Деловые процессы НП «МБНК» переведены под управление DIRECTUM
Несмотря на относительно небольшой объем документооборота, одной из основных особенностей НП «МБНК» является критическая важность каждого документа для бизнеса, так как членами НП «МБНК» являются такие нефтяные и газовые гиганты, как ОАО «НОВАТЭК», ОАО "НК "Роснефть", ОАО «ТНК-ВР Холдинг» и другие, эффективное взаимодействие с которыми возможно только путем обмена документами. По этой причине руководством НП «МБНК» было принято решение о внедрении ECM-системы. Основными задачами проекта внедрения были автоматизация канцелярии и управления совещаниями и создание электронного архива документов.
После анализа имеющихся на рынке продуктов класса ECM была выбрана система DIRECTUM, как решение, которое должно было реализовать весь комплекс поставленных задач. Выбор был обусловлен широкими функциональными возможностями системы DIRECTUM, продуманностью интерфейса и гибкостью ценовой политики.
В рамках проекта были автоматизированы процессы работы с входящими и исходящими документами, контроль исполнения принятых решений и другие. Несмотря на сжатые сроки проекта (менее 1,5 месяцев), внедрение прошло успешно, в чем немалую роль сыграло активное участие высшего руководства НП «МБНК».
Весь документооборот, включая отчеты по электронным торгам, был переведен в систему DIRECTUM, и любое согласование документов теперь производится с использованием ЭЦП. Для обеспечения функций согласования были разработаны соответствующие типовые маршруты для каждого процесса.
На базе системы DIRECTUM был организован электронный архив документов, начиная с 2002 года, что позволило значительно сократить затраты времени на поиск документов и контроль их возврата, и снизить риски утери и неправомерного использования информации. В НП «МБНК» были разработаны специализированные регламенты назначения прав доступа и разграничения видимости документов.
На момент промышленно запуска все сотрудники НП «МБНК» активно работают в системе DIRECTUM, включая президента и всех вице-президентов. Уже сейчас можно отметить существенно повышение прозрачности и управляемости процессов и сокращение затрат времени на поиск документов. Еще более значительное повышение эффективности работы ожидается через 2-3 месяца после запуска системы, когда будет накоплено достаточно информации для принятия более серьезных управленческих решений на основе данных, предоставляемых системой. Руководство и сотрудники НП «МБНК» настроены в дальнейшем развивать функционал системы в соответствии со спецификой деятельности НП «МБНК».
Решение компании Akelon на базе системы DIRECTUM стало основой информационной структуры компании. В настоящий момент обсуждаются возможности интеграции системы DIRECTUM с системой управления электронными торгами, используемой в НП «МБНК», автоматизации взаимодействия с клиентами и организации «личных кабинетов» для участников торгов с использованием портала на SharePoint 2010.
Серьезный подход руководителей НП «МБНК» к работе в системе DIRECTUM также позволил начать разработку регламентов контроля качества работы и схем мотивации персонала на основе статистических и аналитических отчетов системы.