Планировать бюджет на следующий год важно заранее, чтобы обеспечить стратегическое развитие и эффективное управление ресурсами в соответствии с целями компании. Исходя из исследования Gartner «IT Spending and Staffing Report», 94,1% затрат лежит вне ИТ, и на этих затратах необходимо сконцентрировать основное внимание руководству компании. Но при этом повышение операционной эффективности бизнеса и снижение затрат в операционной деятельности через развитие информационных технологий может значительно влиять на финансовые показатели.

При составлении бюджета снизу—вверх существует значительный риск того, что департаменты, отвечающие за формирование бюджетов, упустят скрытые статьи затрат на ИТ. При обратной схеме актуальна проблема, когда специалисты ИТ-структуры не всегда достаточно погружаются в проблемы и потребности других центров финансовой ответственности (ЦФО), особенно если отсутствует выстроенная схема проектного управления. Поэтому, если появилось непреодолимое желание учета интересов вашего подразделения, пора взять всё в свои руки и проявить инициативу.

 

Пошаговый алгоритм бюджетирования

Предлагаем освоить способ, основанный на пяти универсальных шагах, каждый из которых повышает вероятность получить бюджет на автоматизацию деятельности подразделения и развитие текущих программных продуктов.

 

Шаг 1. Изучите регламент компании и заручитесь поддержкой

В своей практике мы сталкивались с разным уровнем организации процесса бюджетирования в компаниях. Но, в любом случае, для начала важно понимать текущий регламент организации. При необходимости, актуализируйте свои знания процесса, вооружитесь шаблонами документации. На поприще глобальной задачи «один в поле не воин», поэтому заручитесь поддержкой заинтересованных лиц:

• познакомьтесь с форматом работы бюджетного комитета;
• определите ответственных за ИТ-бюджет сотрудников ИТ-подразделения;
• вычислите лиц, принимающих решение из финансового сектора и руководства.

Не менее важно налаженное взаимодействие с коллегами, которым можно делегировать часть задач.

Если процесс выстроен, то этот шаг поможет быстрее и корректнее осуществить подготовку предложения, не придумывая «велосипед» и умело обходя «грабли».

 

Шаг 2. Проведите внутренний аудит

Далее необходимо понять, какие проблемы и потребности существуют в вашем подразделении и как изменения помогут их решить.

Изучите существующие процессы, используемые системы и программные решения. По каждой системе важно понимать:

• Обратную связь от сотрудников и текущие проблемы по эксплуатации, например, связанные со скоростью работы и ограниченностью лицензий. Оцените приоритет пожеланий и замечаний с точки зрения полезности для повышения эффективности работы.
• Проработайте матрицу рисков эксплуатации. Например, необходимость обновлений или замены в случае риска блокировки иностранных сервисов, мажорного обновления в связи с изменением законодательства, прекращения поддержки устаревшей платформы вендором.
• Статистику расходов и отложенные затраты за предыдущие периоды. ИТ-специалист подскажет текущие затраты по используемому оборудованию и другие неочевидные расходы. Оцените оптимальность и соответствие рыночной стоимости, варианты сокращения затрат.
• Актуальный прайс на стоимость подписки, лицензий, сопровождения и модификаций. При отсутствии рамочного договора с зафиксированными ценами лучше запросить оферту у подрядчиков.

Также важно выявить рутинные процессы, которые на данный момент не автоматизированы, но при этом сильно влияют на показатели. В этом случае желательно проработать варианты автоматизации и сравнить стоимость.

Подготовленные данные служат важной базой для дальнейшего обоснования.

 

Шаг 3. Определите цели и задачи на период

Замечательно, если у компании есть стратегия и четко определены цели, планы и задачи на ближайшие финансовые периоды. Важно понимать, к примеру:

• Планируется ли расширение зоны деятельности, связанного увеличения штата или переопределения должностных обязанностей.
• Какие показатели деятельности подразделения будут ключевыми для компании.
• Прогнозируемые потребности и сложности.

При её отсутствии, можете сгенерировать гипотезы на основании предыдущих периодов и собственного представления развития.

На основе анализа текущей ситуации и потребностей разработайте план, который будет включать в себя конкретные шаги, сроки и ожидаемые результаты.

 

Шаг 4. Рассчитайте бюджет на следующий год

К этому шагу уже есть высокая степень определенности и остается внести имеющиеся данные в шаблон статьи расходов.

Скачать готовый шаблон «Модель ИТ-бюджета»

 

Если внимательно выполняли все шаги, это не значит, что учли все возможные затраты. Часто уже по факту обнаруживается, что денег не хватает, выделили много или заложенные суммы далеки от реальных.

Проверьте приоритет основных статей расходов и тех, на чем можно сэкономить, например:

• сокращение используемых лицензий, либо полный пересмотр схемы лицензирования за счет скидки за более продвинутый пакет;
• понижение уровня сервиса (SLA) для успешно внедренных и эксплуатируемых решений, не требующих активного развития;
• переопределение затрат на обучение сотрудников за счет накопленного опыта и материалов.

Проверьте не только точность цифр, но и учет факторов, которые могут влиять на затраты, например:

• вероятность дублирования статей расходов в случае пересечения с планами других подразделений;
• изменение годового индекса инфляции;
• взаимосвязь статей расходов. При ее отсутствии и грамотной группировке есть риск упустить важные статьи, отложенные в связи с низким приоритетом;
• процент вероятности непредвиденных затрат, которые можно спрогнозировать на этапе бюджетирования.

 

Шаг 5. Защитите обоснование

Обычно недостаточно просто отправить расчеты на согласование и следует продемонстрировать навыки искусного оратора и организатора.

Подготовьте презентацию, которая будет содержать информацию о плане автоматизации, его преимуществах, затратах и ожидаемых результатах. Для убедительности включите в презентацию графики, таблицы и другие наглядные материалы. Подготовьтесь к возможным вопросам и возражениям со стороны руководства.

Далее организуйте встречу с руководством и бюджетным комитетом, на которой сможете представить свой план и обсудить детали. Предложите конкретный бюджет на реализацию плана. Обоснуйте каждую статью расходов и покажите, как они связаны с достижением целей и задач.

Получите одобрение. Если руководство одобрит ваш план и бюджет, это станет началом процесса утверждения. Если нет, то внесите изменения и проведите дополнительные переговоры.

 

В качестве напутствия

Важно принять, что процесс бюджетирования занимает длительное время и не всегда полностью оправдывает ожидания, поэтому нужно быть готовым к тому, что не все идеи будут реализованы сразу и в полном объеме. Однако, если сможете убедить руководство в необходимости выделенных средств и предоставить убедительные аргументы, будет больше шансов получить одобрение, поддержку и удовлетворение от проделанной работы.

Верим, что одобрение будет получено и можно будет начать готовиться к реализации плана. 

А если вам нужна помощь в оценке действующих систем и подборе экосистемного решения, оставьте заявку на бесплатную консультацию seller@akelon.com