Внедрение системы DIRECTUM в ГК «Русское море»
Компания Акелон завершила проект внедрения ECM-системы DIRECTUM в группе компаний «Русское море». Под управление системы переведены процессы делопроизводства и работа с договорными документами, что позволило заказчику повысить качество ведения бизнеса и уровень корпоративной культуры сотрудников компании.
«Автоматизация договорного управления позволила нам значительно сократить сроки согласования договорных документов. Теперь нет необходимости многократно распечатывать договора и передавать их сотрудникам, участвующим в согласовании. Кроме того, очень удобно, что разработка была сделана с учетом того, что разные договорные документы у нас согласуют разные сотрудники. Если кто-то из работников переходит на другую должность либо увольняется, мы просто меняем ответственного в матрице согласования — и все работает корректно.
Также система DIRECTUM была интегрирована с нашим корпоративным порталом. Это позволяет нам автоматически публиковать документы на портале и поддерживать их актуальность. Таким образом, доступ к документам из системы DIRECTUM получают сотрудники удаленных подразделений и филиалов».
А.В. Филиппов, Директор департамента IT
О заказчике
Группа компаний «Русское море» (www.russianseagroup.ru) является одной из ведущих компаний на российском рынке продуктов питания и специализируется на производстве и поставке готовой рыбной продукции, охлажденной и свежемороженой рыбы и морепродуктов. Это вертикально интегрированная компания, работающая по трем основным направлениям: производство готовой рыбной продукции (компания «Русское море»), поставка охлажденной и свежемороженой рыбы и морепродуктов («Русская рыбная компания») и аквакультура («Русское море — Аквакультура»).
Группа компаний имеет более 30 офисов и филиалов на территории Российской Федерации. Общая численность персонала составляет более 1400 человек.
Ситуация
За последние годы ГК «Русское море» существенно выросла. Как следствие этого, значительно вырос объем документооборота как с контрагентами и партнерами, так и внутри самой компании. При таком развитии ситуации ведение традиционного бумажного документооборота уже не в полной мере обеспечивало выполнение высоких стандартов к качеству работы с документами, предъявляемых компанией.
Будучи передовой компанией с высококвалифицированным персоналом и современным стилем управления, ГК «Русское море» сделала ставку на использование новейших технических и технологических решений для автоматизации и оптимизации работы с документами. Руководство ГК «Русское море» также понимало, что в условиях жесткой конкуренции подобная стратегия будет дополнительным преимуществом компании. Поэтому было принято решение о необходимости внедрения системы класса ECM.
Выбор
На выбор ECM-системы DIRECTUM в качестве корпоративной системы электронного документооборота и управления взаимодействием в ГК «Русское море» повлияли следующие причины:
- большое количество успешных внедрений в различных секторах бизнеса;
- модульная архитектура и богатый, постоянно расширяемый функционал;
- отлаженная методология внедрения, поддержка и документированность;
- полное соответствие российским стандартам делопроизводства;
- соответствие текущей IT-инфраструктуре компании;
- простота в освоении и использовании.
Кроме того, система DIRECTUM оказалась наиболее привлекательной по экономическим показателям, т.е. стоимости лицензий, внедрения и поддержки. Все работы по консалтингу и внедрению системы были выполнены компанией Акелон, Генеральным партнером компании DIRECTUM.
Анализ задач
В рамках проекта внедрения консультантам Акелона совместно с рабочей группой Заказчика предстояло решить следующие задачи:
- перевести работу с документами в электронный вид;
- повысить оперативность подготовки и согласования договорных документов;
- свести к минимуму хождение бумажных документов, снизить вероятность их утери или порчи;
- полностью автоматизировать процессы делопроизводства и договорного управления;
- произвести интеграцию системы DIRECTUM с корпоративным порталом под управлением 1C:Bitrix.
Платформа
DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.
DIRECTUM является полноценной ECM-системой (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.
Решение
Для управления договорными документами для ГК «Русское море» было разработано специализированное решение на базе модуля «Управление договорами» системы DIRECTUM. Решение использует расширенную матрицу согласования, что позволяет гибко настраивать состав участников договорного процесса в зависимости от вида и параметров договорного документа.
Для автоматизации процессов работы с входящими, исходящими и внутренними документами был использован стандартный функционал модуля «Канцелярия» системы DIRECTUM, реализованный в полном соответствии с ГСДОУ. Данное решение предоставляет делопроизводителю весь требуемый функционал, позволяет эффективно работать с документами и формировать требуемую отчетность.
Для удобства массового доступа сотрудников ГК «Русское море» к организационно-распорядительным и информационно-справочным документам была реализована возможность автоматической публикации документов DIRECTUM на корпоративном портале под управлением 1C:Bitrix.
Специалистами Акелона были проведены работы по первоначальному заполнению ключевых справочников DIRECTUM путем автоматической загрузки данных из других используемых ГК «Русское море» корпоративных систем.
Также для исключения последующего дублирования ввода информации была осуществлена интеграция данных DIRECTUM и корпоративного портала 1C:Bitrix по подразделениям и сотрудникам компании. Разработка коннектора позволила DIRECTUM автоматически отслеживать изменение данных портала и актуализировать собственную базу.
Результаты
Благодаря использованию системы DIRECTUM процесс регистрации бумажных документов упростился, значительно сократилось время на поиск нужного документа, и была практически исключена необходимость работы с оригиналами. Это позволило одновременно организовать архивное хранение документов, уменьшить вероятность их потери и сократить издержки на многократное копирование. Канцелярия была полностью автоматизирована, и большая часть работы с входящими, исходящими и внутренними документами была переведена в электронный вид, включая вынесение резолюций и контроль их исполнения.
Перевод договорной работы в электронный вид с использованием ЭЦП позволил, прежде всего, сократить сроки согласования, повысить прозрачность и управляемость данного процесса. Благодаря разработанной матрице согласования, состав согласующих система определяет автоматически для каждого вида договорных документов. Все, что нужно сделать инициатору, чтобы запустить процесс согласования — это подготовить проект документа и отправить его по типовому маршруту. Далее система автоматически распределит работы между участниками процесса, а инициатор будет уведомлен о ходе работ и текущем месторасположении документа.
Дополнительно специалисты компании Акелон разработали ряд отчетов, позволяющих сотрудникам ГК «Русское море» формировать сводные таблицы по договорному документообороту, чтобы в любой момент получать актуальную информацию в различных разрезах.
Перспективы
ГК «Русское море» планирует поддерживать и развивать систему DIRECTUM, наращивать функционал, автоматизировать новые бизнес-процессы и подключать к системе удаленные филиалы.
Среди перспектив развития системы DIRECTUM в ГК «Русское море» можно отметить интеграцию с 1С 8.х и другими бизнес-приложениями, внедрение технологии быстрой идентификации документов RapID и бизнес-решения «DIRECTUM: Финансовый архив».