От идеи к внедрению: как выбрать ИТ-решение без ошибок

В современном мире процветание бизнеса сильно зависит от информационных технологий. ИТ-решения становятся для компаний важным инструментом для повышения эффективности и оптимизации процессов, при этом рынок ИТ-решений в большинстве отраслей переполнен предложениями.

Выбор подходящего ИТ-решения становится для многих компаний сложным и многогранным процессом, требующим тщательного анализа и учета множества факторов, так как совершение ошибки при выборе системы, платформы или программного обеспечения может привести не только к неэффективным инвестициям или задержкам в реализации проектов, но и к сбоям в бизнес-процессах.

Предлагаем разобраться, как правильно подойти к выбору ИТ-решения: на что обратить внимание в первую очередь и какие инструменты могут в этом помочь.

                                     

 

Процесс выбора ИТ-решения: основные шаги

Начнем с того, что процесс выбора ИТ-решения условно можно декомпозировать на 3 основных шага:

         1. Понимание бизнес-целей и требований— пожалуй, самый важный шаг, так как на нем необходимо четко определить цели, которые компания хочет достичь, используя новое ИТ-решение. Без понимания своих потребностей невозможно выбрать подходящую систему или платформу. На данном этапе сформулировать требования поможет пул вопросов:

                      a. Какие проблемы необходимо решить?
                      b. Какие процессы нужно автоматизировать или улучшить?
                      c. Какие функциональные возможности нового ИТ-решения являются критически важными?
                      d. Какие результаты ожидаются от внедрения системы, платформы или программного
                          обеспечения?

Например, если компания стремится повысить эффективность использования активов и снизить затраты на обслуживание оборудования, ей необходимо EAM-решение с функциями планирования технического обслуживания, учета ремонтов и контроля затрат на эксплуатацию. Если же цель — создать централизованную точку доступа к корпоративным ресурсам, то потребуется корпоративный портал  с функциями единого входа, обмена информацией с другими системами и совместной работы пользователей.

         2. Анализ текущих процессов — на данном этапе важно понять, как работают текущие процессы. Это поможет выявить узкие места и определить, какой функциональностью должна обладать новая система.

Например, если фармацевтическая компания столкнулась с необходимостью замены системы западного вендора, прекратившего поддержку в России, то наличие российского GxP-решения станет определяющим фактором при выборе. Особенно это важно, если требуется постоянная техническая поддержка и обновления.

         3. Определение бюджета  — этап, позволяющий не только оценить начальные затраты на внедрение ИТ-решения, но и просчитать все сопутствующие расходы: лицензии или подписки, техническую поддержку, обучение персонала и модернизацию инфраструктуры. Без четкого понимания финансовых возможностей компании невозможно принять обоснованное решение о выборе подходящей системы, которая будет соответствовать как требованиям бизнеса, так и возможностям бюджета.

Например, если стоимость лицензии на необходимое программное обеспечение существенно возрастает при превышении установленного количества пользователей, это станет ключевым критерием при выборе ИТ-решения. Компания должна заранее просчитать возможное расширение штата и выбрать такую модель лицензирования, которая будет экономически выгодна как при текущем количестве сотрудников, так и при планируемом росте.

 

Ключевые критерии выбора ИТ-решения

В примерах выше мы использовали такие формулировки как «определяющий фактор» или «ключевой критерий» при выборе ИТ-решения. Какие еще аспекты могут влиять на принятие решения?

• Функциональность — система должна полностью соответствовать бизнес-требованиям компании и предоставлять все необходимые функции для эффективной работы. Несоответствие функциональным потребностям может привести к снижению производительности, ошибкам в операционной деятельности и дополнительным затратам на доработку или замену программного обеспечения.
• Масштабируемость — бизнес постоянно находится в развитии, и ИТ-решение должно быть способно расти вместе с компанией. Важно, чтобы система могла адаптироваться к увеличению объема данных, числа пользователей или новых бизнес-процессов.
• Интеграция с другими системами — новое ИТ-решение должно быть совместимым с уже используемыми в компании системами или внешними сервисами. Это особенно важно для крупных организаций, где используются платформы разных вендоров. Проблемы с интеграцией могут привести к сбоям и дополнительным затратам.
• Удобство использования — важно, чтобы система была интуитивно понятной для пользователей. Сложные интерфейсы и непонятные функции могут сильно повлиять на вовлеченность пользователей, что сведет на нет все преимущества ИТ-решения.
• Безопасность и защита данных — критически важный аспект, особенно для компаний, работающих с конфиденциальной информацией. Необходимо убедиться, что выбранная система соответствует стандартам безопасности и состоит в реестре отечественного программного обеспечения.

Важно, чтобы перечисленные выше аспекты учитывала и компания-разработчик при создании своих ИТ-решений (как, например, это делает Акелон). Такой подход — ориентация на ключевые потребности клиентов — оказывает большое влияние на процесс выбора, так как позволяет закрыть пул вопросов, связанных с важными критериями и требованиями.

 

 

Инструменты и подходы для выбора ИТ-решения

Для упрощения процесса выбора ИТ-решения можно использовать различные инструменты и подходы. Рассмотрим 4 наиболее популярных:

• Конкурентный анализ — сравнение нескольких ИТ-решений на рынке для понимания их функциональных возможностей и определения сильных и слабых сторон. Для этого можно использовать сводные таблицы, где каждая система оценивается по ключевым критериям или параметрам.

Для проведения конкурентного анализа в Акелоне используем специально разработанный для этих целей шаблон. Предлагаем вам также использовать его в своей работе:

Шаблон по конкурентному анализу

• Запрос предложений RFP (Request for Proposal) — формализованный способ запросить у интегратора или вендора информацию об ИТ-решении. В RFP можно включать все ключевые требования и критерии.

Например, если компания хочет автоматизировать документооборот, то при формировании RFP можно сделать акцент на том, что система должна обеспечивать поддержку полного жизненного цикла документов, поиск по метаданным и контроль версий. По запрошенным аспектам интегратор предоставит более подробную информацию.

• Оценка отзывов — подход, когда изучаются отзывы других компаний, уже использующих данное ИТ-решение. Подобный анализ позволяет собрать ценную информацию об эффективности системы, ее надежности и соответствии ожиданиям клиентов.

Например, если компания выбирает систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), то при изучении отзывов стоит обратить внимание на то, довольны ли другие компании удобством интерфейса данного ИТ-решения, скоростью обработки заявок и эффективностью работы службы поддержки.

• Демо-доступ — подход, когда у интегратора или вендора запрашивается ознакомительный доступ, чтобы иметь возможность протестировать ИТ-решение в реальных условиях. Это позволяет не только оценить функциональность и производительность системы, но и понять, соответствует ли данное программное обеспечение ключевым критериям выбора.

 

Кейс

Отлично, с теорией ознакомились. Теперь для закрепления материала разберем пример.

Предположим, наша компания производит автомобили, и мы хотим оптимизировать процесс взаимодействия с партнерами (в части сбора документов от поставщиков, их аккредитации и удобной коммуникации). Перед нами стоит задача — выбрать «Портал поставщиков».

1. Помним, что процесс выбора можно условно декомпозировать на три шага. Поэтому в соответствии с ними определяемся с бизнес-целью, анализируем процессы и проводим оценку бюджета:

                      a. Основная цель — упростить процесс обмена информацией и документами между
                          компанией и поставщиками.

                      b. Важные бизнес-процессы:

                                      I.      удобная коммуникация;
                                      II.      сбор документов от поставщиков;
                                      III.      управление аккредитацией и квалификацией;
                                      IV.      проверка службой безопасности;
                                      V.      ведение единой базы партнеров.

                      c. Итоги расчета ИТ-бюджета: N млн. руб.

2. Далее определяемся с ключевыми критериями выбора. Например, в части нашего кейса это следующие аспекты:

                      a. Простой и удобный интерфейс для пользователей;
                      b. Возможность переписки с поставщиками внутри системы;
                      c. Передача документов с поддержкой различных форматов;
                      d. Возможность отслеживания поставщиками текущих статусов в рамках процессов аккредитации,
                          квалификации и проверки службой безопасности;
                      e. Возможность интеграции с ERP-системой;
                      f. Высокий уровень безопасности данных.

3. Теперь при помощи конкурентного анализа сравним между собой несколько ИТ-решений, представленных на российском рынке. В качестве «отправной точки» (для формирования списка ИТ-решений) можно использовать материалы сайта TAdviser. Безусловно, в качестве надежного и проверенного инструмента годятся и поисковые системы:

                      a. Ищем сведения о потенциально интересных для нас системах (особое внимание уделяем
                          информации, размещенной на сайтах вендоров и интеграторов);
                      b. Заносим данные в сводную таблицу по конкурентному анализу;
                      c. По возможности читаем отзывы клиентов, если попадается такая информация.

4. Подводим итоги, делаем выводы и принимаем решение о выборе того портала поставщиков, который лучше всего соответствует нашим требованиям и критериям.

 

Выводы

Теперь вы знаете, как правильно подойти к выбору ИТ-решения: на что обратить внимание в первую очередь, какие инструменты могут в этом помочь, и как грамотно выстроить этот сложный процесс.

Если у вас остались вопросы, команда Акелон всегда рядом — найдем ответы и поможем реализовать ИТ-решение, которое станет мощным инструментом для достижения бизнес-целей компании. Просто напишите нам!