Внедрение системы DIRECTUM в ОАО «ОГК-4»

Компания Акелон завершила проект внедрения ECM-системы DIRECTUM в ОАО «ОГК-4», крупнейшей в России по объему продаж тепловой оптовой генерирующей компании. В рамках проекта автоматизированы процессы делопроизводства и управления совещаниями.

В результате совместной работы специалистов компаний Акелон и ОГК-4 были подготовлены проектные и технические решения, в соответствии с которыми была настроена и внедрена система. Во время проведения опытной эксплуатации были сделаны доработки, позволившие сделать внедряемые решения более удобными и функциональными.

Сейчас благодаря наличию системы DIRECTUM у нас есть возможность отслеживать всю историю переписки с контрагентами, контролировать своевременность выполнения сотрудниками поручений по резолюции и решений, принятых на совещаниях.

Исполнительный директор по капитальному строительству ОАО «ОГК-4» — Т.В. Липатов
Ведущий специалист Управления планирования и анализа инвестиций — К.В. Халимов

О заказчике

Открытое акционерное общество «Четвертая генерирующая компания оптового рынка электроэнергии» (ОАО «ОГК-4») — крупнейшая по объему продаж тепловая оптовая генерирующая компания в России. Объем электроэнергии, производимой на электростанциях Компании, составляет около 5% суммарного производства электроэнергии в стране.

В составе ОАО «ОГК-4» находятся уникальные по своим техническим и экономическим характеристикам электростанции: самая крупная в Евразии тепловая электростанция — Сургутская ГРЭС-2, установленная мощность которой составляет 4 800 МВт, а также Березовская ГРЭС, расположенная на территории с неисчерпаемыми запасами бурого угля Канско-Ачинского угольного разреза.

Ситуация

Одним из основных направлений деятельности ОАО «ОГК-4» на данный момент являются проекты по строительству замещающих мощностей на Сургутской ГРЭС-2, Шатурской и Яйвинской ГРЭС, а также по завершению строительства третьего энергоблока Березовской ГРЭС.

Проекты такого масштаба: длительность проекта, большое количество подрядных организаций, стоимость проекта — требуют очень тщательного контроля за выполнением, как плановых работ, так и решения оперативных вопросов, возникающих по ходу проекта.

По проектам регулярно проводятся совещания по решению оперативных и плановых вопросов. Протоколы таких совещаний могут быть на 6-7 листах. Своевременность и качество выполнения решений совещания играет огромную роль в успешном завершении проектов.

Зачастую требуется проследить переписку с подрядной организацией или контролирующим органом на протяжении всего проекта, а также проконтролировать исполнение поручений по резолюции руководителя.

Отследить и проконтролировать такое количество поручений без использования информационной системы задача весьма затруднительная.

Выбор

Проанализировав указанные выше сложности и связанные с ними риски, руководство компании ОГК-4 приняло решение о внедрении системы электронного документооборота.

Выбор в пользу системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM был сделан, исходя из опыта предприятий, уже использующих у себя эту систему и сравнительного анализа систем-конкурентов. Основными преимуществами системы DIRECTUM стали гибкость настроек, богатый функционал, логически понятный интерфейс при конкурентной ценовой политике.

Внедрение системы было осуществлено силами компании Акелон.

Анализ задач

На этапе исследования совместной рабочей группой, состоящей из консультантов компании Акелон и ведущих сотрудников Блока Инвестиций и Развития ОАО «ОГК-4», был определен круг задач проекта:

• перевод процессов делопроизводства в электронный вид: регистрация документов, вынесение резолюции, исполнение поручений.
• создание единого хранилища документов с возможностью их связывания и с гибкими возможностями доступа к ним;
• реализация механизма ведения реестра совещаний и их решений и жесткого контроля за соблюдением сроков их выполнения.

На основании анализа текущих бизнес-процессов компании и поставленных задач были сформулированы основные требования к системе, на основе которых было разработано техническое задание на внедрение DIRECTUM.

Платформа

DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

DIRECTUM является полноценной ECM-системой (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, подготовка и проведение совещаний и поддержка других процессов взаимодействия.

Решение

Для решения поставленных задач специалистами компании Акелон были настроены и внедрены базовые модули, >модуль «Канцелярия» и модуль «Управления совещаниями» системы DIRECTUM.

Для автоматизации процессов делопроизводства был использован модуль «Канцелярия», который был модифицирован с учетом специфики регистрации документов по проектам и особенностям вынесения резолюции в Блоке Инвестиций и Развития компании ОГК-4.

Кроме того, был разработан ряд новых отчетов, использующихся в компании ОГК-4 для анализа выполнения поручений по входящим документам.

Для делопроизводителей был настроен механизм автоматического создания из DIRECTUM события в календаре Outlook для организации совещаний (по входящим документам) у руководителей.

Большое значение в проекте предавалось автоматизации работы с совещаниями. Для учета всех особенностей ведения протоколов совещаний в Блоке Инвестиций и Развития модуль совещания был в значительной степени модифицирован:

• добавлена возможность группировки решений совещаний по различным уровням;
• добавлена возможность формирования нескольких видов протоколов;
• добавлена возможность копирования невыполненных решений предыдущего совещания;
• добавлена возможность предварительного просмотра протокола в интерактивном режиме;
• и др.

Также реализована интеграция DIRECTUM с Axapta в части синхронизации справочной информации о контрагентах ОАО «ОГК-4».

Результаты

Результатами внедрения системы DIRECTUM в ОАО «ОГК-4» стала автоматизация следующих процессов:

• регистрация и контроль исполнения входящих документов;
• согласование и регистрация исходящей корреспонденции;
• организация, проведение совещаний и контроль исполнения протоколов;

Система DIRECTUM развернута на всех рабочих местах сотрудников Блока Инвестиций и Развития и делопроизводителей исполнительного аппарата.

Перспективы

С конца октября 2010 года система DIRECTUM перешла в промышленную эксплуатацию. При этом проект активно развивается. В ближайших планах ОАО «ОГК-4» автоматизация процессов делопроизводства на всем предприятий, включая филиалы.