Внедрение DIRECTUM в Пронто-Москва

В медиа-холдинге «Пронто-Москва» успешно завершился проект автоматизации процесса подбора персонала. Специалистами компании Акелон было разработано специализированное решение на базе системы DIRECTUM, позволившее формализовать и упростить этот процесс.

«Автоматизация процесса подбора персонала — это первый шаг к полноценному использованию системы DIRRECTUM в качестве корпоративной системы управления контентом и взаимодействием. Благодаря решению, созданному специалистами компании Акелон на базе системы DIRECTUM, процесс работы по поиску кандидата на конкретную должность стал полностью прозрачным и понятным. Ценно и то, что сам процесс, наконец, был описан и формализован для единого понимания всеми сотрудниками.
Очень удобно, что система предоставляет широкие возможности для интеграции с другим программным обеспечением, например, автоматическое создание встреч в MS Outlook в зависимости от назначенного времени собеседования. Сейчас мы обсуждаем вопрос об интеграции DIRECTUM и Axapta для автоматического переноса финансовой информации между системами.
В будущем мы планируем автоматизировать и другие процессы, например, управление договорами, работу с входящими и исходящими письмами, согласование внутренних заявок на установку технического и программного обеспечения. Отдельный интерес для нас представляет автоматизация проектного офиса, так как наша компания одновременно ведет большое количество медиапроектов, и идея управлять ими при помощи системы DIRECTUM кажется очень перспективной».

Дмитрий Георгиевич Круглов, Директор ИТ

О заказчике

Медиа-холдинг «Пронто-Москва» на протяжении 17 лет является признанным лидером на рынке информационно-справочных изданий Москвы и области.

Издательская сеть холдинга охватывает свыше 100 городов и включает в себя ряд профильных изданий, удовлетворяющих интересы широкого круга читателей и рекламодателей.

В число наиболее известных проектов «Пронто-Москва» входят газета бесплатных объявлений «Из рук в руки», лидирующий по объему частных объявлений в интернете ресурс irr.ru и самый крупно-масштабный ресурс по трудоустройству job.ru.

На сегодняшний день на счету медиа-холдинга более 250 успешных проектов, лидирующих в своих сегментах. Недельный тираж группы изданий составляет более 2 миллионов экземпляров, аудитория за неделю — более 4,8 миллионов человек.

Ситуация

В силу того, что компания стабильно растет и развивается, появляются новые проекты и происходит постоянный набор сотрудников, одной из наиболее актуальных задач была признана необходимость формализации и последующей автоматизации процесса подбора персонала.

Сложившиеся в холдинге правила работы в рамках задачи по подбору персонала были достаточно эффективны, но не были формализованы и описаны. По этой причине возникали трудности при взаимодействии внутри холдинга, а также требовались излишние затраты времени на обучение новых сотрудников отдела рекрутинга.

Разумеется, информация о подборе сотрудников является закрытой и не подлежит распространению даже внутри компании, поэтому возникла необходимость в использовании технологий, позволяющих ограничить права доступа к конкретной информации для различных сотрудников холдинга.

Также достаточно сложно было отследить статус работ по конкретной заявке на подбор персонала, объем проделанной работы (количество найденных кандидатов, проведенных собеседований и т.д.) и требовался современный инструмент для отслеживания эффективности работы отдела рекрутинга.

Анализ задач

На этапе исследования специалистами компании Акелон совместно с рабочей группой Пронто-Москва процесс управления подбором персонала был полностью формализован и схематично описан, при помощи современных BPM-средств, для формирования общего представления о правилах работы и последовательности действий при подборе.

По итогам проведенной работы были определены следующие требования к автоматизации процесса подбора персонала:

• создание единых реестров для хранения информации по всем кандидатам и по всем заявкам на подбор персонала, отслеживание их текущих статусов и взаимосвязей;
• автоматизация нелинейного процесса согласования заявки на подбор персонала с определением списка заинтересованных лиц в зависимости от условий заявки;
• автоматизация процесса работы с отдельным кандидатом: изучение и согласование резюме, подготовка и проведение собеседования, принятие решения по кандидату;
• автоматизация процесса согласования приема сотрудника, в том числе заключение трудового договора, подготовка рабочего места и т.д.;
• автоматический импорт заявок на подбор персонала из Excel для удаленной работы сотрудников филиалов;
• реализация механизма разделения прав доступа к заявкам и прочим документам по подбору персонала.

Платформа

DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

DIRECTUM является полноценной ECM-системой (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, подготовка и проведение совещаний и поддержка других процессов взаимодействия.

Сайт компании: http://www.directum.ru

Решение

В рамках поставленных задач специалистами компании Акелон был выполнен ряд работ для создания решения, наилучшим образом отвечающего требованиям заказчика.

Был создан реестр заявок на подбор сотрудников, позволяющий хранить информацию о требованиях к кандидату, должностных обязанностях, режиме работы, необходимости командировок, заработной плате и т.д. Для каждой заявки можно хранить любое количество связанных с ней документов, отслеживать кандидатов на должность, общее количество проведенных и запланированных собеседований, статус работы по заявке и т.д. Также есть возможность импортировать заявку из MS Excel.

В реестре кандидатов на работу теперь хранится не только резюме, но и данные об ожидаемом уровне заработной платы, этапах работы с кандидатом с указанием результатов каждого этапа, мнения согласующих и причины отказа либо информация о приеме на работу.

Для автоматизации процесса согласования заявки на подбор сотрудника был разработан типовой маршрут с возможностью автоматического определения согласующих в зависимости от параметров заявки, включающий в себя весь процесс работы по заявке — от запроса руководителя отдела о необходимости поиска сотрудника до приема сотрудника на работу и подготовки рабочего места. Также процесс включает дополнительные маршруты по согласованию резюме перспективных кандидатов, подготовке и проведению собеседований, сбору отзывов и принятию решений. Чтобы при согласовании даты и времени собеседования участники автоматически получали приглашения на встречу для эффективного планирования своего рабочего времени, была выполнена интеграция системы DIRECTUM с MS Outlook.

Кроме того, был разработан ряд аналитических отчетов для анализа исполнения заявок на подбор персонала.

Чтобы исключить необходимость лишней работы по занесению информации из заявок, полученных от филиалов и представительств, был создан механизм импорта заявки из MS Excel непосредственно в систему DIRECTUM.

Система DIRECTUM была тесно интегрирована с доменной структурой Пронто-Москва. Преимущество интеграции — использование единого источника данных об организационной структуре. Схема подчиненности, принадлежность сотрудника к тому или иному подразделению, информация об активных и закрытых пользователях, должностях и т.п.— все эти данные обновляются в DIRECTUM автоматически при обновлении информации в Active Directory.

Также для сотрудников отдела рекрутинга и для остальных участников процесса подбора персонала были разработаны подробные инструкции по работе с созданным решением.

Впечатления

«Автоматизация процесса подбора персонала — это первый шаг к полноценному использованию системы DIRRECTUM в качестве корпоративной системы управления контентом и взаимодействием. Благодаря решению, созданному специалистами компании Акелон на базе системы DIRECTUM, процесс работы по поиску кандидата на конкретную должность стал полностью прозрачным и понятным. Ценно и то, что сам процесс, наконец, был описан и формализован для единого понимания всеми сотрудниками.
Очень удобно, что система предоставляет широкие возможности для интеграции с другим программным обеспечением, например, автоматическое создание встреч в MS Outlook в зависимости от назначенного времени собеседования. Сейчас мы обсуждаем вопрос об интеграции DIRECTUM и Axapta для автоматического переноса финансовой информации между системами.
В будущем мы планируем автоматизировать и другие процессы, например, управление договорами, работу с входящими и исходящими письмами, согласование внутренних заявок на установку технического и программного обеспечения. Отдельный интерес для нас представляет автоматизация проектного офиса, так как наша компания одновременно ведет большое количество медиапроектов, и идея управлять ими при помощи системы DIRECTUM кажется очень перспективной».

Круглов Дмитрий Георгиевич, Директор ИТ

Результаты

На момент завершения опытной эксплуатации в системе работают руководители всех уровней, идет одновременный поиск свыше десяти сотрудников по согласованным в системе DIRECTUM заявкам, несколько сотрудников уже найдены и приняты на работу, начато формирование реестра заявок и реестра кандидатов.

Благодаря единому месту агрегации данных о работе по каждому кандидату и установке жестких сроков работ по каждому из них, повысилась эффективность работы и скорость принятия решений по каждому из них.

Идет активное накопление базы данных о работе отдельных сотрудников отдела рекрутинга, что позволит в ближайшее время использовать данные системы для принятия конкретных управленческих и кадровых решений.

Перспективы

По итогам проекта было принято решение о развитии системы DIRECTUM как полноценного средства корпоративного управления и интеграции ее с MS Axapta.

В ближайшее время при помощи системы планируется автоматизировать ряд основных процессов — договорное управления, согласование исходящих писем и служебных записок, работу с заявками на установку ПО и т.д. Также будет полностью автоматизирована канцелярия и внедрена технология RapID.
Идет обсуждение отдельного проекта по развертыванию и автоматизации проектного офиса на основе системы DIRECTUM для поддержки документационного обеспечения и организации взаимодействия между сотрудниками на всем протяжении работ по каждому из текущих проектов медиа-холдинга.

О компании Akelon

Akelon — компания, предоставляющая комплексные услуги в сфере консалтинга и внедрения бизнес-приложений, начиная от управленческого консалтинга и заканчивая автоматизацией конкретных бизнес-процессов. Основными направлениями деятельности компании являются:

• Внедрение бизнес-приложений;
• Управленческий консалтинг;
• Обучение;
• Сервисная поддержка;
• ИТ-инфраструктура;
• Системная интеграция.

Сайт компании: www.akelon.com