Внедрение системы DIRECTUM в ООО «Трест Запсибгидрострой»

Компания Акелон и «Трест Запсибгидрострой» объявили о завершении проекта развития системы электронного документооборота DIRECTUM, в рамках которого были внедрены следующие решения: «Кадровые процессы», «Управление командировками» и «Управление взаимодействием с клиентами».

Особое внимание в ходе проекта было уделено формализации и оптимизации ключевых бизнес-процессов, специфике применения, а также созданию удобного механизма для работы с кадрами, командировками и клиентами.

О заказчике

«Трест Запсибгидрострой» – ведущее российское предприятие в области проектирования и строительства гидротехнических и транспортных сооружений. Компания является правопреемником треста Запсибгидрострой, образованного 28 сентября 1977 года, для решения транспортных задач нефтегазового комплекса в период активного освоения недр Западной Сибири. Многие созданные предприятием сложнейшие объекты вошли в историю отечественного гидростроительства.

Сегодня «Трест Запсибгидрострой» — мощная многопрофильная производственная структура, включающая в себя шесть самостоятельных строительных и проектных подразделений в Сургуте, Нижневартовске, Тюмени, Самаре, Санкт-Петербурге и Москве. Общая численность сотрудников превышает 2500 человек.

Сайт компании: trest-zsgs.ru

Ситуация

Деятельность «Трест Запсибгидрострой» предполагает активную проектную работу, связанный с ней большой объем командировок, а также продвижение продуктов и услуг компании с помощью маркетинговых мероприятий.

Несмотря на высокую значимость данных процессов для компании, они были формализованы лишь частично. Это отрицательно влияло на соблюдение сроков согласования кадровых и командировочных документов, на структуризацию информации, усложняло контроль результатов работ командируемых сотрудников. Также, отсутствовало единое структурированное хранилище истории взаимодействия с организациями, что приводило к увеличению числа коммуникаций между сотрудниками «Трест Запсибгидрострой».

Специфические кадровые документы и их классификация, особенности заполнения командировочных удостоверений, необходимость централизованно хранить информацию о результатах командировок для дальнейшего использования при взаимодействии с организациями – все эти факторы требовали найти решение, позволяющее формализовать и упростить актуальные для компании механизмы работы.

Анализируя текущие процессы, руководство компании выступило инициатором начала проекта по развитию системы DIRECTUM c целью повышения эффективности и обеспечения прозрачности бизнеса.

Выбор

Ранее, в декабре 2012 года, на предприятии был реализован проект по внедрению системы DIRECTUM с использованием следующих бизнес-решений: «Классическое делопроизводство», «Управление договорами», «Управление проектами» и «Управление тендерами». На основе успешного опыта внедрения руководство «Трест Запсибгидрострой» приняло решение о дальнейшем развитии системы с целью автоматизации кадровых процессов, процессов по оформлению командировок и из результатов, а также по управлению взаимодействием с контрагентами.

Анализ задач

Основной целью развития системы стало повышение эффективности бизнес-процессов по работе с кадрами, командировками и взаимодействием с клиентами.

Среди основных задач проекта следует выделить:

• формализацию нерегламентированных процессов;
• обеспечение соблюдения сроков согласования документов;
• снижение нагрузки на руководящих сотрудников;
• повышение прозрачности процессов согласования;
• повышение исполнительской дисциплины;
• разграничение доступа к объектам системы в соответствии с правами и полномочиями сотрудников;
• обеспечение взаимосвязей модулей системы с возможностью удобного перехода между компонентами;

Решение

Процесс внедрения модулей сопровождался их существенной доработкой с целью повышения их эффективности и удовлетворения потребностей бизнеса.

Работа проходила в тесном взаимодействии Заказчика и Исполнителя. Силами сотрудников компании Акелон были выполнены все необходимые модификации и настройки в системе DIRECTUM. В рамках проекта Исполнитель отвечал за проверку корректности настроек, обучение ведущих и рядовых пользователей, их удаленные консультации.

Кадровые процессы

Бизнес-решение «Кадровые процессы» предназначено для решения задач, направленных на поддержку кадровых процессов и документооборота, реализацию кадровой политики, повышения прозрачности работы с персоналом.

Внедрение бизнес-решения позволило решить следующие задачи:

• автоматизировать формирование и согласование заявок на подбор персонала;
• заносить и обрабатывать в системе информацию о потенциальных кандидатах на вакансию с возможностью формирования этапов работы с кандидатами;
• осуществить процесс оформления нового сотрудника в штат компании;
• автоматизировать создание и согласование заявлений на отпуск, увольнение, а также на перевод сотрудника в другое подразделение.

В ходе внедрения данного решения были модифицированы стандартные справочники модуля Заявки на поиск новых сотрудников, Вакансии, Кандидаты на работу, созданы необходимые шаблоны документов, а также разработаны специальные типовые маршруты и сценарии.

Справочники

Заявки на поиск новых сотрудников. В справочнике содержится информация о заявках на поиск новых сотрудников. Справочник используют руководители подразделений предприятия с целью создания перечня необходимых вакансий для их подразделений и отправки его на согласование.

Модификация справочника позволила учесть специфику работы руководителей, а также разграничить права доступа к заявке. К примеру, требуемое количество специалистов, указанное автором заявки, может редактировать только Заместитель Генерального директора по Управлению персоналом.

Вакансии. В справочнике содержится информация о вакансиях предприятия.

Новые вакансии в справочнике создаются автоматически по результатам согласования заявок на поиск новых сотрудников. К примеру, если руководителем подразделения была создана заявка с двумя вакансиями, то в случае успешного согласования заявки в справочнике Вакансии появятся две новые записи.

Кандидаты на работу. В справочнике содержится информация о кандидатах на работу. Справочник используют сотрудники Отдела Управления персоналом для занесения и обработки информации о потенциальных кандидатах на вакансии подразделений.

Модификация справочника позволила синхронизировать кандидата с вакансиями, на которые он может претендовать. Таким образом, сотрудник, ответственный за подбор персонала, может оперативно создавать новых кандидатов и из справочника Кандидаты на работу, и из справочника Вакансии с учетом того, что один кандидат может одновременно претендовать на несколько должностей.

Также была доработана табличная часть карточки справочника. Теперь ответственный за подбор сотрудник не только создает в ней этапы работы с кандидатом (к примеру, собеседование с HR-менеджером и непосредственным руководителем), но и может контролировать результаты проведения этапов.

Шаблоны

В рамках внедрения модуля были разработаны шаблоны, учитывающие специфику работы «Трест Запсибгидрострой», для следующих видов документов:

• приказы кадровые;
• трудовые договоры;
• заявления на отпуск и увольнение;
• служебные записки на перевод сотрудника.

В ходе прохождения типовых маршрутов модуля предусмотрено автоматическое формирование перечисленных видов документов. Шаблоны позволили ускорить процесс создания, оформления и согласования кадровых документов.

Типовые маршруты и сценарии

Силами Исполнителя были оптимизированы бизнес-процессы, относящиеся к кадровому делопроизводству компании «Трест Запсибгидрострой», и с учетом данной оптимизации были разработаны следующие типовые маршруты:

• ТМ «Утверждение заявки на поиск новых сотрудников»;
• ТМ «Организация работ по подбору сотрудника»;
• ТМ «Рассылка заданий и уведомлений в процессе подбора кандидата»;
• ТМ «Прием нового сотрудника»;
• ТМ «Перевод сотрудника»;
• ТМ «Утверждение заявления»;
• ТМ «Увольнение сотрудника».

Кроме того, был модифицирован стандартный сценарий Рассылка заданий и уведомлений в процессе подбора кандидата. Изменения в работе сценария позволили организовать этапы работы с потенциальными кандидатами на должность (к примеру, собеседования и интервью), используя не только уведомления, но и с помощью полноценных задач.

Таким образом, в рамках подбора кандидатов были установлены четкие сроки проведения этапов, а также организован подробный сбор информации по результатам собеседований. В свою очередь, это ускорило процесс принятия решений о приеме новых сотрудников, а также обеспечило оперативность согласования кадровых документов.

Управление командировками

Техническое решение «Управление командировками» позволяет оптимизировать весь процесс работы с командировками – от подачи заявки до закрытия авансового отчета.

Внедрение данного технического решения позволило решить следующие задачи:

• осуществлять формирование и согласование командировочного удостоверения;
• организовывать формирование и подписание документации по командировке (приказа, авансового отчета);
• оформлять результаты командировки и осуществлять контроль результатов.

Для автоматизации работы с командировками была учтена специфика работы по оформлению и согласованию командировок, а также необходимость контроля результатов по итогам выезда. Для решения данных задач были модифицированы справочники Командировочные удостоверения, Контакты с клиентами, созданы необходимые отчеты, а также разработаны специальные типовые маршруты и сценарии.

Справочники

Командировочные удостоверения. В справочнике содержится информация о командировках и командируемых сотрудниках. Стандартный справочник был существенно переработан, например, для удобства заполнения пунктов назначения командируемого сотрудника, а также указания, в какие города сотрудник едет с личным водителем, информация по местам назначения была вынесена на отдельную вкладку.

Контакты с клиентами. В справочнике содержится информация о контактах с клиентами по результатам командировок и в ходе маркетинговых мероприятий. Относительно стандартного справочника модуля были внесены изменения, которые позволили указывать конфиденциальность контакта, а также обеспечивать создание командировок из карточки контакта с клиентом, отправку и просмотр связанных задач. Для удобства заполнения справочника на ленту карточки добавлены установки пользователя, которые можно заполнить значениями по умолчанию.

Типовые маршруты и сценарии

Сотрудниками компании Акелон были разработаны типовые маршруты, автоматизирующие следующие бизнес-процессы:

• оформление командировки;
• оформление приказа о направлении в командировку.

Процесс по оформлению приказа о направлении в командировку осуществляется в рамках работы созданного сценария Формирование приказа о направлении в командировку. Сценарий создает новый приказ по командируемым сотрудникам, чьи командировки были согласованы, но не включены в ранее изданный приказ. Созданный документ отправляется вложением в задание секретарю на организацию подписания.

Управление взаимодействием с клиентами

Бизнес-решение «Управление взаимодействием с клиентами» предназначено для повышения эффективности проведения маркетинговых мероприятий и взаимодействий с клиентами для поддержки стабильных деловых отношений с существующими контрагентами и привлечения новых.

Внедрение данного бизнес-решения позволило решить следующие задачи:

• организовывать единое структурированное хранилище истории взаимодействия с контрагентами;
• управлять маркетинговыми мероприятиями.

С целью автоматизировать работу с маркетинговыми мероприятиями были модифицированы справочники Маркетинговые мероприятия, Стадии работ, Участия в маркетинговых мероприятиях, Этапы маркетинговых мероприятий, а также разработан новый сценарий для оформления результатов участия в маркетинговых мероприятиях.

Справочники

Маркетинговые мероприятия. В справочнике содержится информация о планируемых и проведенных маркетинговых мероприятиях. В рамках модификации были созданы дополнительные вкладки в карточке справочника с целью разграничить заполнение информации по общим данным мероприятия, его этапам и по результатам участий в мероприятиях. Заполнение ряда полей происходит автоматически в ходе работы типовых маршрутов и сценариев.

Участия в маркетинговых мероприятиях. В справочнике содержится информация об участниках маркетинговых мероприятий, а также о результатах участия. Главным отличием от стандартной разработки стало создание двух различных представлений данного справочника:

• для фиксирования результатов участия в маркетинговых мероприятиях сторонних организаций;
• для фиксирования результатов участия в маркетинговых мероприятиях сотрудников компании.

Записи данного справочника создаются автоматически в ходе работы сценария Оформление результатов участия в маркетинговом мероприятии на основе данных маркетингового мероприятия, которые затем отправляются на заполнение ответственным сотрудникам в зависимости от типа участия:

• маркетологу, ответственному за данное мероприятие, если необходимо заполнить результаты участия приглашенной компании;
• сотруднику компании, присутствовавшему на мероприятии, если необходимо заполнить результаты его участия.

Впечатления

«Начиная с декабря 2014 года, в нашей компании поэтапно вводилась система электронного документооборота DIRECTUM. Сегодня это естественный элемент развития «Трест Запсибгидрострой», который позволил выйти на новый уровень ведения бизнеса – оперативно ставить задачи и принимать решения, повышать производительность сотрудников, минимизировать риски, более четко определять зоны ответственности и компетенций внутри компании. Реализация проекта развития системы (май - август 2016 года) была поручена компании Акелон – генеральному партнеру DIRECTUM. По итогам проекта произошло ускорения процесса согласования кадровых документов, а компания получила единую базу организации». 

Заместитель Генерального Директора по управлению персоналом ООО «Трест Запсибгидрострой»  — Сарматина А.В.

Результаты

В ходе проекта развития системы DIRECTUM в «Трест Запсибгидрострой» были внедрены модули «Кадровые процессы», «Управление командировками» и «Управление взаимодействием с клиентами».

Нерегламентированные процессы «Трест Запсибгидрострой» были формализованы, что привело к повышению их прозрачности. В ходе этапов проекта произвели модификацию ряда справочников, разработали типовые маршруты и сценарии, что обеспечило соблюдение сроков согласования документов, а также снизило нагрузку на руководящих сотрудников. Кроме того, результаты внедрения обеспечили взаимосвязь модулей системы с возможностью удобного перехода между компонентами, разграничение доступа к объектам системы и оказали положительный эффект на общую исполнительскую дисциплину.

В ходе проекта были обучены сотрудники подразделений «Трест Запсибгидрострой» в Москве и Сургуте, которые являются основными пользователями внедренных решений.

Перспективы

Руководство «Трест Запсибгидрострой» проявляет заинтересованность в дальнейшем развитии системы DIRECTUM с учетом специфики работы предприятия. В качестве перспективы рассматривается проведение аудита внедренных ранее решений, а также оптимизация других бизнес-процессов компании с их последующей автоматизацией.