Внедрение межкорпоративного финансово-учетного документооборота на базе DIRECTUM в ЗАО «DKC»

Группа компаний ДКС (ГК ДКС) и компания Акелон завершили проект автоматизации межкорпоративного финансово-учетного документооборота (МФУД) на базе системы DIRECTUM и оператора электронного документооборота «Диадок». Этот проект продолжил автоматизацию процессов ГК ДКС, начатую в 2012-2013 гг. с внедрения других решений системы DIRECTUM.

О заказчике

АО «Диэлектрические кабельные системы» — крупнейший производитель кабеленесущих систем и низковольтного оборудования в России и Европе, с развитой сетью региональных представительств и дистрибьюторов.

В 2015 г. одним из направлений развития ГК ДКС стала автоматизация межкорпоративного финансово-учетного документооборота. Сначала внедрили систему на предприятия, которые входят в группу компаний ДКС. Далее подключили к процессу и внешних контрагентов.

Сайт компании: dkc.ru

Ситуация

Бизнес ДКС активно развивается: постоянно расширяется ассортимент продукции, наращиваются складские и производственные мощности, открываются новые филиалы, расширяется партнерская и дистрибьюторская сеть. Товарооборот увеличивается, вместе с этим масштаб бизнеса, объем и скорость документооборота.

На первый план выходит снижение:

• прямых издержек на печать, доставку, хранение и уничтожение первичных финансовых документов,
• случаев потерь бумажных документов и организацию их повторной выписки и отправки,
• временных издержек на проверку возврата оригиналов бумажных документов,
• трудозатрат на подготовку к проверкам,
• рисков доначисления НДС и налога на прибыль из-за возможной утраты бумажных документов и долгим сроком предоставления оригиналов.

Выбор

При выборе платформы ориентировались на развитие уже существующих в компании информационных решений. Важным фактором для ДКС было наличие у системы DIRECTUM готового бизнес-решения «Финансовый архив», коннекторов к учетным системам и оператору «Диадок».

Выбрали компанию Акелон для внедрения, не сомневаясь: много успешных проектов по оптимизации документооборота на платформе DIRECTUM и положительный опыт взаимного сотрудничества в 2012-2013 гг..

50% контрагентов ГК ДКС работают через оператора ЭДО «Диадок». Именно он был выбран как сервис обмена документами с контрагентами.

Анализ задач

На старте проекта были определены следующие задачи:

• Обеспечить электронный юридически значимый документооборот между 5 юридическими лицами ГК ДКС и контрагентами.
• Автоматизировать процессы согласования, подписания и регистрации бумажных и электронных финансово-учетных документов в единой системе.
• Организовать электронный архив финансово-учетных документов внутри компании.

Решение

Для решения задач использовали модуль системы Directum «Финансовый архив», который дополнительно адаптировали под внутренние бизнес-процессы компании. Таким образом удалось провести комплексную автоматизацию работы как с бумажными, так и электронными документами. Движение первичных документов (счета-фактуры, товарные накладные, акты выполненных работ, УПД) в электронном виде реализовали и внутри организации и между контрагентами.

В ходе проекта автоматизировались следующие бизнес-процессы:

• обработка поступивших от контрагентов документов,
• отправка документов контрагентам,
• внесение корректировок в документы,
• аннулирование документов.

Для удобства работы пользователей и уменьшения количества ошибок реализована интеграция системы DIRECTUM с учетными системами - SAP ERP, 1С.

Работа со входящими документами

• 1. Первичные документы поступают как в бумажном, так и в электронном виде через оператора ДИАДОК.
• 2. В центре обработки документов, специально выделенном структурном подразделении компании, поступившие бумажные документы переводятся в электронный вид. На документы наклеиваются штрих-код затем происходит сканирование. Бумажный оригинал размещается в архиве. При этом, внутри организации далее движется только электронный образ документа, который заносится в систему DIRECTUM.
• 3. Электронные документы, поступившие через сервис обмена, сразу попадают в систему DIRECTUM.
• 4. Дальнейшая работа с документом не зависит от способа, которым он проступил в компанию.
• 5. В электронном виде документ проходит все этапы проверки и согласования. После чего передается в бухгалтерию для учета.
• 6. Для того, чтобы сократить время обработки документов в бухгалтерии, реализована интеграция между системой DIRECTUM и учетными системами SAP ERP и 1С. Таким образом можно перейти из документа DIRECTUM в учетную систему и создать/открыть соответствующий ведущий документ: «Счет-фактура», «Акт выполненных работ» или «Товарная накладная».

Работа с исходящими документами

• 1. Первоначально исходящие финансово-учетные документы формируются в учетных системах. Для согласования и подписания они выгружаются в систему DIRECTUM. Из SAP ERP документы выгружаются с помощью веб-сервисов интеграции DIRECTUM. Из 1С с помощью стандартного коннектора к 1С.
• 2. В системе DIRECTUM документы согласовываются и подписываются ответственными лицами.
• 3. Бумажные документы распечатываются и отправляются контрагентам. После отправки выполняется контроль возврата оригинала. При получении подписанный контрагентом документ сканируется и заносится в систему DIRECTUM. Штрихкод помогает автоматически связать подписанную версию с нужным оригиналом в системе.
• 4. Если контрагент поддерживает работу с документами в электронном виде, то отправка происходит через оператора ДИАДОК. После обработки документов контрагентом результат подписания автоматически загружается в DIRECTUM, а в учетной системе проставляется отметка.

Аннулирование электронных документов

В системе DIRECTUM осуществлен функционал обработки запросов на аннулирование от контрагентов и аннулирования документов в ходе их обработки в ГК ДКС.

Архивное хранение

Все финансово-ученые документы хранятся в DIRECTUM с учетом номенклатуры дел финансовых документов. При поступлении документа в систему он автоматически относится к соответствующему делу в зависимости от определенных критериев.

Результаты

В ноябре 2016 г. система была запущена в опытно-промышленную эксплуатацию. В результате начал работу Центр обработки документов, благодаря которому снизились риски потери и порчи документов. Между двумя предприятиями ГК ДКС документооборот первичных документов был запущен в электронном виде. К концу 2016 года электронный документооборот был запущен между всеми пятью предприятиями ГК ДКС.

По результатам проекта ГК ДКС получила решение по обмену финансово-учетными документами в электронном виде. Это существенно сократило поток бумажных документов, уменьшилось время на рассмотрение и их согласование, обеспечило 100% наличие оригиналов и снизило прямые издержки на печать и доставку.

Организация единого архива документов сформировала единую номенклатуру дел по финансово-учетным документам внутри группы компаний. Поиск и время на подготовку к налоговым и аудиторским проверкам значительно сократились.