Внедрение договорного управления на платформе SharePoint 2007 в компании Amway

Успешно завершен проект внедрения договорного управления на платформе Microsoft SharePoint в компании Amway. Силами компании Акелон было создано решение для инициации, согласования и утверждения договоров, управления бюджетами подразделений и работы с платежами по договорам. Также была произведена миграция данных из существовавшего реестра договоров и интеграция с финансово-учетной системой 1С 8.1.

«Специалисты компании Акелон совместно с нашей рабочей группой предложили ряд интересных решений и полностью выполнили разработку и адаптацию. Решение на платформе SharePoint 2007 было тесно интегрировано с финансово-учетной системой 1С 8.1. Также в систему были загружены данные о договорах, созданных за последние несколько лет, что дало возможность непосредственно начать использовать аналитические возможности решения, не дожидаясь накопления информации по вновь созданным договорам. Отдельно хотелось бы отметить высокое качество сопроводительной документации к разработанному решению.
Сейчас вся работа с договорами и финансовый контроль платежей по ним осуществляется в системе, и мы уже видим первые результаты. В ближайшее время мы планируем использовать разработанное решение в качестве базового для организации полноценной системы электронного документооборота и внутреннего взаимодействия между сотрудниками».

Вера Крылова, Финансовый директор

О заказчике

Компания Amway является частью группы компаний Alticor со штаб-квартирой в городе Эйда, штат Мичиган, США.

Группа компаний Alticor насчитывает более 13 000 сотрудников и дает возможность стать независимыми предпринимателями более чем 3 миллионам людей более чем в 80 странах мира. Компания Amway реализует свыше 450 продуктов, среди которых основное место занимает продукция для поддержания красоты и здоровья торговых марок NUTRILITE™ и ARTISTRY™.

Amway — одна из ведущих компаний прямых продаж с 1959 года, объемы продаж которой равны 8.3 миллиардам долларов США (по итогам 2009 финансового года). Компания активно сотрудничает с сотнями ученых, улучшающих качество продукции, и владеет 600 патентами.

Все более возрастающий спрос на продукцию Amway в России, рост числа независимых предпринимателей и уровня экономического развития страны привели к необходимости физического присутствия компании не только в столице, но и в различных регионах России. Сейчас торговые центры и филиалы компании Amway располагаются более чем в десяти регионах страны.

Ситуация

Из-за существования большого количества подразделений в регионах и необходимости согласовывать договорные и платежные документы с центральным офисом, в компании случались задержки согласования и проведения оплаты.

Нигде не накапливалась информация по проектам договоров, не прошедших согласование, т.к. регистрация производилась только после утверждения. История согласования не хранилась, и не попадала ни в какие отчеты.

Также требовалось контролировать платежи по договорам на предмет соответствия заявленной сумме. Эти операции занимали значительное время финансовых контролеров, и существовал риск допустить ошибку при подсчете.

Выбор

В связи с территориальной распределенностью филиалов и торговых центров компании Amway при выборе платформы было выдвинуто требование о том, что система должна иметь удобный веб-интерфейс и легко масштабироваться для последующего развития и тиражирования решения.

Так как корпоративный центр компании Amway находится в США, при выборе предпочтение отдавалось зарубежным системам.

После сравнения ряда систем была выбрана платформа Microsoft SharePoint 2007, как наиболее современная и отвечающая всем требования компании Amway. Решение было принято с учетом перспективы объединения разрабатываемой системы с подобными системами на SharePoint 2007, уже внедренных в других офисах компании в Западной Европе и Америке.

Анализ задач

Руководящими сотрудниками финансового департамента и бухгалтерии компании Amway был определен ряд первостепенных задач, которые планировалось решить с использованием платформы SharePoint.

На этапе внедрения задачи были проанализированы и уточнены. Среди них:

• создание общего реестра договоров;
• создание общего реестра счетов;
• создание общего реестра заявок на закупку;
• интеграция с финансово-учетной системой 1С 8.1;
• миграция данных из существующего реестра договоров в новую систему;
• автоматизация процесса инициации, согласования и утверждения договора с последующей автоматической регистрацией в 1С;
• автоматизация процесса согласования и утверждения заявок на оплату с передачей в клиент-банк и фиксацией факта оплаты в 1С 8.1;
• осуществление финансового контроля за соответствием сумм договоров соответствующим бюджетам;
• учет объема плановых и фактических платежей по каждому договору.

Платформа

Microsoft SharePoint 2007 — это платформа, которая дает возможность увеличить производительность труда за счет использования интегрированного набора гибких функций, обеспечивает поддержку совместной работы в самом широком смысле этого слова и помогает коллегам, партнерам и клиентам организовывать взаимодействие новым, более эффективным способом.

Вне зависимости от того, как используется SharePoint 2007 — с персонального компьютера, браузера или мобильного устройства, — работа ведется в хорошо знакомой и интуитивно понятной рабочей среде, помогающей увеличивать эффективность работы в масштабах всей организации.

SharePoint 2007 обеспечивает единую масштабируемую инфраструктуру и гибкие варианты развертывания.

Решение

Для эффективного решения всех поставленных задач функциональности стандартного визуального редактора SharePoint Designer 2007 было недостаточно, так как требовалась значительная кастомизация, в частности — улучшение эргономики решения, сложная маршрутизация задач и наличие обязательных проверок при вводе информации. На этапе разработки и адаптации специалистами компании Акелон в системе были настроены рабочие процессы для работы с договорами и с заявками на оплату, были добавлены реестры договоров, заявок на оплату и заявок на закупку.

Реестры договоров

Отличительной особенностью карточек реестров стало наличие большого количества проверок, не позволяющих ввести ошибочные данные о документе. Все записи реестров нумеруются автоматически в соответствии с заданными правилами.

• приложенных документах;
• CER (запросах на капитальные расходы);
• заявках на закупки;
• связанных договорах.

В системе есть возможность просмотра всего семейства договоров — например, если необходимо просмотреть все приложения к выбранному договору либо найти ведущий договор. Работа ведется одновременно в пяти разных валютах, и суммы автоматически пересчитываются в соответствии с установленным курсом. Также к любому документу можно распечатать лист согласования и посмотреть историю переписки по нему.

Реализован выбор записей для реквизитов типа «справочник». Настраиваемые представления позволяют удобно работать со списочным представлением.

В системе есть возможность просмотра всего семейства договоров — например, если необходимо просмотреть все приложения к выбранному договору либо найти ведущий договор. Работа ведется одновременно в пяти разных валютах, и суммы автоматически пересчитываются в соответствии с установленным курсом. Также к любому документу можно распечатать лист согласования и посмотреть историю переписки по нему.

Workflow

Рабочие процессы гибко изменяются в зависимости от исходных данных о согласуемом документе, наличия дополнительных согласующих, суммы, указанной в документе, и т.д. В процессе работы с заявками на оплату после согласования и утверждения заявки она передается в 1С, формируется платежное поручение и данные передаются в систему клиент-банк. После перечисления денежных средств в системе делается отметка о факте оплаты в 1С 8.1 и из соответствующего бюджета заявки на покупку списывается указанная сумма.

Реализованы три ключевые бизнес-процесса:

• Согласование договоров;
• Согласования заявок на оплату;
• Регистрация заявок на закупку/CER.

Workwlow реализованы на платформу Windows Workflow Foundation. Фрагмент рабочего процесса:

Создана индивидуальна форма задания по процессам. С ее помощью можно ознакомиться с тестом и сроками задания, перейти к согласуемым документам, добавить свои комментарии, просмотреть историю переписки в рамках процесса согласования. При выполнении задания есть возможность выбора параметров и результатов выполнения, которые определяют дальнейший ход процесса.

Информация о любом задании дублируется на электронный почтовый адрес сотрудника. Сотрудник получает напоминание при просрочке какого-либо задания.

Также было настроено разделение прав доступа к документам и записям реестров для обеспечения конфиденциальности информации.

Реализован отчет, который позволяет просмотреть историю переписки в рамках процесса согласования договора и результаты выполнения заданий на согласование другими сотрудниками, а также сравнить фактические и плановые даты выполнения заданий. Также реализован отчет «Лист согласования».

Работники и замещение

Для обеспечения непрерывности процессов управления в системе был разработан функционал, позволяющий настроить замещение для сотрудников, уходящих в отпуск, на больничный либо отсутствующих по другим причинам, а также были добавлены календари рабочего времени, учитывающие территориальное расположение сотрудника для автоматического вычисления сроков выполнения задач.

Интеграция с 1С

Была осуществлена интеграция с 1С 8.1 для повышения прозрачности управления (в том числе реализована автоматическая синхронизация информации о контрагентах между 1С и SharePoint) и выполнена миграция данных из реестра договоров за последние несколько лет с сопоставлением и связыванием при конвертации с договорами в 1С (около 10 000 записей). Организация единого информационного пространства позволила исключить дублирование информации и снизить трудоемкость операция по ведению общих справочников.

Итог

Для сотрудников Amway были разработаны подробные инструкции по работе с решением.

Все это — рабочие процессы, напоминания, полностью переработанный интерфейс и т.д. — нацелено в первую очередь на повышение эффективности и скорости работы сотрудников, а значит — на увеличение конкурентоспособности компании.

Результаты

Система была запущена в опытную эксплуатацию в начале марта 2011 года. Одновременно к работе в системы было привлечено около 120 пользователей. После двух недель опытной эксплуатации в системе работает около 250 пользователей, из которых приблизительно половина — сотрудники филиалов в регионах.

За две недели в системе было создано и согласовано более 200 договоров и 400 заявок на закупку и проведено свыше 350 заявок на оплату. В целом отмечается значительное сокращение времени на согласование и увеличение скорости проведения платежей.

Перспективы

По итогам проекта планируется активно развивать созданное решение. В ближайшее время на базе платформы SharePoint 2007 будет организован внутренний портал для взаимодействия и коллективной работы сотрудников и внедрен полноценный электронный документооборот.

В текущий момент обсуждается необходимость расширения системы управления мастер-данными, а также подключение к ней прочих систем компании.

Между компанией Акелон и компаний Amway был заключен договор сервиса для дальнейшей поддержки и развития системы.