Цифровое взаимодействие сотрудников

Цифровое взаимодействие сотрудников — это использование цифровых технологий и инструментов для коммуникации, совместной работы и обмена информацией между сотрудниками организации. В базовых потребностях состав корпоративных сервисов включает в себя три основные составляющие:

Обеспечение рабочего процесса и производительности. Управление проектами, аналитика, работа с клиентами, документационное обеспечение.
Взаимодействие для общения и совместной работы. Электронная почта, обмен мгновенными сообщениями, телефонные звонки, видеоконференции.
Обучение. Курсы для онбординга и повышения квалификации.

Таким образом для формирования цифрового взаимодействия работодателю важно предоставить персоналу инструменты для выполнения рабочих задач. Но все чаще руководители также начинают задумываться о важности вовлечённости и удовлетворённости сотрудников, а также потребности организации быть более гибкой и адаптивной к изменениям. Поэтому используются инструменты, способствующие повышению производительности, улучшению коммуникации между сотрудниками, а также обеспечивающие удобный способ работы независимо от физического местоположения.

Одним из таких инструментов является внутренний корпоративный портал, который для любой компании, стремящейся идти в ногу со временем, все чаще становится цифровой «точкой входа» в повседневный рабочий процесс. Подобные решения обладают различной функциональностью, но при этом зачастую имеют набор сервисов и инструментов, позволяющих закрывать базовые потребности сотрудников:

получать быстрый доступ к корпоративным ресурсам, актуальной информации и базе знаний.
отслеживать важные события из жизни компании и коллег.
видеть информацию об отсутствующих и свободных сотрудниках для более эффективного взаимодействия внутри команд и планирования работ.
отмечать профессиональные достижения коллег на доске почета и выбирать корпоративные подарки из каталога.
организовывать встречи с коллегами для неформального общения и формирования дружеских связей внутри компании.

Корпоративный портал зачастую интегрируется с другими информационными системами, что значительно расширяет базовую функциональность. Например, интеграция с учетными системами (ERP) позволяет отображать актуальную информацию по организационно-штатной структуре, в том числе контактные данные и графики работы сотрудников. В свою очередь, интеграция с системами документооборота и управления контентом (ECM) позволяет даже неавтоматизированным сотрудникам знакомиться с регламентирующей документацией, взаимодействовать в рамках запущенного бизнес-процесса и отслеживать статусы со сроками выполнения.

Но бывают и уникальные кейсы, которые обусловлены спецификой компании. В такой ситуации не каждый корпоративный портал способен «закрыть» их при помощи имеющейся «коробочной» функциональности из-за ограничений платформы и ориентации на массового «облачного» потребителя. Приведем примеры подобных кейсов.

5 нестандартных кейсов

Кейс № 1. Древовидное представление документов

Проблема: Важным элементом управляемости компании является соблюдение процедурно-нормативной документации (ПНД), которое опирается на порядок и удобство работы с документацией. При сложной её структуре и большом количестве у всех сотрудников возникают сложности поиска и ознакомления с актуальными версиями документов. Поэтому неизбежны ситуации нарушения регламентов, что создает угрозы.

Задача: Отображать регламентирующие документы в виде древовидного представления различного уровня иерархии с удобной навигацией и просмотром основных сведений о документе.

Решение:

Разработать решение для отображения процедурно-нормативных документов, включающее в себя:

отображение процедурно-нормативных документов в виде сложного иерархичного дерева с различной цветовой схемой в зависимости от уровня. Предусмотреть возможности навигации по дереву, масштабирования, фильтрации, поиска и просмотра основной информации о документе.
механизм синхронизации с системой электронного документооборота, в которой автоматизированы процессы учета, актуализации, согласования и ознакомления с регламентирующей документацией.

В результате общее время сотрудников на выполнение задач поиска и ознакомления с регламентирующей документацией должно сократиться на 75%.

Кейс № 2. Единое окно для территориально-распределенной компании

Проблема: В территориально-распределенной компании используется множество систем, автоматизирующих обработку различных запросов от сотрудников. Например, системы класса Service Desk или ECM со сложным специализированным интерфейсом, дорогой политикой лицензирования, обучения, сервисной поддержки и кастомизации. При этом издержки прямо пропорциональны количеству сотрудников, характеру их работы, необходимости подключения подрядчиков к решению заявок и прочих других факторов.

Задача: Реализовать решение по принципу единого окна, отвечающее требованиям:

Удобный, интуитивно понятный интерфейс, не требующий специального обучения.
Получение инициатором всей необходимой информации об исполнителе, сроках и статусе выполнения.
Настройка шаблонов форм заявок с данными из других систем и маршрутизации в зависимости от указанных параметров.

Решение:

Реализовать портальное решение с упрощенным интерфейсом, позволяющее:

Потребителям найти в каталоге необходимую услугу, заполнить соответствующую форму с выбором максимально необходимых параметров, взаимодействовать с исполнителем.
Исполнителям выполнять заявки в привычной системе, с которой интегрируется решение;
Администраторам настраивать интеграцию, формы заявок, бизнес-логику их обработки.

Кейс № 3. Личная информационная страница для руководителей

Кейс № 4. Виртуальный тур по объектам компании для гостей и сотрудников

Кейс № 5. Организация процесса централизованного питания

Посмотреть кейсы⇾

Домашний портал

Все эти и другие кейсы успешно реализуются в заказных решениях, которые расширяют возможности корпоративного портала. Это позволяет компании оптимизировать рабочий процесс, улучшить коммуникацию и повысить продуктивность сотрудников.

Компания «Акелон» предлагает адаптировать под вас домашний портал, который поможет сотрудникам чувствовать себя как дома и будет способствовать развитию компании, а не поиску кнопки «Выход».