Внедрение электронного документооборота: кейс фармацевтической компании

Инновации и технологии стремительно меняют фармацевтический сектор, поэтому цифровизация — это уже не просто актуальная тенденция, а необходимость для компаний, которые хотят быть конкурентоспособными на рынке. Фармацевтическая отрасль сталкивается с особыми вызовами: от жесткого регулирования до высоких требований к качеству и безопасности лекарственных препаратов. В таких условиях внедрение электронного документооборота становится важным шагом к оптимизации рабочих процессов и повышению эффективности. Как выбрать ИТ-решение и успешно реализовать проект? Своим кейсом внедрения модуля электронного документооборота в рамках продукта Directum RX поделился Кирилл Поворознюк, ООО «ФЗ Иммуннолекс».

«Мы понимали, что электронный документооборот поможет обеспечить надлежащую целостность данных и ускорит бизнес-процессы предприятия».

— Кирилл, расскажите, пожалуйста, немного об ООО «ФЗ Иммуннолекс». Какими направлениями занимается фармкомпания?

— ООО «ФЗ Иммуннолекс» — это сравнительно небольшая компания на рынке фармацевтической индустрии. Наше предприятие выпускает лекарственные средства по полному циклу. У нас есть две площадки: на одной из них изготавливается субстанция для лекарственных препаратов, а на второй производятся непосредственно сами лекарства.

— ООО «ФЗ Иммуннолекс» решила пойти по пути цифровизации. Первым ИТ-решением, которое выбрала компания, стал электронный документооборот в системе Directum RX. Почему решили начать именно с этого модуля?

— У нас небольшая компания, а значит, и сотрудников в отделе обеспечения качества не так много. Однако требования к внешней нормативной документации предъявляются ко всем фармкомпаниям одинаковые. И отмечу, что с каждым годом они только ужесточаются.

Объем бумажной документации становится для многих большой проблемой. Это и подтолкнуло нас к принятию решения о введении электронного документооборота. Мы понимали, что он поможет обеспечить надлежащую целостность данных и ускорит бизнес-процессы предприятия. Так что с помощью электронного документооборота мы хотели решить наши проблемы.

«Искали кастомизированное решение с возможностью валидации».

— По каким критериям выбирали ИТ-решение для автоматизации электронного документооборота?

— Изначально мы связались с представителями ИТ-решения 1С. Однако оно не подошло нам из-за отсутствия возможности валидации компьютеризированной системы. А ведь это является прямым требованием надлежащей производственной практики, поэтому от этого цифрового решения сразу же отказались на этапе переговоров.

Далее рассматривали еще несколько систем, но они предлагали некастомизированные «коробочные решения». Не было возможности запросить даже малейшие доработки, которые необходимы нашему предприятию. Каждый производитель предлагал специфичные фармацевтические системы качества, в том числе и электронный документооборот. Наша компания работает на рынке уже более 20 лет, мы не видели смысла подстраиваться под готовые ИТ-решения. Поясню причину: выбор «коробочного решения» подразумевает переобучение всего персонала и перестройку бизнес-процессов. Это достаточно дорогая и сложная процедура. На мой взгляд, такие системы должны настраиваться под запросы каждой фармацевтической компании, а не наоборот.

Подведу итог. Для нас ключевыми факторами при выборе ИТ-решения стали: возможность валидации и кастомизация. Также хотелось, чтобы у компании, предлагающей систему, было портфолио с кейсами внедрения продуктов в фармацевтической сфере. Так мы и пришли к продукту Directum RX, который предложила компания «Акелон». Данное решение соответствовало всем нашим требованиям, которые предъявляли к системе. Могу сказать, что подобных продуктов нет на рынке, так что наш выбор окончательно остановили на Directum RX.

— А рассматривали ли зарубежные ИТ-решения?

— Выбор зарубежных ИТ-систем несет за собой серьезные риски, особенно в условиях санкций. Мы не готовы в один момент остаться без технической поддержки, обновлений и с другими потенциальными проблемами.

— Вернемся к Directum RX. Проект по внедрению электронного документооборота и модуля Обучение удалось реализовать в довольно сжатые сроки. Какие основные принципы и подходы помогли быстрее достигнуть результата?

— Могу сказать, что у нас просто все шло по плану. На проект мы выделили один год — в такие сроки и уложились. Вся работа велась поэтапно. Отмечу, что нами была собрана рабочая группа из трех специалистов (из отдела обеспечения качества, из группы информационных технологий и отдела валидации).

Я ранее имел релевантный опыт внедрения и адаптации электронного документооборота, поэтому проектные решения мы согласовали довольно быстро.

Обязательно рекомендую компаниям, которые хотят внедрить такую систему, искать у себя сотрудников, которые имеют базовый опыт в электронном документообороте. Как правило, это ИТ-специалисты, которые должны быть максимально вовлечены в процесс. Важно иметь понимание, как работает система — считаю, что именно от этого будет зависеть успех проекта.

«Наши ожидания полностью совпали с реальностью».

— Как фармацевтическая компания может подготовиться к процессу эксплуатации электронного документооборота?

— Как я и говорил, необходимо найти подходящий людей с опытом для рабочей группы. Далее необходимо изучить планы компании на ближайший год (период внедрения ИТ-решения). Если это не единственный масштабный проект, то стоит задуматься, хватит ли на него ресурсов. Переход на электронный документооборот занимает достаточно много времени, а также не стоит забывать про рутинные обязанности, от которых никто не освобождается.

— В проектах цифровизации порой сложно оценить реальный экономический эффект. По каким критериям вы оцениваете успешность ИТ-проекта? Успешен ли текущий проект?

— Я уверен, что данный проект можно назвать успешным. Все наши ожидания полностью совпали с реальностью. Нам удалось достичь тех целей, которые ставили изначально:

1. Избавиться от бюрократических процессов. Нам удалось освободиться от бумажной волокиты, поэтому сократились затраты на расходные материалы.
2. Отсутствие ошибок в документах из-за человеческого фактора. Приведу пример: ранее нумерацией бланков занимался сотрудник. Иногда это приводило к ошибкам. Теперь этим занимается система, которая не может допустить таких ситуаций. Так мы получаем гарантию, что все работает правильно. У электронного документооборота также есть «защита от дурака». При случайном нажатии не на ту кнопку система не сломается, а предупредит пользователя об ошибке.
3. Освобождение человеческих ресурсов. Большинство рутинных задач у нас выполняли специалисты. Теперь же их работа упростилась — во многих документах уже предзаполнены поля, а значит, придется меньше тратить время на эту работу.

«Сотрудники быстро поняли преимущества электронного документооборота».

— Как сотрудники компании, которые непосредственно работают с решением, отнеслись к нововведению? Какая была реакция?

— Подавляющее большинство сотрудников в нашей компании ранее не сталкивались с электронным документооборотом. Естественно, все новшества их сначала напугали — подобно огню, которого поначалу боялись древние люди. Но, когда мы показали, как работает система и какие преимущества получаем, мнение коллег изменилось.

Нас очень порадовало, что компания «Акелон» не перекладывает обучение сотрудников на заказчиков. Для нас был выделен специалист, который проводил обучение в удобном формате вебинаров. Мы считаем это отличным решением, так как исполнитель знает лучше свой продукт и может подробно рассказать о нем в доступной форме. Также нам были предоставлены инструкции, благодаря которым стало проще изучить продукт. Причем хочу отметить интересную подачу: мы увидели не просто сплошной текст, а формат комикса с пояснениями и картинками.

Все коллеги изучили материалы и прошли обучение. Тогда и поняли, что электронный документ — это отличная возможность экономить время и упрощать задачи. На обучение ушло около 2 недель. Этого времени вполне достаточно, чтобы подробно изучить систему и научиться в ней работать.

Могу сказать, что со стороны «Акелон» все было сделано оперативно, доступно и понятно. Все вопросы решались быстро, причем не нужно ждать ответа по почте. Достаточно было просто отправить сообщение в мессенджере.

— Наверняка, пришлось сталкиваться с трудностями во время перехода на электронный документооборот? Расскажите про них подробнее.

— Основные вопросы возникали на этапе проектных решений, так как в этот период у нас произошло изменение в составе рабочей группы.

Считаю, что проектное решение — это фундамент и основная база электронного документооборота. Это сложный и объемный технический документ, поэтому периодически возникали вопросы. Однако все они обсуждались и проблемы оперативно решались. Не могу сказать, что во время внедрения электронного документооборота были серьезные сложности, которые не удалось решить.

«Все фармкомпании понимают важность внедрения цифровых решений».

— Какие ИТ-решения планируете внедрять в ближайшем будущем?

— Пока мы обдумываем наше дальнейшее развитие в сфере цифровизации. Уверен, что не остановимся на данном этапе.

— Давайте напоследок поговорим про цифровизацию в сфере фармацевтики. Как вы оцениваете уровень проникновения цифровых технологий и их влияние на данный рынок в России?

— Цифровизация — это очень популярное направление, которое с 2020 года начало активно развиваться. Многие фармкомпании уже занимаются процессами внедрения цифровых технологий. И чаще всего начинают с электронного документооборота, так как это самая объемная и времязатратная работа.

Компании, которые становятся на путь цифровизации, уже поняли ее преимущества. Поэтому выбирают для внедрения различные цифровые решения. Например, в рамках продукта Directum RX предлагается система LIMS, которая содержит такие подмодули, как Управление расходными материалами и оборудованием, Автоматизация процессов отбора проб и проведения испытаний, Проведение испытаний на стабильность, Микробиологический контроль, Управление архивными/контрольными образцами.

Отмечу главное: фармацевтический рынок однозначно меняется. На данный момент в России нет фармкомпаний, в которых все процессы были бы автоматизированы на 100%. Однако все понимают важность внедрения цифровых решений, поэтому и занимаются этими процессами.