О заказчике

ГИПРОНИИАВИАПРОМ – является головным проектным институтом авиационной промышленности России. В настоящий момент ведет разработку комплексной проектной документации на строительство, реконструкцию и техническое перевооружение предприятий авиационной промышленности, опытно-конструкторских бюро, научно-исследовательских институтов и испытательных центров авиационной промышленности, предприятий машиностроительного и металлургического профиля, большепролетных зданий, аэродромов и аэропортов, объектов гражданского назначения.

Организация выполняет комплекс работ (разработка, изготовление, монтажные и пуско-наладочные работы) по созданию стендов для испытания авиационных двигателей и агрегатов, ворот для большепролетных зданий, многопролетных кранов. Помимо этого, осуществляет функции генподрядчика с вводом в действие и сдачу объектов «под ключ».

Сайт компании: www.vmgap.ru

Ситуация

ГИПРОНИИАВИАПРОМ – проектно-конструкторский и научно-исследовательский институт авиационной промышленности. Институт разрабатывает комплексную проектную документацию на строительство, реконструкцию и техническое перевооружение промышленных предприятий, вследствие чего имеет ежегодно увеличивающийся архив проектно-конструкторской документации, а также потребность в поддержании актуальности его состояния.

Выбор

Организация ранее уже использовала систему DIRECTUM. Ключевыми преимуществами от использования системы DIRECTUM являются обеспечение прозрачности бизнес-процессов, повышение оперативности доступа к информации, исключение потери информации и сокращение затрат времени руководителей и сотрудников на выполнение рутинных операций с документами. Поскольку основная деятельность ГИПРОНИИАВИАПРОМ связана с реализацией крупных проектов, на каждом из проектов возникает необходимость постоянно работать со специфической документацией.

Работы по проектированию и реализации решения были доверены компании Акелон.

Анализ задач

К решению по архиву проектно-конструкторской документации в ГИПРОНИИАВИАПРОМ были выдвинуты следующие требования:

• автоматическое формирование задачи на печать проектной документации;
• автоматизированное назначение прав на пакет документов;
• возможность автоматизированного отзыва прав на пакет документов;
• автоматизированный экспорт документов;
• интеграция процесса по работе с архивом проектно-конструкторской документацией в уже автоматизированные бизнес процессы;
• организация комплексной работы с архивом проектно-конструкторской документации (легкий и удобный доступ к информации по альбомам, хранящимся в единой базе).

Платформа

DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами. Организация и контроль деловых процессов на основе workflow, опора на российские стандарты в сфере делопроизводства, разработка готовых к применению бизнес-решений, постоянное совершенствование технологий и партнерство с ведущими разработчиками и интеграторами гарантируют максимальный эффект от внедрения системы DIRECTUM.

Работа в DIRECTUM с помощью различных мобильных устройств и планшетов позволяет обеспечить непрерывность бизнеса и предоставить пользователю возможность комфортной работы с документами и данными системы вне зависимости от местонахождения или используемых технологий.

Решение

Для автоматизации работы с архивом проектно-конструкторской документации, в рамках проекта было спроектировано решение, учитывающее потребности и специфику работы заказчика и реализующее возможности, описанные ниже.

Работа с альбомами

Для работы с архивом был спроектирован справочник Альбомы.

На карточке располагается группа полей, отображающая данные о наличии связанных с карточкой электронных документов определенного вида. Так, например, сотрудник, работающий с данным альбомом, может быстро определить факт наличия/отсутствия, связанных с альбомом электронных документов определенных видов и при необходимости просмотреть их или добавить.

Для автоматизации процесса отправки на печать пакета документов, в карточке альбома были предусмотрены кнопки Печать кальки и Тираж/Сканирование. По нажатию одной кнопки формируется задача по свободному маршруту для руководителя отдела печати, при этом в задачу автоматически вкладываются ссылки на соответствующие электронные документы.

Оптимально выбранный перечень полей карточки справочника позволил более эффективно работать с данными в части поиска необходимой информации. Используя стандартные возможности системы по фильтрации и группировке, сотрудники могут быстро находить альбомы, относящиеся к определенному договору и/или заказчику.

Работа с проектно-конструкторскими документами

В ходе работы с документацией зачастую возникает необходимость изменения прав доступа к документам альбома. Для удобства были разработаны сценарии, позволяющие изменять права доступа для всего пакета документов альбома.

Помимо этого, зачастую появляется необходимость работы с документацией, связанной с определённым договором или альбомом вне системы. Учитывая, что количество документов по договору бывает велико, был разработан сценарий экспорта электронных документов, позволяющий выгрузить пакет документов на локальный диск.

Впечатления

«Пока что сложно давать оценку итогам внедрения решения, по той причине, что с момента окончания внедрения прошло еще слишком мало времени и наши сотрудники только осваиваются и учатся с ним работать. Однако можно сказать, что первые впечатления от использования решения очень благоприятные. Лично для меня очень важна возможность быстро находить интересующую меня информацию по проектно-конструкторской документации, и система предоставляет мне такую возможность. При этом информация весьма наглядна, а интерфейс системы прост и удобен в использовании».

Ефимов Игорь, Начальник ПДО

Результаты

Разработка и внедрение данного решения позволила автоматизировать процесс работы с архивом проектно-конструкторской документации в ГИПРОНИИАВИАПРОМ. Для всех сотрудников решение предоставляет единое информационное пространство для централизованного доступа к проектно-конструкторской документации. Теперь нет нужды искать на общедоступном сетевом диске нужный документ, не нужно каждый раз у кого-то узнавать, актуален ли данный документ, не требуется постоянно актуализировать данные по пакету документов.

В ходе проекта было разработано решение, тесно интегрированное с решением по управлению договорными документами, которое позволяет быстро переходить к документации, созданной в рамках договора с конкретным заказчиком.

Компания ГИПРОНИИАВИАПРОМ получила удобный инструментарий для эффективной и продуктивной работы с архивом проектно-конструкторской документации.

Перспективы

Руководство ГИПРОНИИАВИАПРОМ проявляет высокую заинтересованность в развитии системы DIRECTUM, что подтверждается постоянно растущим количеством автоматизированных бизнес процессов и числом сотрудников, работающих в системе.

В ходе дальнейшего развития решения рассматривается вариант внедрения модуля управления проектами