Группа компаний «Элинар» автоматизировала бизнес-процессы с помощью DIRECTUM

Компания Акелон внедрила ECM-систему DIRECTUM в группе компаний «Элинар» с целью повышения эффективности процессов управления документооборотом и оптимизации проектной деятельности.

Группа компаний «Элинар» — вертикально интегрированный международный холдинг, объединяющий более 20 современных предприятий в различных сферах бизнеса. Основными направлениями деятельности компании являются производство и реализация элек­тротехнической и сельскохозяйственной продукции, а также девелоперские проекты. Стабильное развитие холдинга обеспечивается за счет собственной мощной производственной базы, внедрения передовых технологий и системе менед­жмента качества на основе международных стандартов серии ИСО 9000.

Вместе с увеличением числа организаций, возросло количество бизнес-процессов и рабочих мест на предприятиях. В компаниях холдинга, расположенных на территории Российской Федерации, Индии, Китая, Малайзии, Чехии, Бразилии и Бельгии, работают более 2500 сотрудников. При этом повысились требования к эффективности организации и прохождению внутрикорпоративных процессов.

Руководство компании приняло решение о необходимости внедрения единой системы электронного документооборота и взаимодействия. При этом, система должна была решить ряд ключевых проблем, с которыми сотрудники сталкивались в процессе работы:

• отсутствие единого информационного пространства для хранения документации, разграничением прав доступа к информации и возможности отследить историю работы с документами;
• согласование официальных документов происходит в бумажном, а также в электронном виде посредством электронной почты, что усложняет контроль процедуры согласования и приводит к непрозрачности процесса;
• часть бизнес-процессов регламентирована, но отсутствие контроля приводит к несоблюдению утвержденных регламентов сотрудниками в процессе своей работы;
• отсутствие прозрачного контроля выполнения выдаваемых задач.

Перед командой Акелон стояла задача повысить эффективность деятельности предприятия за счет формализации и оптимизации бизнес-процессов, ускорения процесса согласования документации и обеспечения необходимого уровня исполнительской дисциплины.

В ходе проекта были внедрены и адаптированы под потребности Компании следующие бизнес-решения:

• Классическое делопроизводство. Работа с входящей и исходящей корреспонденцией, а также автоматизация процессов согласования организационно-распорядительных документов и служебных записок.
• Управление договорами. Было выделено два варианта согласования: полный и сокращенный, которые можно выбрать при отправке договорного документа. Кроме этого, в системе предусмотрено задание для исполнителя договора на передачу информации в 1С.
• Акелон Проекты. Компания «Элинар» активно занимается проектной деятельностью, поэтому автоматизация проектного управления являлась одной из приоритетных задач. Возможности технического решения «Акелон Проекты» были доработаны исходя из собранных на этапе исследования требований.

За время проекта было автоматизировано более 10 предприятий, входящих в холдинг и обучено 130 пользователей.

На момент завершения опытно-промышленной эксплуатации создано более 350 документов и запущено более 270 задач.

По результатам завершения проекта можно с уверенностью сказать, что все поставленные цели достигнуты, а решения, разработанные в ходе проекта, позволили привести бизнес-процессы к единому стандарту, обеспечив прозрачность и управляемость. Пользователи получили возможность сократить время на поиск актуальной документации за счет внедрения системы, которая предоставляет собой единое информационное пространство для централизованного доступа к документации.

По итогам внедрения системы DIRECTUM руководство компании «Элинар» приняло решение о продолжении работы с компаний Акелон и дальнейшем тиражировании системы.