Завершено внедрение DIRECTUM в ГК «Русское море»

Одной из специфических особенностей рыбного бизнеса является его сезонность. В осенне-зимний период в компаниях, занятых в этой отрасли, значительно возрастает нагрузка на сотрудников, занимающихся договорным управлением, связанная с заключением основного количества сделок и интенсивным обменом документацией. В связи с этим руководством ГК «Русское море» была поставлена задача осуществить качественное и полноценное внедрение системы DIRECTUM в компании, и, в частности, полностью автоматизировать процессы управления договорными документами и делопроизводства.

Для управления договорными документами в ГК «Русское море» было разработано и внедрено специализированное решение на базе модуля «Управление договорами» системы DIRECTUM. В решении используется матрица согласования, которая позволяет гибко настраивать состав участников договорного процесса в зависимости от параметров договорного документа. Типовые маршруты согласования договоров разработаны с учетом уже существующей в компании практики и обеспечивают значительное сокращение сроков согласования, а также прозрачность и управляемость данного процесса благодаря жестким временным ограничениям и оптимально выстроенной последовательности прохождения договорных документов.

Дополнительно специалисты компании Акелон разработали ряд отчетов, позволяющих сотрудникам ГК «Русское море» формировать аналитические отчеты по договорному документообороту, своевременного получения актуальной информацию в различных разрезах.

Для автоматизации процессов делопроизводства был использован стандартный функционал модуля «Канцелярия» системы DIRECTUM, полностью реализующий принципы ГСДОУ. Система DIRECTUM стала единым местом регистрации входящих, исходящих и организационно-распорядительных документов, а также архивом для хранения электронных образов документов. Благодаря системе DIRECTUM значительно сократилось время на поиск нужного документа, и была практически исключена необходимость работы с оригиналами.

В ходе проекта участниками рабочей группы, в которую вошли специалисты ГК «Русское море» и консультанты компании Акелон, был выработан ряд организационных решений в области делопроизводства, которые позволили значительно повысить исполнительскую дисциплину сотрудников.

Для удобства массового доступа сотрудников ГК «Русское море» к организационно-распорядительным и информационно-справочным документам была реализована возможность автоматической публикации документов DIRECTUM на корпоративном портале под управлением «1C: Битрикс».

Специалистами Акелона были проведены работы по первоначальному заполнению ключевых справочников DIRECTUM путем автоматической загрузки данных из других используемых ГК «Русское море» корпоративных систем.

Также для исключения последующего дублирования ввода информации была осуществлена интеграция данных DIRECTUM и корпоративного портала «1C: Битрикс», в частности осуществляется синхронизация организационной структуры. Разработка коннектора позволила DIRECTUM автоматически отслеживать изменение данных портала и актуализировать собственные данные.

Система DIRECTUM была переведена в промышленную эксплуатацию с 13 ноября 2010г. Пользователями системы стали все сотрудники ГК «Русское море», задействованные в договорном управлении, и сотрудники секретариата. В дальнейшем планируется интеграция системы DIRECTUM с финансово-учетной системой 1С 8. и внедрение бизнес-решения «DIRECTUM: Финансовый архив».

Группа компаний «Русское море»

ГК «Русское море» является одной из ведущих компаний на российском рынке продуктов питания, специализирующаяся на производстве и поставке готовой рыбной продукции, охлажденной и свежемороженой рыбы и морепродуктов. Это вертикально интегрированная компания, работающая по трем основным направлениям: производство готовой рыбной продукции (компания «Русское море»), поставка охлажденной и свежемороженой рыбы и морепродуктов («Русская рыбная компания») и аквакультура («Русское море — Аквакультура»).