Внедрение системы DIRECTUM в Центре судебных и негосударственных экспертиз «ИНДЕКС»

Компания Акелон завершила проект внедрения ECM-системы DIRECTUM в Центре судебных и негосударственных экспертиз «ИНДЕКС». В рамках проекта были полностью автоматизированы процессы договорного управления, канцелярии и управления судебными делами.

«Благодаря внедрению системы DIRECTUM в нашей компании у сотрудников появилась возможность работать в общем информационном пространстве, улучшилось взаимодействие между отделами. Существенно упростилась работа с договорными документами и с документацией по судебным делам, руководителям отделов стало намного проще отслеживать ход выполнения работ и контролировать сроки.
Внедрение системы DIRECTUM позволило организовать архив, обозначить зоны ответственности сотрудников за хранение документов. Очень удобно, что теперь есть возможность оперативно получить доступ к любому документу, а также посмотреть информации о том, кто из сотрудников компании работал с ним.
В перспективе мы собираемся подключить к системе DIRECTUM другие филиалы Центра для улучшения взаимодействия с ними и совместного накопления базы знаний и базы клиентов».

Волощук Сергей Дмитриевич, Генеральный директор

О заказчике

Экспертный центр «ИНДЕКС» — ведущая экспертная организация в области строительной экспертизы, обследования и оценки собственности. За время своей активной работы с 1995 года Центром были выполнены десятки тысяч экспертиз и оценок различных объектов в России и странах ближнего зарубежья. Компания лицензирована во многих областях строительной и оценочной деятельности, имеет допуски к работам от СРО: строителей, проектировщиков, изыскателей, энергоаудиторов, оценщиков. Центр обладает необходимой материально-технической и лабораторной базой, что позволяет проводить экспертизы и исследования на самом высоком техническом и профессиональном уровне. Открыты самостоятельные, действующие на постоянной основе филиалы в 42-х крупнейших городах России.

Экспертный центр «Индекс» является динамично развивающейся компаний на своем рынке и ориентируется на самые жесткие мировые стандарты и на самый высокой уровень предоставляемых услуг, что является конкурентным преимуществом компании.

Сеть филиалов Центра насчитывает более 40 организаций на всей территории России.

Ситуация

Исходя из специфики работы компании, в ее деятельности возникает огромное количество взаимосвязанных процессов (договорная работа, работа с судебными делами, подготовка экспертных заключений и т.д.), которые требуют к себе постоянного внимания и своевременного контроля.

В связи с постоянным ростом количества проектов и необходимостью контролировать качество выполнения работ для поддержания высокого уровня предоставляемых услуг, и, соответственно, увеличением количества таких процессов и интенсивности документооборота, для руководства Центра стала очевидной необходимость кардинального совершенствования системы работы с документами, контроля исполнительской дисциплины и хода выполнения работ.

Так как Центр ведет работу с большим количеством государственных заказчиков, а также выполняет экспертизы по судебным делам, очень высока важность каждого бумажного документа, необходимость их тщательного хранения и отслеживания своевременного возврата контрагенту.

Выбор

Выбор был обусловлен задачами по улучшению управления постоянно растущей компанией, своевременного реагирования на изменение рынка и повышения конкурентоспособности. Руководством Центра судебных и негосударственных экспертиз «ИНДЕКС» было принято решение о внедрении современной корпоративной системы электронного документооборота, которая позволила бы не только организовать электронный архив для хранения документации (в том числе конструкторской), но и формализовать и автоматизировать ряд бизнес-процессов:

• договорная работа;
• работа с судебными делами;
• делопроизводство;
• контроль исполнительской дисциплины;
• подготовка экспертных заключений;
• и т.д.

Выбор был осуществлен по совокупности факторов, таких как:

• наличие готовых технических решений;
• наличие проработанных методик внедрения;
• возможности гибкой адаптации решений;

В результате отбора была выбрана система DIRECTUM, а в качестве системного интегратора была выбрана компания Акелон, Генеральный партнер компании DIRECTUM, осуществляющая внедрение по отлаженной методологии.

Анализ задач

В рамках исследования в экспертном центре «ИНДЕКС» рабочей группой Исполнителя и Заказчика были сформулированы основные задачи внедрения:

• автоматизировать работу с входящими, исходящими и внутренними документами, перевести процессы делопроизводства в электронный вид;
• повысить оперативность подготовки и согласования договорных документов, снизить вероятность потери документов;
• автоматизировать процессы работы с судебными делами и проведения экспертных работ;
• наладить контроль исполнения поручений и сроков исполнения работ по судебным делам и договорам;
• организовать архивное хранение документации, в том числе конструкторской;
• произвести интеграцию с учетной системой 1С для связывания справочников «Контрагенты» и «Реестр договоров», распределения платежей на договора и судебные дела, а также сопоставления нераспределенных платежей.

На основании этих задач и анализа бизнес-процессов компании были сформулированы основные требования к системе, на основе которых сотрудниками Акелон было разработано техническое задание на внедрение DIRECTUM.

Платформа

DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

DIRECTUM является полноценной ECM-системой (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решение

Для управления договорными документами модуль «Управление договорами» системы DIRECTUM был полностью кастомизирован в соответствии с потребностями бизнеса Заказчика.

Все справочники модуля подверглись модификации, был полностью переработан основной справочник «Договоры» и создан ряд новых компонент. Для реализации рассылки уведомлений о назначенных работах по договорам и о просроченных платежах и возникновении задолженности были созданы специализированные сценарии.

Для управления судебными делами было разработано отдельное специализированное решение «Управление судебными делами».

Оба эти решения позволяют вести реестры договоров и судебных дел, контролировать своевременное исполнение работ, фиксировать местонахождение документов по проектам, а также вести учет платежей и задолженность. Система DIRECTUM частично заменила функции учетной системы и позволила сделать учет прихода средств по договорам и судебным делам прозрачным и понятным, появилась возможность построения отчетов по всем платежам в различных разрезах для всестороннего анализа.

Для автоматизации процессов работы с входящими, исходящими и внутренними документами был использован стандартный функционал модуля «Канцелярия» системы DIRECTUM, реализованный в полном соответствии с ГСДОУ. Данное решение предоставило сотрудникам секретариата весь требуемый функционал, позволило эффективно работать с документами и быстро формировать отчетность.

В начале проекта предполагалось, что будет выполнена интеграция системы DIRECTUM и 1С 7.7, но в ходе его реализации уже на этапе опытной эксплуатации Заказчик принял решение о переходе на 1С 8.2, для чего потребовалось провести ряд дополнительных работ. Были разработаны механизмы связывания записей справочников «Контрагенты» и «Реестр договоров» с соответствующими записями справочников DIRECTUM, а также механизмы распределения и сопоставления платежей из 1С 8.2 на договора и судебные дела.

Результаты

Результатами внедрения системы DIRECTUM в экспертном центре «ИНДЕКС» стала автоматизация процессов регистрации, согласования и контроля исполнения входящих, внутренних и исходящих документов.

Процессы управления договорами и судебными делам стали более прозрачными и контролируемыми для руководства за счет автоматизированного контроля сроков проведения работ по ним и использования средств мониторинга. Повысилась исполнительская дисциплина, стало возможным отслеживать местонахождение бумажных документов и контролировать необходимость их возврата от контрагента.

Для нескольких сотрудников были проведены полные учебные курсы по работе с базовыми модулями системы DIRECTUM, модулем «Канцелярия» и модулем «Управление договорами». Все сотрудники компании прошли обучение основным принципам работы с системой DIRECTUM. Также было проведено ознакомление сотрудников с решениями по судебным делам и по договорам для максимально эффективного их использования.

Система DIRECTUM была развернута на рабочих местах всех сотрудников и с начала февраля 2011 г. запущена в промышленную эксплуатацию.

Перспективы

Центр судебных и негосударственных экспертиз «ИНДЕКС» планирует поддерживать и развивать систему DIRECTUM. Среди перспектив развития — подключение к системе всех филиалов, что позволит улучшить взаимодействие с ними, а также своевременно получать актуальную информацию, накапливать общую базу знаний и клиентов компании, хранить историю по каждому клиенту.

Также планируется разработка и внедрение сложных типовых маршрутов для сквозной автоматизации процессов управления судебными делами и договорами. Это позволит формализовать процессы управления судебными делами и договорами и объединить все отдельные действия, выполняемые в рамках работ по судебному делу либо по договору, в единый процесс.

Данная разработка обеспечит полную прозрачность и управляемость процесса, контроль за сроками исполнения каждой из поставленных задач, позволит оценить эффективность каждого сотрудника.

Также в Центре планируется активно использовать технологию RapID для быстрой идентификации документов при помощи штрих-кодов.