Запуск DirectumRX в строительной компании

Команда Акелона начала работу над проектом внедрения системы электронного документооборотаDirectumRX в группе компаний ХИМКИНСКОЕ СМУ МОИС-1.

ХИМКИНСКОЕ СМУ МОИС-1 - ведущее инвестиционно-строительное предприятие Московской области история которого начинается в 1957 году. Компания неоднократно становилась победителем различных конкурсов в области строительства. Доступное жилье от застройщика в Химках – одно из ключевых направлений развития группы компаний.

Началом работ, которые стартовали в октябре 2017 года, стала поставка задач перед командой Акелон. Были выделены следующие цели и задачи:

• обеспечение работы с документами;
• исключение риска потери документов при хранении и передаче контрагентам или другим филиалам;
• обеспечение контроля за сроками выполнения заданий;
• обеспечения работы пользователей в режиме замещения;
• сокращение сроков согласования договорных документов;
• сокращение трудозатрат на согласование за счет стандартизации шаблонов;
• снижение репутационных рисков и рисков штрафных санкций, за счет четкого соблюдения регламентов согласования;
• обеспечение оперативного контроля исполнения поручений руководителей;
• сокращение сроков согласования и рассмотрения документов;
• снижение рисков несанкционированного доступа к конфиденциальной информации;
• обеспечение контроля местонахождения оригинала;
• упрощение взаимодействия с удаленными филиалами;
• снижение трудоемкости подготовки отчетов по исполнительской дисциплине.

Для решения этих задач в рамках проекта будет выполнена автоматизация процессов делопроизводства, управления договорами и проектами. Важным направлением станет настройка обмена документами с контрагентами через сервис Диадок: после внутреннего согласования созданные документы будут отправляться контрагентам в один клик прямо из системы. Финансовый архив, внедрение которого также входит в проект, будет формироваться автоматически из поступивших от контрагентов документов, после обработки их ответственным сотрудником.

Таким образом, внедрение системы сократит издержки группы компаний на доставку документов, обеспечит контроль возврата документов, позволит легко и быстро доставлять и обмениваться документами сразу в нескольких сервисах. Понятный интерфейс системы будет способствовать быстрой адаптации сотрудников к обмену документами и выполнению задач в новом удобном формате.

Мобильное приложение Jazz добавит практичности в работе всем пользователям. Позволит всегда быть в курсе назначенных задач, их выполнения и статуса обмена документами.