Скрытая прибыль отдела качества. Методика расчета для руководителей и директоров
Ключевые этапы и методика расчета эффективности внедрения IT-решений
На вебинаре выступили спикеры:
- Татьяна Полякова, руководитель направления цифровизации фармы в компании “Акелон”, 20+ лет опыта успешной разработки отраслевых IT-решений и реализации масштабных проектов.
- Алена Черкасова, заместитель операционного директора по качеству ФГУП СПбНИИВС ФМБА России. На собственном опыте прошла путь защиты проектов по цифровизации: в 2019 году — внедрение электронного документооборота, в 2025 году — электронная система качества (eQMS).
Татьяна Полякова представила методику, позволяющую фармацевтическим компаниям оценить финансовые выгоды от внедрения электронных систем качества. Алена Черкасова, в свою очередь, прокомментировалы этапы, исходя из своего личного опыта в этой области.
— Компания “Акелон” провела опрос (15+ компаний) для определения подходов и проблем в расчёте эффективности цифровизации различных процессов. На основе полученных данных мы определили ключевые этапы и сформировали простую пошаговую методику, которая предлагает четкий алгоритм действий: с кем говорить, что спрашивать, сколько времени занимает процесс внедрения, какие формулы использовать при расчете.
Этап 1. Диагностика
Цель данного этапа — перевести операционные трудности в измеримые метрики. В качестве инструмента используем карту процессов. Выбираем один ключевой процесс, например, управление отклонениями, и описываем его шаги: обнаружение, регистрация, расследование отклонений и закрытие. На этапе расследования возникает проблема: специалисты вручную ищут данные в различных системах, таких как ERP, Excel и бумажные журналы.
Теперь переводим это в метрику. Возьмем ориентировочные цифры, чтобы показать пример расчета. На поиск и консолидацию данных для одного отклонения уходит 2 часа, в месяц происходит 20 отклонений, стоимость работы специалиста — 3 000 рублей в час. Теперь делаем предварительный расчет потерь: тратим 2 часа на поиск данных по одному отклонению, поэтому умножаем эту цифру на 20 отклонений в месяц и умножаем на ставку специалиста 3 000 рублей в час. В итоге получаем 120 000 рублей в месяц потерь только на поиске данных. Не забываем также о затратах на бумагу, хранение архивов и другие дополнительные расходы.Теперь мы можем более точно оценить эти затраты, имея данные по каждому процессу.
Чтобы получить расчет экономической эффективности внедрения системы, пишите на почту Nesterova_IA@akelon.com. Опытные специалисты помогут определить, ROI до и после внедрения IT-решения.
Этап 2. Определить стратегию цифровизации
Расскажу о нашем подходе в компании “Акелон”: у нас есть готовое ядро, базовый функционал и быстрый старт. Мы применяем гибкую систему не только в расчетах, но и во внедрении, используя no-code решения. Это обеспечивает гибкость и независимость, а также скорость внесения изменений в бизнес-процессы и возможность кастомизации.
Мы все понимаем, что появляются новые процессы, которые также необходимо внедрять, и кастомизация позволяет разрабатывать новые решения. Это обеспечивает идеальное соответствие задачам заказчиков. Кроме того, важна модульность: любая система, используемая в вашей системе управления качеством или лабораторной информационной системе, должна иметь возможность наращивания функционала. Всегда возникают новые процессы, технологические карты, новые шаблоны и подходы, которые регуляторы внедряют в фармацевтическое производство. Подключение новых процессов без остановки работы системы — это крайне важно.
Именно поэтому очень важно определить стратегию цифровизации. Это имеет значение с точки зрения ключевых требований к системе и подходов к ее сопровождению в будущем. Важно подчеркнуть, что стратегия цифровизации должна быть скоординирована с общей миссией и целями организации.
Комментарий Алены Черкасовой. Базовый функционал позволил создать качественный продукт даже при недостаточно полном техническом задании с нашей стороны. Модульность, в свою очередь, позволяет наращивать цифровизацию различных процессов.
Комментарий Алены Черкасовой. Базовый функционал позволил создать качественный продукт даже при недостаточно полном техническом задании с нашей стороны. Модульность, в свою очередь, позволяет наращивать цифровизацию различных процессов.
Что касается кастомизации: я поняла, что с течением времени выгоднее во всех смыслах подстраиваться под предлагаемые решения, так как стандарты едины для всех. Процессы и требования являются схожими, а предлагаемые решения, как правило, развиваются с каждым новым клиентом, создавая синергию лучших практик, которую можно внедрить на своей площадке. Остается только оценить, насколько это вам подходит и готовы ли перестроить бизнес-процессы в компании.
Помочь в подготовке проекта по цифровой трансформации могут опытные специалисты. Для этого пишите на Nesterova_IA@akelon.com, чтобы получить цифровой аудит.
Этап 3. Стоимость рисков и качественные выгоды
На данном этапе необходимо оценить скрытый потенциал. Качественные показатели и снижение рисков имеют критическое значение для долгосрочного успеха. Отмечу, что оценка на основе стоимости последствий всегда должна проводиться с привлечением специалистов смежных отделов, которые могут предоставить необходимые цифры. Оценка качественных выгод основывается на анализе стоимости последствий. Без этой совокупной оценки отделов осуществить качественный расчет достаточно проблематично.
Мы подготовили шаблон для оценки стоимости рисков. Чтобы получить его — пишите на почту Nesterova_IA@akelon.com.
Комментарий Алены Черкасовой. Для новых проектов, которые планируются к внедрению, мы использовали шаблоны, в том числе для оценки стоимости рисков. Также проводили расчеты с точки зрения экономии ресурсов на выполнение определенных задач, учитывая ставки всех специалистов, участвующих в работе. Наиболее значительная экономия наблюдается в процессе формирования различных отчетов, включая списание материалов, построение контрольных карт Шухарта, годовые обзоры и анализ ФСК. Именно в этой области достигается наибольшая экономия.
Этап 4. TCO vs. Выгоды
Рассчитываем окупаемость и совокупную стоимость владения, ничего не упуская из виду. Учитываем капитальные затраты, такие как лицензии и оборудование, а также операционные расходы, возникающие ежегодно, включая техническую поддержку. В данном случае, если речь идет об экосистеме Dirеctum, это 20% от лицензий, включая продление подписки, зарплату администратора, обновления.
Выгоды оцениваем консервативно, разделяя их на два типа: качественные и количественные. Количественные выгоды, такие как экономия времени, мы можем оценить на этапе диагностики. Качественные выгоды, которые не переводятся в денежный эквивалент, включают снижение уровня брака. Отмечу, что лучше недооценить выгоду, чем переоценить.
Комментарий Алены Черкасовой. Самый часто задаваемый вопрос от руководства: сколько мы экономим, в чем суть автоматизации и что нам даст внедрение электронной системы? Я не могу дать прямого ответа на вопрос о сокращении штата после внедрения, ведь персонал – это самое ценное, что у нас есть. Скорее, речь идет о перераспределении ресурсов: сотрудники получают больше времени для работы над новыми и текущими проектами, для качественной подготовки к инспекциям, для реализации корректирующих и предупреждающих действий, для минимизации отклонений в работе.
В результате повышается удовлетворенность персонала и привлекательность компании как работодателя, что, в свою очередь, снижает текучесть кадров. Конечно, кто-то не выдерживает изменений. Консерваторы, которым сложно адаптироваться к новому ритму работы, могут покинуть команду. Но, как правило, после ухода таких сотрудников новые на их место не требуются, поскольку процесс уже оптимизирован и выстроен таким образом, что не нуждается в дополнительном вмешательстве. Таким образом достигается экономия на трудовых ресурсах.
Этап 5. Готовим бизнес-кейс
Необходимо упаковать бизнес-кейс так, чтобы он был понятен как директору, так и финансисту. Он должен быть кратким и понятным. Все детали можно включить в приложение, а в основной презентации должны присутствовать лишь основные тезисы и выводы. Самый важный слайд — это резюме, которое директор сможет прочитать за 60 секунд.
Необходимо кратко представить результаты расчетов и выводов. Также важно подготовить план не только внедрения, но и ваши намерения по использованию системы для качественного изменения структуры работы затрагиваемых подразделений. Необходимо предложить конкретные действия по введению изменений и указать, какой результат ожидается на выходе.
Чтобы применить методику к вашим индивидуальным бизнес-процессам, необходима консультация. Компания “Акелон” проводит аудит-сессии “Обоснование под ключ”. Запросить услугу по сопровождению можно, написав на почту Nesterova_IA@akelon.com.