Акелон и ГТЛК внедряют проект по бессрочному хранению юридически значимых документов

ГТЛК приступила к внедрению решения для долговременного электронного архива на базе Directum с гарантией юридической значимости документов. Это будет первый подобный проект среди всех компаний партнерской сети Директум и один из крупнейших архивных проектов на ECM-рынке.

Государственная транспортная лизинговая компания (ГТЛК) - крупнейшая лизинговая компания России, инструмент государственной политики управления и устойчивого развития транспортной отрасли России. ГТЛК поставляет в лизинг различные виды техники и оборудования для предприятий всех сфер транспортной отрасли и других отраслей экономики. Одной из стратегических задач компании является высокий уровень цифровизации. Акелон является давним партнёром ГТЛК в решении этой задачи и несколько лет назад уже реализовал проект по созданию нового цифрового архива объемом свыше 400 000 различных документов.

В этом году Акелон приступил к следующему этапу - внедрению решения Долговременный архив на базе ведущей ECR-системы DirectumRX. Его бизнес-ценность, прежде всего в том, что несмотря на длительное хранение (от десяти лет и на протяжении всего срока), документы сохраняют свою юридическую значимость. Чтобы её обеспечить, необходимо учитывать внутренние и, прежде всего, законодательные требования: все документы должны быть оформлены в соответствии с установленными нормами и стандартами, и подписаны уполномоченными лицами соответствующей электронной подписью. Нарушение этих требований может поставить под сомнение подлинность документов или их силу. Решение Долговременный архив позволяет проводить все необходимые процедуры в соответствии с правилами российского архивного делопроизводства и законодательного регулирования в части длительного электронного хранения документов.

Кроме того, работа с любым электронным архивом несоизмеримо удобнее, чем с бумажным, а что касается долговременного архива - ещё и в десятки раз дешевле: помимо ускорения рабочих процессов значительно снижается стоимость хранения большого объема данных.

«Решение работает с любыми классами информационных систем, будь то ERP, CRM или ECM. Долговременный архив собирает и аккумулирует в себе контуры по всем системам заказчика. Наша цель - запустить решение с определенным объемом связей в промышленную эксплуатацию до конца года, и в дальнейшем мы начнем масштабировать и подключать всё новые системы», - руководитель отдела продаж Сергей Шорин.

Внедрение решения “Долговременный архив” станет завершающим шагом на пути к отказу от бумажного архива в ГТЛК.