Внедрение Directum RX в ПСМА Рус: подвиг по миграции и автоматизации

О компании

ПСМА Рус — компания, которая с большой вероятностью создала автомобиль для вас или вашей семьи. Совместное предприятие двух концернов PSA Peugeot Citroen и Mitsubishi Motors Corporation производит автомобили четырёх известнейших марок.

Заказчиком проекта выступали сразу две организации: ПСМА Рус – завод в Калужской области и ПСР – филиал в Москве.

Предпосылки

Несколько лет в ПСМА Рус использовалась система, в которой была реализована обработка основных процессов по работе с документами. Решение было тяжело настраиваемым, были сложности с поддержкой, развитием и переходом на новые версии продукта.  Встала задача по замене исторической системы и переводу всех существующих процессов на новую максимально эффективную, гибкую и проверенную платформу.  Компания выбрала Directum RX.

Внедренный продукт и модули

Система электронного документооборота Directum RX: Командировки и АО, Договоры, Финансовый архив, Интеграция с SAP, Payroll, 1C.

В рамках проекта автоматизированы следующие бизнес-процессы и решены задачи:

• работа с заявками на командировки, аванс и оплату;
• работа с авансовыми отчетами;
• интеграция с системой SAP и Payroll;
• миграция исторических данных;
• загрузка данных по организационной структуре из системы на платформе 1С;
• работа с финансовым архивом и договорными документами.

Архитектура решения: 

РЕШЕНИЯ

Командировки и авансовые отчёты

По результатам ОПЭ по блоку командировки и АО в системе создано: 29 заявок на командировку, 6 заявок на аванс, 5 авансовых отчетов.

В двух организациях (ПСМА в Росве и ПСР в Москве) эти процессы организованы по-разному. Сотрудник создает в системе карточку заявки на командировку, в которой указывает все параметры: маршрут, даты и основные предполагаемые затраты. Для одной организации перед отправкой на согласование создается тело заявки – печатная форма - универсальный документ.

Особенность второй организации – оформление через приказы, поэтому в рамках согласования осуществляется подпроцесс работы с приказом. В системе автоматически формируется приказ на командировку и дорабатывается HR-специалистом, затем согласовывается и подписывается. 

После командировки в течении трёх дней оформляется авансовый отчет (АО). При необходимости прикладывается путевой лист. Затем осуществляется процесс по выгрузке данных в другие учетные системы, через которые в случае необходимости сотрудникам перечисляют денежные средства. 

Схема оформления командировки:

За основу разработки по блоку Командировки и АО было взято техническое решение компании Директум, но основная часть была переработана под запросы Заказчика:

• отказались от задач в пользу карточек по командировке.
• изменили автоматический расчет затрат. 
• действия по основному регламенту продолжаются только по завершению действий по подрегламентам. 

Договорные документы и финансовый архив

По результатам ОПЭ по блоку договоры и финархив в системе создано: 65 договоров, 63 дополнительных соглашения, 300 приложений к договорам, 1 заявка на оплату. Было мигрировано более 7000 договорных документов.

Схема процесса Договоры:

Для того, чтобы в систему внести договорной документ (ДД) сотруднику необходимо создать карточку ДД и заполнить ее параметры, затем внести версию документа. Согласующий и подписант вычисляются исходя из указанных данных в карточке. Замечания вносятся только в новую версию, каждая созданная версия подписывается, и это помогает при проверке понять изменялась ли она. Для отправки контрагенту используются два варианта: стандартные средства Directum RX или с помощью Диадок. После отправки осуществляется контроль возврата документа и его регистрация. Последним этапом процесса является задача на проверку необходимости внесения изменений по дилеру.

Схема процесса Финархив:

Реализовано два варианта создания заявки на оплату в системе:

• вручную. Сотруднику необходимо создать карточку заявки на оплату, заполнить все параметры, связать с заявкой первичные документы, затем отправить на согласование;
• получение документов из Диадок. Документы приходят на обработку ответственным за абонентский ящик с предзаполненной заявкой. Ответственному нужно дозаполнить заявку вручную и отправить на согласование. 

После успешного согласования первичный документ подписывается и при необходимости возврата отправляется контрагенту через Диадок или вручную. На последнем этапе бухгалтер осуществляет оплату по заявке.

Миграция данных

Перенос данных из исторической системы (ИС) на Directum RX был одной из главных и самых масштабных задач текущего проекта.

Мигрировано 124 050 документов и записей. 

Миграция была реализована следующим образом:

Выгрузка данных из двух исторических систем происходила на стороне подрядчика, в результате чего были переданы выгруженные таблицы с данными. Разработчики подготовили данные на основе выгруженных из ИС таблиц через представления. Миграция производилась с помощью фоновых процессов, которые обрабатывали представления и заполняли все поля в Directum RX. 

Особенные решения

• Билингвизм решений. В компаниях есть сотрудники, работающие только с английским языком. Реквизиты определенных записей отражаются в зависимости от языка, выбранного при входе в систему. 
• Коробочный функционал расчёта затрат по командировкам был полностью переработан под запросы Заказчика. Например, система автоматически подбирает нужный лимит исходя из грейда сотрудника, указанной страны или населенного пункта при заполнении маршрута командировки. 
• Документы, которые хранятся и предоставляются контролирующим органам исключительно в электронном виде, сохраняют свою юридическую значимость. Для этого команда проекта переработала коробочный штамп электронной подписи. На нём формируется перечень всех согласующих и подписанта.

• Интеграция  SAP и Payrol для выплаты ДС. Интеграция на уровне формирования данных определенного формата для загрузки в системы.
• Разработан механизм переадресации документов, полученных из сервиса обмена Диадок в соответствующее подразделение на обработку в зависимости от контрагента. Получилось в разы разгрузить ответственных головного ящика, избавить их от лишнего действия по переадресации и значительно сократить время обработки документов. Далее был доработан справочник Абонентские ящики подразделений – новый реквизит Действие, в зависимости от заполнения которого система понимала – нужно ли вообще создавать полученный из Диадока документ в систему, а если создать, то нужно ли отправлять на обработку, либо просто поместить в архив.

• Доработан коннектор к Диадок в части распознавания входящих счетов, которых Заказчик получает по несколько тысяч ежемесячно. В стандартном коннекторе счета создавались, как входящие документы без каких-либо данных. Мы научились распознавать входящие счета, а также получать и заполнять в карточке счёта дату, номер и сумму.

Обучение и итоги

Тестовая эксплуатация решения проходила онлайн с рабочей группой Заказчика в формате деловых игр. Тестирование происходило по разработанным тест-кейсам в рамках Microsoft Teams и в присутствии аналитика. В общей сложности было обучено более 80 сотрудников, автоматизировано 110 пользователей, запущено 185 задач и перенесено свыше 124 000 документов и записей.

Проект реализован итерационным методом. На каждую итерацию после разработки проводилась демонстрация, дорабатывались замечания при наличии и команды переходили к следующей итерации. По окончанию всех итераций разработка была установлена общим пакетом на продуктив.

Команда проекта со стороны Акелон

• Руководитель проекта Калашников Руслан.
• Куратор проекта Акимова Валерия.
• Аналитики Романова Ксения, Жвакина Евгения, Елистратова Алина.
• Разработчики Тайсин Александр, Гайнуллин Ринат, Багдасаров Евгений, Плотников Денис.
• Администраторы Юсупбаев Юрий, Князькин Павел.
• Сэйл Ахметшина Виктория.

Команда проекта со стороны заказчика

• РПЗ ПСМА Ефимова Юлия.
• Бухгалтерия ПСМА Фомкина Марина.
• РПЗ ПСР Митрикас Татьяна.
• Бухгалтерия ПСР Булдина Лариса, Былинская Елена.
• Руководитель IT ПСР Лобанов Анатолий.