Состав рабочей группы заказчика при внедрении электронной системы управления качеством (eQMS)

Начиная проект внедрения электронной системы управления качеством (eQMS) многие компании встают перед вопросом, кого включить в команду проекта на стороне Заказчика. Для многих ответ на этот вопрос не является очевидным. Попробуем разобраться. 

Что такое команда проекта?

Это выделенная кросс-функциональная группа специалистов компании, ответственная за успешное выполнение проекта внедрения eQMS на стороне Заказчика. На нее ложится широкий круг задач:

• участие в проектировании системы;
• предоставления экспертных данных по бизнес-процессам компании;
• принятие решений по тем или иным способам реализации требований;
• обсуждение и принятие организационных решений по проекту;
• контроль бюджета и сроков проекта;
• участие в тестировании системы;
• поддержка рядовых пользователей на этапе запуска и промышленной эксплуатации системы.

Какие роли входят в команду?

Роль: Директор проект

Задачи. Решает финансовые вопросы и принимает стратегические решения, определяет методы мотивации работы персонала, определяет цели и показатели, которые должны быть достигнуты в ходе проекта, утверждает основные методы работы, распределение функций, состав рабочей группы и т.п. Не осуществляет оперативное руководство и непосредственно во внедрении не участвует.

Кандидатуры. Директор проекта – это один из топ-менеджеров компании, имеющий достаточно полномочий и лично заинтересованный в успешной реализации проекта. В зависимости от оргструктуры компании директором проекта может стать директор по качеству, заместитель генерального директора или даже сам генеральный директор.

Роль: Руководитель проекта от Заказчика.

Задачи. РПЗ должен обладать достаточными полномочиями для решения всех организационных вопросов, связанных с реализацией проекта (что зачастую обеспечивается выпуском соответствующего приказа по компании). Обеспечивает предоставление необходимой информации команде проекта, организацию работы персонала Заказчика, определяет состав рабочей группы, распределение функций между подразделениями и т.п. Согласует основные решения с директором проекта.

Кандидатуры. У некоторых компаний в оргструктуре существует Проектный офис, который является кузницей кадров для РПЗ. При его отсутствии РПЗ необходимо выбирать из представителей других подразделений. С учетом выполняемых задач РПЗ должен хорошо понимать работу компании и уметь взаимодействовать с различными ее службами. Сотрудникам, работающим в компании не первый год, делать это будет гораздо проще. Хорошо, если эту позицию займет руководитель или заместитель руководителя одного из подразделений. Но какого?

Важно понимать, что внедрение eQMS с одной стороны затрагивает ИТ-инфраструктуру, а с другой стороны бизнес-процессы службы качества. Идеально, если будущий РПЗ будет область компетенциями в обеих этих областях. Если это невозможно, то назначение заместителя РПЗ поможет решить данный вопрос.

Во многих компаниях традиционно руководителями проекта внедрения информационных систем, в т.ч. и eQMS, становятся руководители ИТ отделов. Заместителем РПЗ может стать главный специалист, руководитель и зам. руководителя ООК.

Роль: Бизнес-заказчик.

Задачи. Кто отвечает за оперативное управление всеми процессами обеспечения качества в компании? Кто знает, к какому сотруднику обратиться для детализации того или иного бизнес-процесса? Кто распределяет задачи в ООК? И кому, наконец, все это нужно?

Кандидатуры. Альтернатив немного. Это начальник ООК.

Роль: Ведущие пользователи.

Задачи. Ведущие пользователи отвечают за предоставление экспертизы по процессам, проектирование и тестирование системы, ее развитие и поддержку рядовых пользователей.

Кандидатуры:

• эксперты ООК по направлениям – чаще всего по каждому процессу (CAPA, Изменения, обучение и т.п.) в ООК выделяется ответственный специалист. В зависимости от состава автоматизируемых процессов нужные ответственные включаются в рабочую группу;
• системные администраторы – сотрудники ИТ, которые будут обеспечивать поддержку системы после внедрения и запуска. Должны участвовать во внедрении системы, чтобы получить все необходимые компетенции по ней для дальнейшей поддержки;
• специалисты по валидации – вне зависимости от того, кто выполняет подпроект по валидации компьютеризированной системы, специалисты по валидации Заказчика должны на постоянной основе участвовать в обсуждениях и принимать решения по соответствующим вопросам;
• ответственный за консультации по системе – специалист, который занимается поддержкой системы с точки зрения бизнес-администрирования и оказывает пользователям консультации по всем не техническим аспектам работы в системе.

Общая численность рабочей группы должна составлять 5-10 человек. Это количество оптимально с точки зрения управляемости и позволяет привлечь в проект специалистов со всеми необходимыми компетенциями.