Ответы на вопросы с вебинара "Безбумажный документооборот с контрагентами. История использования в ДКС. 5 лет спустя"

17 ноября представители компании ДКС рассказали, как 5 лет назад в условиях юридической неопределенности межкорпоративного электронного обмена решились на этот проект, что они предприняли в первую очередь, с какими сложностями и изменениями в работе компании столкнулись, что сейчас сделали бы по-другому, как сошлись "ожидание/реальность" и нужен ли вообще этот обмен или это модный хайп.

Мы подготовили развернутые ответы на вопросы, прозвучавшие в прямом эфире, и предлагаем ознакомиться с ними.

Спикеры:

• Елена Савельева, начальник отдела программных разработок.
• Татьяна Сорокина, администратор СЭД Directum. 
• Елена Дюпина, руководитель проектного офиса Акелон.
• Сергей Шорин, руководитель группы продаж Акелон.

Вопросы к Акелон:

Как давно вы внедряете подобные решения на рынке?

Сергей Шорин: Вендор начал свою практику по вопросам безбумажного документооборота ещё в 2011-ом году. Тогда история сервисов обмена, какими мы их видим сегодня, только зарождалась. Но тем не менее уже тогда был очевиден потенциал подобного рода решений. 

Компания Акелон начала свою практику в 2013-ом году, а первый проект реализовала в 2015-ом как раз в компании ДКС. На текущий момент безбумажный документооборот это уже повседневная реальность.

Как убедить контрагентов переходить на безбумажный документооборот?

Сергей Шорин: Это во многом организационный вопрос, а также вопрос возможностей и степени влияния конкретной компании на взаимоотношения со своими контрагентами. В нашей практике были разные примеры в части перевода контрагентов на безбумажный документооборот. Были примеры, когда мы, как интегратор и эксперт в предметной области, активно помогали своим клиентам в переводе их контрагентов на МКДО — осуществляли рассылку по базе контрагентов нашего клиента с информацией о выгодах безбумажного документооборота и так далее. В 2020-ом такой необходимости уже практически нет, сейчас все знают что это такое, как с этим работать и какие выгоды получает компания. 

Приведите конкретные отраслевые примеры? Примеры конкретных заказчиков.

Сергей Шорин: Примеров настолько много, что сложно выделять какие-то конкретные. Впрочем, вся необходимая информация имеется в открытом доступе на сайте вендора и компании Акелон.

Вопросы к ДКС

Как вы поняли и осознали потребность в данном решении?

Татьяна Сорокина: Увеличение числа и объема проверок налоговой, рост внутреннего документооборота (продажи между БЕ “ДКС”), предложения об электронном взаимодействии от крупных партнеров... Это предпосылки. У нас вообще было ощущение, что мы "прыгаем в последний вагон". Правда, когда начали заниматься, появилось ощущение, что наоборот, мы одни из первых.

Насколько удалось сократить затраты на пересылку и курьерскую доставку документов?

Татьяна Сорокина: Бюджет на пересылку курьерской службой и “Почтой России” по примерным подсчетам сократился на 25% после внедрения МКДО по сравнению с аналогичным периодом до внедрения МКДО.

Почему вы используете и SAP и 1С? Почему и SAP и 1С закрывают функции финансово-учетной системы одновременно?

Татьяна Сорокина: 1С используется в организациях где не внедрен SAP. Так сложилось исторически. В SAP сейчас работают 4 компании из ГК “ДКС”. Кроме того, 1С еще используется для ведения кадрового учета по всем компаниям (1С ЗУП). Это тоже исторически, в свое время не стали внедрять SAP HR по многим причинам.

На сколько сложно было реализовать интеграцию Directum с SAP и 1С?

Татьяна Сорокина: Со стороны 1С и Directum были готовые коннекторы, которые пришлось всё-таки незначительно править. Со стороны SAP была разработка “с нуля”, которую успешно реализовали в ходе проекта по ТЗ. Это заняло некоторое время, но у нашей внутренней команды богатый опыт интеграции SAP с различными системами.

Почему Диадок, а не Synerdocs?

Татьяна Сорокина: В 2015-ом году у нас фактически не было выбора. Synerdocs тогда только начинал свой путь, в то время как Диадок уже имел хорошие позиции на рынке. Вопрос роуминга был лишь в перспективе, поэтому нам пришлось принимать решение. Сейчас уже не важно каким сервисом пользуетесь Вы, или Ваш контрагент. Роуминг позволяет организовать обмен документами между разными сервисами, а используя систему DIRECTUM, Вам не придется даже задумываться об этом вопросе. 

Вы полностью исключили первичные документы или всё-таки ЭДО является дополнением к процессу обработки бумажных документов?

Татьяна Сорокина: Не все контрагенты готовы перейти на ЭДО или не у всех есть возможность, потребность в этом. Поэтому, с некоторыми контрагентами мы продолжаем обмениваться исключительно бумажными документами. Но, внутри компании, между нашими балансовыми единицами мы перешли полностью на электронный документооборот. При этом возможность создать документ на бумаге сохраняется - в случае технических сбоев.

Какой процент контрагентов всё ещё обменивается с Вами документами на бумаге? 

Татьяна Сорокина: Сложно сказать, с каким количеством контрагентов мы всё ещё обмениваемся документами на бумаге. Такой учет не ведем. Можем сказать, с кем мы уже работаем электронно. Мы перешли на электронный документооборот со 109 компаниями. 37 компаний находятся в стадии тестирования. В ближайшее время мы проверим корректность отправки документов и также перейдем на ЭДО. По возможности стараемся всех контрагентов перевести на электронный обмен документами.

Как собираются комплекты документов в ЦОД? Откуда сотрудники ЦОД знают из чего должен состоять тот или иной комплект документов?

Татьяна Сорокина: Сотрудники ЦОД работают по инструкции, которая была подготовлена совместно с бухгалтерией. Там прописано какой комплект документов мы считаем полным, а для какого нужно дополнительно сделать запрос. Сотрудники ЦОД самостоятельно комплекты документов не собирают. Их передают операторы складов, сотрудники других подразделений (если оказывалась, например, услуга). Операторы ЦОД контролируют, согласно инструкции, комплектность документов, наличие нужных подписей, печатей. Информация об этом также прописана в инструкции.

Зачем Directum между Диадоком и SAP/1C? Есть процессы, которые проходят напрямую. Какие преимущества в использовании Директума, как дополнительного звена?

Татьяна Сорокина: Вопрос комплексной автоматизации. Безусловно, при большом желании Вы можете организовать работу ограничившись интеграцией между ERP и сервисом обмена, но в таком случае Вы утратите вопрос прозрачности всех бизнес процессов в рамках которых обеспечивается документооборот с Вашими контрагентами. Система DIRECTUM в нашем случае обеспечивает единое структурированное хранение всей финансово-учетной первичной документации, а также автоматизирует все процессы по их согласованию, подписанию и отправке. Всё это имеет большое значение, в том числе, и для связанных процессов по контролю сроков в рамках работы с Договорами и так далее. Кроме того, располагая всей необходимой информацией, Вы можете строить аналитику (отчеты) по текущей работе для дальнейшей оптимизации. 

Согласуются ли входящие/исходящие первичные документы перед подписанием? Кто участвует в цепочке согласования?

Татьяна Сорокина: 

1. Для входящих документов в системе определяются роли (можно настроить для отдельного контрагента отдельных сотрудников или группы сотрудников) Ответственный за получение первичных документов, Ответственный за приемку товара и Подписант. Обычно, Ответственный за получение первичных документов, Ответственный за приемку товара это один и тот же сотрудник (группа сотрудников). Они также визируют документы. Подписант уже подписывает документ утверждающей подписью. Иногда эти роли может выполнять один и тот же сотрудник (группа сотрудников).
2. Для исходящих документов также прописаны роли в системе: Ответственный за передачу документов, Ответственный за передачу документов, Подписант. По аналогии со входящими документами на каждом этапе документы визируются. Указанные роли может выполнять, как один сотрудник, так и группа пользователей. 
   У всех сотрудников есть доверенности на право подписи.

Расскажите подробнее как происходит идентификация входящих документов и их маршрутизация (по каким критериям)?

Татьяна Сорокина:  «Путь входящего бумажного документа».

В рамках МКДО было разработано несколько типовых маршрутов для унификации обмена документами между подразделениями. Остановимся на них поподробнее.

Для обмена входящими бумажными документами был разработан ТМ «Согласование и отправка бумажного комплекта документов» и ТМ «Согласование бумажного комплекта документов филиала». Маршруты практически идентичны друг другу.

1. Контрагент формирует комплект документов, ставит подписи и печати на бумажном комплекте документов со своей стороны и передает его в ГК ДКС. Документы поступают на склад к ответственному за получение первичных документов. При необходимости документы передаются ответственным между складами. Ответственный проверяет полноту комплекта бумажных документов. Далее выполняется приемка товара. После, документ подписывается, проставляется печать и передается в ЦОД. В некоторых случаях, например, если была оказана какая-то услуга, документы могут напрямую поступать в ЦОД от подразделений.
2. Оператор ЦОД получает подписанный входящий комплект бумажных документов. Для старта задачи по ТМ работник ЦОД печатает штрих-код и наклеивает соответственно виду документа. Далее необходимо отсканировать базовый комплект документов через поточный сканер. После этого оператор создает комплект документов в системе. Для этого он должен считать каждый штрих-код считывателем ШК. ШК распознаются в системе Директум автоматически. Открывается карточка комплекта, которую оператор заполняет. Указывает контрагента, номера документов, даты. Проставляет признак оригинал, копия. После того, как карточка комплекта создана, оператор ее сохраняет. Задача по маршруту стартует автоматически.
3. Оригинал документа оператор передает Архивариусу. Архивариус получает оригинал и задание в системе «Разместите в архиве комплект…». Архивариус заполняет карточки документов. Проставляет количество листов. Заполняет поле Дело (указывается папка, где хранится бумажный документ). Выполняет задание в системе. Оригинал документа убирает в указанную папку в архив.
4. Параллельно с архивариусом задание на проверку комплекта документов получает бухгалтер. У него нет на руках бумажного документа, только скан версия. Если документы по поступлению ТМЦ для организаций «ДКС», «ДКС Логистика», «Система 5» и документы корректно, то выполните задание с результатом «Документы оформлены корректно». Учитывать в SAP и 1C не нужно, т.к. по данным организациям они были учтены раньше, операторами на складе.
5. Если поступление ТМЦ осуществляется для организаций «ДКС-Развитие» или «Бизнес-Сервис» и документы по поступлению ТМЦ оформлены корректно, то выполняется задание с результатом «Учесть в УС». Появится информационное окно о том, что документ еще не создан в УС. В зависимости от организации УС будет или 1С или SAP. Бухгалтер создает документ в учетной системе и по ШК основного документа (СФ или УПД) связывает его с документом в Директум.

«Путь входящего электронного документа».

1. Контрагент формирует комплект документов по отгрузке, подписывает документы утверждающей ЭП Диадок и передает комплект документов в ГК “ДКС” через Диадок. Входящие электронные документы поступают из Диадок контрагента в Диадок ГК “ДКС”. Комплект документов из Диадок ГК “ДКС” автоматически передается в систему DIRECTUM с помощью Коннектора:
• документы создаются с соответствующими видами электронных документов и типами карточек электронных документов, и связываются между собой;
• в карточке электронного документа в поле Дело указывается дело, согласно утвержденной номенклатуре дел;
• запускается задача по ТМ Согласование входящих документов из системы обмена
2. После старта задачи вычисляется Ответственный за получение первичных документов, Ответственный за приемку товара и Подписант. Если хотя бы один из ответственных не определен, формируется задание Диспетчеру, который должен указать ответственных. Все перечисленные роли отображаются в справочнике Ответственные лица МКДО. Для каждого к/а  (контрагента) можно указать разных исполнителей или группу исполнителей. В роли Диспетчера выступают операторы ЦОД. 
3. Далее документы идут на проверку по маршруту: Ответственный за получение первичных документов – проверяет комплектность документов. Ответственный за приемку товара получает задание на приемку товара и визирование документов. Подписывает документы ЭЦП Директум. Учитывает в одной из учетных систем SAP или 1С.
4. После задание получает Подписывающий. Он подписывает документы утверждающей ЭП Диадок или отказывает в подписании. Ответ о подписи или отказе поступает автоматически в Диадок.
5. После Подписывающего задание на проверку комплекта документов поступает бухгалтеру. Если ранее документ не был учтен в УС, то бухгалтер выполняет задание с результатом учесть в УС.

«Путь исходящего бумажного документа»

1. Ответственный за первичные документы (это может быть оператор СК, бухгалтер) выгружает комплект документов из одной из учетных систем 1С или SAP. После выгрузки определяются роли: Ответственный за передачу документов, Подписант, Бухгалтер. Эти данные также занесены в справочник Матрица ответственных МКДО.
2. Если хоть одна из ролей не определена, то задание падает на Диспетчера.
3. Далее, подписанный со стороны ДКС бумажный комплект документов передается контрагенту на подписание. Если оформлялись ТТН и ТН, то 1 экземпляр, подписанный водителем, передается в ЦОД. Операторы сканируют документ и выгружают его в систему Директум.
4. После того, как к/а подписал документы, они возвращаются на склад операторам. Операторы СК сортируют документы и передают в ЦОД. Операторы ЦОД сканируют оригиналы документов и выгружают их в систему Директум. В карточке комплекта ПФД проставляют признак оригинала. Выполняют задание. Документы на бумажном носителе передают архивариусу.
5. Архивариус также получает задание на размещение документов в архив. В карточке документов проставляет количество листов, поле Дело. Далее оригинал размещает в папку в архиве.
6. Параллельно с архивариусом бухгалтер получает задание на проверку комплекта документов. Выполняет задание с результатом: Документы оформлены корректно. или отправляет на доработку.

«Путь исходящего электронного документа».

1. Ответственный за первичные документы (это может быть оператор СК, бухгалтер) выгружает комплект документов из одной из учетных систем 1С или SAP. После выгрузки определяются роли: Ответственный за передачу документов, Ответственный за отправку в Диадок, Подписант, Бухгалтер. Эти данные также занесены в справочник Матрица ответственных МКДО.
2. Если хоть одна из ролей не определена, то задание падает на диспетчера.
3. Система автоматически распознает перешли мы на ЭДО с к/а или нет.
4. Документы проверяются при выгрузке, далее их подписывает ЭП Диадок Подписант. Ответственный за отправку получает задание Отправить документы в Диадок. После выполнения задания они, посредством Коннектора, поступают в Диадок ГК “ДКС”, далее в Диадок к/а.
5. Далее ожидаем ответ от к/а. Подписал он его или запросил уточнение, аннулирование. Если к/а подписал документ, то в УС и в системе DIRECTUM автоматически проставляется признак о возврате оригиналов документов, подписанных контрагентом. Выполнение ТМ завершается.

Где происходит подписание бумажных документов если они поступили в ЦОД?

Татьяна Сорокина: В ЦОД поступают документы уже подписанные сотрудниками складов или другими сотрудниками, которые их оформляли. Если в ЦОД случайно попадет неподписанный документ, то его либо отправляют ответственному сотруднику на подписание, либо просят этого сотрудника подойти непосредственно в ЦОД и подписать документ. для того, чтобы узнать. кто подписывал документ ранее, достаточно найти его в Директум, либо обратиться за консультацией в бухгалтерию.

Если у вас остались вопросы по межкорпоративному ЭДО, вы можете направить их на почту нашему эксперту Сергею Шорину: Shorin_SV@akelon.com

Следите за ближайшими онлайн-семинарами на нашем сайте. До встречи!

С уважением, команда Акелон.