Инвестиции в цифровизацию СМК: подход к оценке окупаемости

Завершаем цикл статей, посвященных автоматизации СМК. В первой части мы рассказывали о некоторых причинах, по которым многие фармкомпании отказываются от инвестиций в цифровизацию СМК. Во второй части узнали, какие еще ключевые барьеры мешают фармкомпаниям повысить эффективность с помощью цифровизации системы менеджмента качества.

В третьем материале поговорим о расходах. Инвестиции в автоматизированные системы управления качеством могут не считаться важным приоритетом для фармацевтических компаний по нескольким причинам. Во-первых, многие руководители думают, что система и так работает на должном уровне. Во-вторых, затраты на внедрение могут быть значительными, и в компании могут опасаться, что рентабельность инвестиций будет недостаточной или долгоокупаемой. О том, как фармбизнесу оценить затраты на автоматизированные СМК, поговорили с Асмик Абраамян, директором по качеству компании ОАО "Авексима".

Снижение затрат, упрощение обработки и хранения информации — почему фармкомпании должны инвестировать в цифровизацию СМК?

Асмик Абраамян, директор по качеству компании ОАО "Авексима"

Переход на электронную систему управления качеством не только позволит значительно сократить затраты на бумагу, но и существенно улучшит контроль качества на всех уровнях компании. Внедрение цифровых решений призвано устранить множество рутинных задач, которые отнимают у сотрудников время и силы, позволяя им сосредоточиться на более важных аспектах их работы.

Кроме того, электронная система упростит обработку и хранение документации, что станет особенно актуальным для крупных компаний с несколькими филиалами, разбросанными по различным регионам. В таких организациях часто возникают сложности с координацией работы между подразделениями и контролем соблюдения стандартов на локальном и корпоративном уровнях. Переход на цифровую платформу значительно снизит вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором, что, в свою очередь, повысит общее качество работы. Также, электронный документооборот положительным образом влияет на обеспечение целостности данных.

Стоит отметить возможность централизации документации и внедрения единой электронной системы, которая объединит работу всех филиалов компании. Это обеспечит надлежащий и эффективный контроль за процессами и значительно повысит оперативность работы, что особенно важно в условиях быстро меняющегося рынка и потребностей клиентов. Централизация документации будет способствовать созданию единого информационного поля, что обеспечит прозрачность процессов и упростит доступ к актуальной информации для всех сотрудников.

Единообразие в процессах и стандартах, достигнутое за счет этой системы, будет способствовать повышению общей продуктивности компании и улучшению качества производимой продукции. Такой подход не только упрощает текущие операции, но и создает прочную основу для устойчивого и долгосрочного развития компании в будущем. Это позволит компании успешно адаптироваться к современным требованиям, но и опережать конкурентов, предлагая своим клиентам лучшее качество и уровень обслуживания.

Автоматизация процессов также может значительно улучшить имидж компании и повысить ее инвестиционную привлекательность, особенно, если речь идет о выходе на международные рынки. В условиях глобальной экономики, где конкуренция постоянно растет, компании, которые внедряют современные технологии, становятся привлекательнее для инвесторов.

И подчеркну еще один важный момент, касающийся работы с отклонениями и документацией. Автоматизированный процесс отслеживания отклонений становится более прозрачным и оперативным, что позволяет быстро реагировать на возникающие проблемы. Сравнение с традиционными бумажными системами показывает, что в бумажных процессах часто возникают задержки из-за неэффективной передачи информации и необходимости ручных операций, что увеличивает риск ошибок. Внедрение автоматизированных решений позволяет минимизировать такие риски, поскольку все данные хранятся в единой системе и доступны для анализа в режиме реального времени.

Опыт цифровизации СМК

Расскажу про опыт в одной из российских фармкомпаний, где для оценки текущих процессов была проведена серия опросов среди сотрудников. Они позволили выявить множество проблем, связанных с ранее внедренной системой.

В результате анализа полученных данных и понимания того, какие именно аспекты системы нуждаются в улучшении, компания приняла решение перейти на стандартное, коробочное решение, которое обещало быть более интуитивно понятным и гибким. Новая система была выбрана с учетом мнений пользователей и существующих best practices в области управления качеством, что обеспечивало ее соответствие современным требованиям и стандартам.

Переход на удобную электронную СМК позволил существенно повысить удобство работы сотрудников. Новая система оказалась более эффективной в автоматизации рутинных процессов, что дало возможность специалистам сосредоточиться на ключевых задачах, связанных с обеспечением качества. Кроме того, новая платформа предоставляет инструменты для более глубокого анализа данных, что ведет к улучшению принятия решений на основе фактической информации.

Стоит отметить важность активного вовлечения сотрудников в процесс внедрения, ведь именно их опыт и мнение помогают сформировать полное представление о том, что нужно для улучшения работы компании. Важно, чтобы сотрудники чувствовали себя частью изменений, и их голос был услышан.

С другой стороны, сотрудники часто сопротивляются изменениям, особенно когда речь идет о внедрении новых систем или технологий, так как это требует смены закрепившихся привычек. Для большинства сотрудников изменения могут восприниматься как угроза, вызывая страх перед неизвестным, беспокойство о своей роли в организации и сомнения в том, что новая система действительно улучшит их рабочие процессы.

Такое сопротивление может иметь последствия. Например, внедрение новой системы может потребовать значительных усилий по обучению сотрудников, что в свою очередь отнимает время, которое они могли бы использовать для выполнения своих текущих задач. К тому же, обучение может быть воспринято как дополнительная нагрузка, особенно, если сотрудники не понимают, какую выгоду даст им новая система и как она может облегчить их повседневную работу в будущем.

Отмечу, что сопротивление изменениям — это естественная часть процесса, и его можно преодолеть правильной стратегией управления изменениями.

Кроме того, формирование культуры принятия изменений в компании может помочь смягчить страхи и сомнения. Когда сотрудники понимают, что изменения направлены на улучшение их рабочих условий и повышение эффективности всей организации, они станут готовы адаптироваться к нововведениям и будут активно участвовать в процессе их внедрения. В итоге, успешное преодоление сопротивления изменениям не только повышает шансы на успешное внедрение новых систем, но и способствует созданию более сплоченной и адаптивной рабочей среды.

Коротко о важном

Окупаемость инвестиций в цифровизацию систем управления качеством не всегда легко оценить, однако в современных условиях они являются необходимостью для фармацевтических компаний по множеству причин. В динамично развивающейся конкурентной среде фармацевтики, где требования к качеству и соблюдению норм становятся все более строгими, эффективные системы управления качеством играют ключевую роль в обеспечении устойчивости бизнеса и его успешного функционирования.

Прямые выгоды от инвестиций сложно просчитать, например, в виде быстро измеримых финансовых результатов. Однако долгосрочные преимущества, связанные с повышением качества продукции, улучшением имиджа компании и увеличением конкурентоспособности, являются очевидными для инвесторов, что также может быть важным фактором для их устойчивого роста.

Инвестиции в цифровизацию СМК — это не просто вопрос повышения эффективности, но и стратегическая необходимость. Со временем фармкомпании, осознанно и активно инвестирующие в цифровизацию своих систем управления качеством, будут иметь значительное преимущество перед конкурентами и смогут не только защитить свои позиции на рынке, но и успешно расширять свои возможности.

Важно рассматривать инвестиции в системы управления качеством как часть риск-ориентированного подхода. Инвестируя в СМК сегодня, компании не только укрепляют свои позиции на рынке, но и снижают вероятность возникновения возможных ошибок и рисков, а также увеличивают скорость реакции при их возникновении. Этот подход ориентирован на долгосрочные цели и демонстрирует современный уровень развития компании.

Для расчета окупаемости цифровизации СМК необходимо рассмотреть, как она повлияет на текущие процессы:

• Снижение ошибок. Оцените, сколько финансовых потерь могли бы избежать за счет снижения числа дефектов и возвратов товаров.
• Оптимизация процессов. Измерьте, насколько быстрее и эффективнее можно выполнять процессы благодаря автоматизации и цифровизации. Рассчитайте, во сколько бы это обошлось в финансовых показателях.
• Сокращение времени на документирование и обработку данных. Определите, сколько времени можно сэкономить.
• Цифровизация архива. Оцените экономию средств содержания и, при необходимости, расширения бумажного архива (затраты на вентиляцию, противопожарные системы и т.д.).