модификаций системы.

 

ТЕСТОВАЯ ЭКСПЛУАТАЦИЯ

Тестовая эксплуатация системы на этом проекте сильно отличалась от стандартного сценария. В тестировании принимали участие 4 рабочие группы из числа сотрудников ДКС, порядка 25 человек. Перед началом тестового использования системы было проведено 6 демо-презентаций с возможностями решений, сгруппированных по направлениям.

На каждую рабочую группу приходилась определенная группа процессов. В течение 1 месяца в ходе совместного тестирования всех 26 процессов договорной деятельности фиксировали пожелания и доработки. Финальное тестирование, по итогам всех доработок, заняло около 2 недель.

 

КАК ОБУЧИТЬ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ ЗА 3 ДНЯ

Обучение ключевых пользователей проводилось в формате вебинаров. За 3 дня обучение прошли 3 группы пользователей, в каждой из которых было от 20 до 30 сотрудников. Для остальных сотрудников или новых пользователей записи обучений сохранены, что даёт возможность в любое время ознакомиться с системой.

В ходе обучения особое внимание уделили функциональным и интерфейсным различиям Directum RX и Directum 5. Затронули все основные объекты системы, с которыми предстоит работать, а также разобрали сценарии работы для каждой группы пользователей. .

 

МИССИЯ: ПРОВЕСТИ МИГРАЦИЮ ДОКУМЕНТОВ БЫСТРО И БЕЗ ОШИБОК

Перед стартом промышленной эксплуатации была проведена миграция договорных документов. Было промигрировано более 61 500 документов, и меньше 4% из них потребовали ручной обработки ошибок. Для миграции документов интегратор использовал вспомогательный модуль Центр Управления Сообщениями - ЦУС 2.0. Решение предназначено для управления входящими и исходящими сообщениями интеграционных потоков между системой DRX и внешними системами.

"Функции-обработчики, входящие в состав решения, ускоряют и упрощают передачу пакета данных от системы к системе. Кроме того, ЦУС предполагает единый стандартизированный подход к интеграции и миграции данных. Такой подход позволяет заранее с большой точностью оценивать объем предстоящей работы", - Руслан Вдовин, руководитель проектов компании Акелон.

 

 

Обложка модуля центра управления сообщениями ЦУС 2.0

При разработке механизма миграции исторических документов из системы DIRECTUM 5 в Directum RX предусмотрели возможность выполнения периодической домиграции администратором системы, что позволило не останавливать процессы согласования, запущенные в старой системе и не отправлять документы на повторное согласование в новой.

 

МОЖНО ЛИ ПРОПУСТИТЬ ЭТАП ОПЭ?

В этом проекте этап опытно-промышленной эксплуатации в привычном понимании отсутствовал. Важным условием был максимально быстрый для пользователей переход с одной системы на другую, исключивший для большинства сотрудников работу с договорным блоком одновременно в двух системах. Фактически переход в Directum RX всех процессов был осуществлен одним днем, команда проекта вышла на промышленную эксплуатацию с поддержкой команды внедрения в течение 11 дней, и затем передала решение в поддержку команде сопровождения.

 

РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЕКТА

Через месяц к работе с модулем Договоры в Directum RX подключились более 200 сотрудников АО “ДКС”, при этом были охвачены разные структурные подразделения — всего 7 юридических лиц. Основное юридическое лицо, АО "ДКС", расположено в Твери, но имеет структурные подразделения во многих городах России, в Приморском крае и в Казахстане.
Этот проект стал очередным, но не последним в процессе перехода на новую платформу Directum RX. После завершения «ДКС» планируют реализовать проект по внедрению HR Pro.