Внедрение системы DIRECTUM в банке «Открытие»

Компания Акелон завершила проект внедрения ECM-системы DIRECTUM в банке «Открытие» – одном из ведущих банков России. В результате проделанных работ были автоматизированы процессы делопроизводства, работа с договорными документами и доверенностями, а также проведение совещаний и заседаний.

О заказчике

Банк «Открытие» – коммерческий банк, который предлагает своим клиентам из числа физических лиц и предприятий МСБ линейку традиционных банковских продуктов, а также инвестиционные, пенсионные и страховые услуги. Ключевой акционер Банка – Финансовая Корпорация «Открытие», крупнейшая в России независимая полнофункциональная финансовая группа с суммарными активами около 2 трлн рублей. Банковский бизнес является одним из ключевых направлений деятельности ФК «Открытие», занимает 1 место среди крупнейших частных банков России и 4 – среди российских банковских групп.

Сайт компании: www.openbank.ru

Ситуация

«Открытие» – современный банк, активно использующий передовые технологии и решения для ведения бизнеса. В бэк-офисе банка использовались различные решения для управления контентом и взаимодействием (DocsVision, 1С), но по мере развития организации они перестали удовлетворять текущим и перспективным потребностям пользователей. Высшее руководство банка, анализируя текущее положение дел работы с документами и стремясь повысить эффективность бизнеса, выступило инициатором внедрения современной ECM-системы.

Выбор

Выбор был сделан в пользу системы DIRECTUM, которая отлично зарекомендовала себя в финансовой отрасли и полностью соответствовала предъявленным требованиям. Проект стартовал в сентябре 2013 года. Все работы по внедрению были поручены специалистам компании Акелон.

Анализ задач

Основные требования, которые предъявлялись к системе электронного документооборота в банке «Открытие»:

• Упорядочить работу с документами в организации, обеспечить хранение документов в единой базе, сократить внутренний бумажный документооборот, а также время на создание и поиск документов.
• Оптимизировать работу делопроизводителей: упростить регистрацию документов, отправку на ознакомление, рассмотрение, исполнение; минимизировать количество бумажных копий документов, обеспечить удобство контроля исполнения поручений, а также возможность оперативной подготовки отчетности для контроля и анализа данных.
• Организовать процессы согласования внутренних нормативных и договорных документов, сделать процессы согласования прозрачными и удобными для пользователей, обеспечить оперативный контроль состояния и сроков согласования.
• Упорядочить процесс проведения совещаний, обеспечить быструю массовую рассылку материалов совещания, упростить подготовку протоколов и контроль исполнения принятых решений, ограничить доступ к материалам совещаний в разрезе участников.
• Обеспечить ведение единого реестра доверенностей, ускорить процесс согласования, организовать контроль доверенностей с истекающим сроком и, как следствие, их своевременное продление или отзыв доверенностей.
• Осуществить интеграцию систем DIRECTUM и 1С в части организационной структуры, контрагентов и договоров.

Платформа

DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами. Организация и контроль деловых процессов на основе workflow, опора на российские стандарты в сфере делопроизводства, разработка готовых к применению бизнес-решений, постоянное совершенствование технологий и партнерство с ведущими разработчиками и интеграторами гарантируют максимальный эффект от внедрения системы DIRECTUM.

На базе системы DIRECTUM разрабатывается широкий набор бизнес-решений, направленных на решение бизнес-задач с определенным бизнес-эффектом.

Система DIRECTUM поддерживает возможность интеграции с ERP-системами и другими составными частями ИТ-инфраструктуры организации по различным направлениям.

Решение

Для решения поставленных задач были использованы возможности базовых модулей системы DIRECTUM, а также модулей «Классическое делопроизводство», «Управление договорами», «Управление совещаниями и заседаниями», «Управление доверенностями».

Классическое делопроизводство

С помощью модуля «Классическое делопроизводство» была автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией, а также процессы согласования внутренних нормативных документов.

В связи с большим объемом документооборота, одним из основных требований к работе делопроизводителей в системе было максимально упростить и ускорить процесс регистрации документов. Для этого был разработан сценарий, автоматизирующий занесение отсканированных документов в систему и связывающий их с соответствующей РКК. При сканировании документы помещаются в папку на локальном диске. При запуске сценария запрашивается папка, из которой необходимо осуществить загрузку файлов. После выбора папки документы заносятся в систему и связываются с соответствующей РКК.

Большое внимание в проекте уделялось автоматизации процессов согласования внутренних нормативных документов. Для повышения удобства работы пользователей, участвующих в согласовании, был разработан специализированный типовой маршрут, включающий в себя: автоматическое создание отдельных версий документов для каждого из согласующих, последующее автоматическое объединение версий в одну итоговую.Реализована возможность делегирования права согласования другому сотруднику, а также возможность для инициатора в любой момент забрать документ на доработку, остановив при этом процесс согласования.

Согласование документа происходит следующим образом: пользователь, при получении задания на согласование внутреннего документа, редактирует свою, отдельную версию документа.

В случае необходимости передать право согласования другому сотруднику, согласующий может выполнить свое задание с результатом «Делегировать» и указанием сотрудника, которому передается право согласования. Ему поступит аналогичное задание, а первоначальный согласующий больше не будет участвовать в процессе согласования текущего документа.После согласования все версии документа автоматически объединяются в одну итоговую, которая содержит замечания всех согласующих, и задание на обработку документа направляется инициатору.

Также в рамках согласования документов реализована возможность для инициатора в любой момент самостоятельно забрать проект документа на доработку. Для этого следует нажать на кнопку «Забрать на доработку» в карточке документа и через незначительный промежуток времени инициатор получит задание на доработку документа в системе. При этом текущий круг согласования завершается. Данная модификация выполнена с целью ускорения процесса в случае наличия критичных изменений и исключения дублирования замечаний.

Управление договорами

Автоматизация процесса согласования договорных документов была выполнена по тому же принципу, что и согласование внутренних нормативных документов.

Дополнительно реализована возможность согласования типовых и нетиповых, а также срочных договоров. Для этого в карточку договорного документа добавлены признаки «Типовой» и «Срочно».

Для упрощения процедуры регистрации договорных документов было реализовано автоматическое создание записи в реестре договоров. Запись в справочнике «Договоры» создается при сохранении карточки договорного документа, основная часть реквизитов в справочнике недоступна для изменения, что гарантирует неизменность и полное совпадение информации в документе и записи в реестре, а также исключает ошибки пользователей.

Управление совещаниями и заседаниями

Для повышения эффективности деятельности организации было необходимо оптимизировать работу по совещаниям и заседаниям. До автоматизации процесса, секретари совещаний выполняли большое количество рутинных операций вручную: сбор материалов, подготовка документов к совещанию, рассылка.

Разработанное решение по совещаниям позволило сотрудникам значительно сократить время на подготовку и рассылку материалов, а также на сбор результатов и отправку решений на исполнение, полностью исключило дублирование информации. Реализована возможность работы с неавтоматизированными участниками совещания. Конфиденциальность совещаний обеспечивается гибко настроенным разграничением прав доступа. Полностью автоматизировано формирование основных документов по совещаниям: повестки, протокола и выписок. Разработанное решение обеспечивает возможность проведения как очного, так и заочного совещания (электронного голосования). Для электронного голосования разработана система автоматического учета голосов и анализа результатов голосования. Дополнительно, система позволяет формировать объемные протоколы, содержащие в себе полные тексты рассмотренных решений на совещании.

На совещаниях рассматриваются вопросы из повестки совещания. Для реализации возможности работы в системе с вопросами совещаний был разработан справочник «Вопросы совещаний». Вопрос совещания в системе может создать любой сотрудник банка.К вопросу можно привязать произвольное количество документов – сопутствующих материалов и проектов решений по кнопке «Эл. документы».

Для проведения совещания в системе был разработан справочник «Совещания и заседания» (на основе стандартного справочника модуля «Управление совещаниями и заседаниями»).

В справочнике задаются основные параметры совещания – дата, время и место проведения, состав участников, рассматриваемые вопросы. Признак «Электронное голосование» устанавливается, если совещание проводится в заочной форме.Для классификации совещаний по коллегиальным органам был разработан справочник «Типы совещаний», в котором определяется состав участников совещания для каждого типа по умолчанию.

Работа по совещаниям проходит в рамках разработанного типового маршрута. При старте задачи учитывается состояние вложенной в задачу записи справочника «Совещания и заседания», которое и определяет маршрут. Неавтоматизированным пользователям информация отправляется на электронную почту от имени секретаря.

В системе реализована возможность проведения электронного голосования – каждый из участников совещания получает задание на голосование и может выполнить его с одним из результатов: «За» или «Против».При окончании голосования, системой производится подсчет голосов, и результаты автоматически записываются в матрицу голосования, которая далее направляется секретарю для анализа.

Данные из матрицы голосования используются для автоматического формирования протокола совещания.Для реализации возможности автоматического формирования объемных протоколов совещания, содержащих в себе тексты других документов – проектов решений, была доработана закладка «Протокол» в справочнике «Совещания и заседания». К каждой строке в таблице с решениями можно привязать электронный документ.

При формировании протокола, в части описания решений по соответствующим вопросам будут добавлены тексты всех привязанных на закладке «Протокол» документов.

Управление доверенностями

Разработано решение по управлению доверенностям, позволяющее создавать, согласовывать и хранить доверенности в системе. Автоматизированы процессы отзыва доверенностей.

Разработан ТКЭД «Доверенность» на основе стандартного ТКЭД модуля «Управление доверенностями». Отправка доверенности на согласование осуществляется из карточки документа по кнопке «Задача».

Для реализации отзыва доверенности были разработан типы карточек документов «Извещение об отзыве» и типовой маршрут «Отзыв доверенности». Если необходимо отозвать оформленную доверенность, то следует создать электронный документ с видом «Извещение об отзыве» и заполнить все необходимые поля карточки. Для запуска процесса отзыва доверенности необходимо нажать кнопку «Отозвать».

Интеграция

Интеграция системы DIRECTUM и 1С реализована в двух режимах: онлайн и оффлайн. Оффлайн синхронизация происходит на сервере по расписанию каждый час. Тем самым обеспечивается актуальность необходимых данных в системе DIRECTUM, с требуемым интервалом. При синхронизации с 1С 8.2 в системе DIRECTUM автоматические генерируются пользователи, что дает возможность подключаться всем сотрудникам банка без каких-либо дополнительных манипуляций администратора системы.

Инструкции

Для быстрого обучения рядовых пользователей работе в системе, специалистами компании Акелон совместно с ключевыми сотрудниками со стороны банка, были разработаны инструкции максимально доступно и наглядно описывающие типовые сценарии работы в системе. Все инструкции выполнены в виде описания этапов каждого процесса для получения результата, каждый этап содержит скриншот и комментарий.

Результаты

Работы по внедрению выполнены в полном объеме, система переведена в промышленную эксплуатацию.

На момент завершения проекта внедрения в системе работает более 300 сотрудников банка. Стоит отметить, что пользователи активно работают в единой системе и за период опытно-промышленной эксплуатации, было зарегистрировано 26 829 входящих/исходящих писем, 1 809 внутренних документов, 1 484 договора. Организовано 16 совещаний. Всего за период ОПЭ в системе было создано 33 260 электронных документов.

Перспективы

В качестве дальнейшего развития системы DIRECTUM, банк «Открытие» планирует ее тиражирование в территориальных отделениях, а также в других структурных подразделениях банка.