Внедрение межкорпоративного финансово-учетного документооборота на базе DIRECTUM в ЗАО «DKC»
Группа компаний ДКС (ГК ДКС) и компания Акелон завершили проект автоматизации межкорпоративного финансово-учетного документооборота (МФУД) на базе системы DIRECTUM и оператора электронного документооборота «Диадок». Этот проект продолжил автоматизацию процессов ГК ДКС, начатую в 2012-2013 гг. с внедрения других решений системы DIRECTUM.
О заказчике
АО «Диэлектрические кабельные системы» — крупнейший производитель кабеленесущих систем и низковольтного оборудования в России и Европе, с развитой сетью региональных представительств и дистрибьюторов.
В 2015 г. одним из направлений развития ГК ДКС стала автоматизация межкорпоративного финансово-учетного документооборота. Сначала внедрили систему на предприятия, которые входят в группу компаний ДКС. Далее подключили к процессу и внешних контрагентов.
Сайт компании: dkc.ru
Ситуация
Бизнес ДКС активно развивается: постоянно расширяется ассортимент продукции, наращиваются складские и производственные мощности, открываются новые филиалы, расширяется партнерская и дистрибьюторская сеть. Товарооборот увеличивается, вместе с этим масштаб бизнеса, объем и скорость документооборота.
На первый план выходит снижение:
- прямых издержек на печать, доставку, хранение и уничтожение первичных финансовых документов,
- случаев потерь бумажных документов и организацию их повторной выписки и отправки,
- временных издержек на проверку возврата оригиналов бумажных документов,
- трудозатрат на подготовку к проверкам,
- рисков доначисления НДС и налога на прибыль из-за возможной утраты бумажных документов и долгим сроком предоставления оригиналов.
Выбор
При выборе платформы ориентировались на развитие уже существующих в компании информационных решений. Важным фактором для ДКС было наличие у системы DIRECTUM готового бизнес-решения «Финансовый архив», коннекторов к учетным системам и оператору «Диадок».
Выбрали компанию Акелон для внедрения, не сомневаясь: много успешных проектов по оптимизации документооборота на платформе DIRECTUM и положительный опыт взаимного сотрудничества в 2012-2013 гг..
50% контрагентов ГК ДКС работают через оператора ЭДО «Диадок». Именно он был выбран как сервис обмена документами с контрагентами.
Анализ задач
На старте проекта были определены следующие задачи:
- Обеспечить электронный юридически значимый документооборот между 5 юридическими лицами ГК ДКС и контрагентами.
- Автоматизировать процессы согласования, подписания и регистрации бумажных и электронных финансово-учетных документов в единой системе.
- Организовать электронный архив финансово-учетных документов внутри компании.
Решение
Для решения задач использовали модуль системы Directum «Финансовый архив», который дополнительно адаптировали под внутренние бизнес-процессы компании. Таким образом удалось провести комплексную автоматизацию работы как с бумажными, так и электронными документами. Движение первичных документов (счета-фактуры, товарные накладные, акты выполненных работ, УПД) в электронном виде реализовали и внутри организации и между контрагентами.
В ходе проекта автоматизировались следующие бизнес-процессы:
- обработка поступивших от контрагентов документов,
- отправка документов контрагентам,
- внесение корректировок в документы,
- аннулирование документов.
Для удобства работы пользователей и уменьшения количества ошибок реализована интеграция системы DIRECTUM с учетными системами - SAP ERP, 1С.
Работа со входящими документами
- 1. Первичные документы поступают как в бумажном, так и в электронном виде через оператора ДИАДОК.
- 2. В центре обработки документов, специально выделенном структурном подразделении компании, поступившие бумажные документы переводятся в электронный вид. На документы наклеиваются штрих-код затем происходит сканирование. Бумажный оригинал размещается в архиве. При этом, внутри организации далее движется только электронный образ документа, который заносится в систему DIRECTUM.
- 3. Электронные документы, поступившие через сервис обмена, сразу попадают в систему DIRECTUM.
- 4. Дальнейшая работа с документом не зависит от способа, которым он проступил в компанию.
- 5. В электронном виде документ проходит все этапы проверки и согласования. После чего передается в бухгалтерию для учета.
- 6. Для того, чтобы сократить время обработки документов в бухгалтерии, реализована интеграция между системой DIRECTUM и учетными системами SAP ERP и 1С. Таким образом можно перейти из документа DIRECTUM в учетную систему и создать/открыть соответствующий ведущий документ: «Счет-фактура», «Акт выполненных работ» или «Товарная накладная».
Работа с исходящими документами
- 1. Первоначально исходящие финансово-учетные документы формируются в учетных системах. Для согласования и подписания они выгружаются в систему DIRECTUM. Из SAP ERP документы выгружаются с помощью веб-сервисов интеграции DIRECTUM. Из 1С с помощью стандартного коннектора к 1С.
- 2. В системе DIRECTUM документы согласовываются и подписываются ответственными лицами.
- 3. Бумажные документы распечатываются и отправляются контрагентам. После отправки выполняется контроль возврата оригинала. При получении подписанный контрагентом документ сканируется и заносится в систему DIRECTUM. Штрихкод помогает автоматически связать подписанную версию с нужным оригиналом в системе.
- 4. Если контрагент поддерживает работу с документами в электронном виде, то отправка происходит через оператора ДИАДОК. После обработки документов контрагентом результат подписания автоматически загружается в DIRECTUM, а в учетной системе проставляется отметка.
Аннулирование электронных документов
В системе DIRECTUM осуществлен функционал обработки запросов на аннулирование от контрагентов и аннулирования документов в ходе их обработки в ГК ДКС.
Архивное хранение
Все финансово-ученые документы хранятся в DIRECTUM с учетом номенклатуры дел финансовых документов. При поступлении документа в систему он автоматически относится к соответствующему делу в зависимости от определенных критериев.
Результаты
В ноябре 2016 г. система была запущена в опытно-промышленную эксплуатацию. В результате начал работу Центр обработки документов, благодаря которому снизились риски потери и порчи документов. Между двумя предприятиями ГК ДКС документооборот первичных документов был запущен в электронном виде. К концу 2016 года электронный документооборот был запущен между всеми пятью предприятиями ГК ДКС.
По результатам проекта ГК ДКС получила решение по обмену финансово-учетными документами в электронном виде. Это существенно сократило поток бумажных документов, уменьшилось время на рассмотрение и их согласование, обеспечило 100% наличие оригиналов и снизило прямые издержки на печать и доставку.
Организация единого архива документов сформировала единую номенклатуру дел по финансово-учетным документам внутри группы компаний. Поиск и время на подготовку к налоговым и аудиторским проверкам значительно сократились.