Cделать СЭД главным помощником руководителей: проект перехода на Directum RX в компании «ЛазерCервис»

Компания-заказчик

АО "ЛазерСервис" - высокотехнологичное предприятие, специализирующееся на ремонте и изготовлении бортового оборудования, узлов и агрегатов летательных аппаратов а также средств наземного обслуживания. «ЛазерСервис» занимается поставкой запасных частей, комплектующих изделий, технологического оборудования, контрольно-проверочной аппаратуры, технической документации в том числе интерактивной, каталогов запасных частей, а также созданием рабочих мест для технического обслуживания и ремонта авиационной техники. Компания ведет деятельность в стратегически чувствительном и важном для нашей страны секторе экономики.

Предпосылки проекта

Длительное время компания «ЛазерСервис» использовала СЭД DIRECТUM 5, отладив в ней все необходимые процессы делопроизводства, согласование договоров и МКДО. Все модификации и настройки системы после внедрения выполнялись на высоком уровне силами внутренних специалистов компании, в том числе разработчика, обладающего глубокой экспертизой бизнес-задач. Причины для перехода в разных компаниях могут быть разными, но чаще всего это влияние внутренних и внешних факторов. Для «ЛазерСервиса» одним из показателей для перехода на новую систему и последующее инициирование проекта стало Постановление Правительства РФ от 14.11.2023 N 1912, о преимущественном применении доверенных программно-аппаратных комплексов на принадлежащих им значимых объектах критической информационной инфраструктуры.

Цели и задачи проекта

Целью проекта по переходу на Directum RX было не только соблюдение требований Постановления Правительства. Новая система должна:

• ускорить и повысить прозрачность процессов взаимодействия с заказчиками и подрядчиками;
• сделать более эффективными внутренние процессы и управление компанией в целом.

Система должна соответствовать росту и развитию компании, обладать возможностями быстро адаптироваться под бизнес-логику и создавать новые прикладные решения под задачи руководителей.

Для достижения целей был заявлен плавный переход на современную платформу Directum RX c переносом уже автоматизированных бизнес-процессов делопроизводства, работы с договорами и внутренними документами.

Используемые решения и подходы

• Directum RX версии 4.11;
• Делопроизводство;
• Договоры;
• Модуль интеграции с 1С;
• Модуль интеграции с Диадок;
• Решение компании Акелон – ЦУС 2 для реализации интеграций и миграции данных;
• Среда разработки.

История проекта

Проект охватил руководителей высшего звена, сотрудников отдела договорной работы и контроля исполнения контрактных обязательств, бюро делопроизводства и документооборота, службы главного инженера, коммерческой службы и остальных сотрудников, участвующих в процессах.

Дата старта 07.10.2024, дата завершения 26.06.2025, длительность проекта 8 месяцев 20 дней.

На стадии продажи проекта планировали выполнять работы по итерационной технологии с разделением тестирования и начала эксплуатации модулей «Делопроизводство» и «Договоры» на разные итерации. Но во время инициации проекта и планирования с Исполнителем было принято решение о выполнении работ по каскадной технологии, что позволило ускорить момент перехода.

Взамен ТЭ были проведены демонстрации, после которых Система была передана на самостоятельное тестирование, которое стало возможным и успешным благодаря большому опыту в использовании DIRECTUM 5, знанию процессов и особенностей организации. Целей этапа достигли, выявили и исправили дефекты, реализовали критичные пожелания до проведения ОПЭ.

Препятствия и успехи

В ходе проекта мы столкнулись и с «бытовыми» трудностями, которые касались функциональных возможностей системы, так и организационных решений. Ниже приведем примеры того, как из, казалось бы, неразрешимой ситуации сделать историю успеха и создать новые инструменты в помощь руководителям бизнеса и сотрудникам.

Работа в системе высшего менеджмента группы компаний

Задача: организовать несколько визуально разделимых потоков заданий для разных юридических лиц (НОР).

Решение: создание инструмента «Рабочий стол руководителя» на базе Directum RX.

В «ЛазерСервисе» деятельность ведется группой компаний, каждая - отдельное юридическое лицо. Некоторые пользователи системы, включая руководство, являются совместителями должностей. Для разделения потоков заданий в DIRECTUM 5 были настроены папки потока для каждой организации. Важно было сохранить текущую логику работы с папками потока в DIRECTUM 5 и на Directum RX. Это был настолько важный инструмент, что даже вставал вопрос о закрытии проекта и поиске другой системы. Заказчику предложили альтернативные варианты:

• работа сотрудников-совместителей через папки замещения;
• работа через папки поиска;
• работа через вычисляемые папки;
• работа через дашборды с виджетами.

Большинство вариантов не подошли под требования компании и показались неудобными:

Что сделал исполнитель? «Акелон» разработал инструмент «Рабочий стол руководителя», основу которого составили специализированные виджеты "Папка потока" и "Папка потока в разрезе НОР".

Виджеты позволили совместителям и топ-менеджменту работать в едином пространстве без дополнительных переключений между различными папками потока и замещений.

 

Работа с несколькими версиями договора, поступившего от контрагента

Задача: сокращение времени на поиск актуальных версий документов, организация работы с актуальными версиями одного договора, поступившего из сервиса «Контур.Диадок» в рамках одного бизнес-процесса.

Решение: сохранение нового документа в существующей версии.

При работе с документами по ЭДО часто возникают новые версии, например, при согласовании договора контрагент присылает новую версию с правками. При большом документопотоке «отлавливать» такие документы и вручную создавать новые версии текущего документа неэффективно и долго, поэтому еще на этапе исследования мы отказались от такого варианта и разработали функциональную возможность по поиску и занесению новых версий договорных документов от контрагентов в первоначальную карточку документа, по которой контрагент отправил отказ или уточнение и ожидает исправлений. После успешного занесения версии в первоначальную карточку документа, дублирующая карточка и версия удаляются. Таким образом работа организована и выполняется в рамках одного процесса.

Функциональность заключалась в добавлении дополнительного действия в карточке договорного документа, позволявшего реализовать:

• автоматический поиск первоначальной карточки документа;
• внесение новой версии;
• фиксацию действий в историю документа;
• удаления документа-дубля.

Оперативное и автоматическое отслеживание статуса контрагентов

Задача: Обогащение функциональных возможностей интеграции с сервисом «Контур.Фокус».

Решение: развитие интеграционного механизма

«ЛазерCервис» особое внимание уделяет репутации контрагентов: компании важно в автоматическом режиме оперативно получать сведения о негативном статусе контрагента или переходе в него. Важно, чтобы принятие решения было основано на фактах. Для этого в рамках проекта был обогащен интеграционный механизм с сервисом «Контур.Фокус». Прежде всего, реализовано автоматическое заполнение реквизитов в карточке справочника Организации, добавлено автоматическое обновление реквизитов контрагентов в Directum RX в случае изменения их данных на сервисе «Контур.Фокус» и предусмотрено автоматическое уведомление ответственных в случае негативного изменения статуса контрагента, с которым заключен действующий договор.

 

Миграция данных и интеграция c другими системами

Задача: быстрая миграция данных из DIRECTUM 5 в Directum RX и интеграция c другими системами Решение: Использование для миграции данных и реализации интеграций решения Центр управления сообщениями 2.0 Практически каждый проект внедрения системы DIRECTUM включает задачи, связанные с первичной миграцией данных из исторических систем и организацией информационного обмена с другими системами. Реализация таких задач может кардинально отличаться в зависимости от требований Заказчика и технических возможностей интегрируемых систем. При этом выбранный вариант реализации зачастую влияет на дальнейшее сопровождение и развитие системы. В проекте использовалось решение «Акелона» Центр управления сообщениями 2.0 для Directum RX. Это универсальный настраиваемый инструмент, который позволяет реализовывать следующие задачи:

• импорт данных из различных источников;
• экспорт данных в различные источники;
• отправка GET/POST запросов во внешние системы;
• рассылка почтовых сообщений;
• хранение, обработка и логирование всех входящих/исходящих пакетов;
• создание альтернативы веб-сервисам DIRECTUM с более простой структурой сообщений и их валидацией на уровне XSD схем.

Обучение и развитие

Помимо штатных и предусмотренных проектом вебинаров для дистанционного обучения пользователей перед началом опытно-промышленной эксплуатации, «Акелон» предложил и разработал дистанционный курс, который в дальнейшем был опубликован на внутреннем портале «ЛазерСервиса».

Часть пользователей прошли дополнительную подготовку по нему, что снизило количество консультаций в первые недели работы в продуктивной системе. В качестве результата обучения можно отметить снижение количества вопросов пользователей во время ОПЭ до 30%. Благодаря проработанной стратегии обучения, было принято решение об однодневном переходе всей компании на Directum RX.

Результаты

Накопленный самостоятельный опыт и переход на Directum RX позволиликомпании выйти на новую фазу развития информационных систем.

Переход позволил:

• за счет сохранения основных принципов работы, схожести и наследования процессов, обучений пользователей обеспечить бесшовный переход и сохранить комфортную рабочую среду;
• за счет новых возможностей платформы и стандартной поставки повысить прозрачность управления;
• за счет экспертности рабочей группы и желания совершенствовать рабочие инструменты выполнить реинжиниринг процессов;
• за счет использования ПО внесенного в реестр российского программного обеспечения и выполнения требований законодательства повысить инвестиционную привлекательность компании, а также укрепить ее имиджевую позицию. Реализованы интеграции с 5 другими системами

Лидерство и инновационность

ОА «ЛазерСервис» - одна из уникальных частных компаний, от продукции которой зависит надежность военной техники и обороноспособность нашей Родины и стран-партнеров. Использование продуктов Directum и переход на Directum RX позволяют эффективно управлять коммуникациями, выстраивать прозрачные процессы и, как следствие, совершенствовать продукцию, наращивать объемы производства. Многолетнее сотрудничество с Directum и реализованный проект - пример того, как ИТ-ландшафт становится прочным фундаментом для роста компании и достижения целей бизнеса.

Планы по развитию проекта

Переход на Directum RX стал базой, открывшей большие возможности для создания цифровой экосистемы быстрорастущей компании «ЛазерСервис». Ключевые направления развития:

Отзывы Заказчика

Видеоинтервью Романа Ходякина, начальника отдела управления ИТ "ЛазерCервис" и Романа Панихина, руководителя проекта «Акелон» - это двусторонний кейс-взгляд на переход компании в новую систему. В кейсе подняли вопросы обоснования внедрения для руководителей, рассказали с чем бизнес должен выходить на старт проекта, как избежать увеличения его сроков и стоимости, почему проще внести изменения в процесс, чем в систему, как создать систему под руководителей и владельца бизнеса, что делать с сопротивлением сотрудников. И вообще: как построить работу ИТ-компании и заказчика проекта так, чтобы комфортно и выгодно. Смотрите интервью по ссылке

https://rutube.ru/video/4aa9cd782a7a6300fb07b04bb47a098c/