«Связной» перевел работу с договорами в DIRECTUM

Группа компаний «Связной» является одним из признанных лидеров мобильного ритейла России в течение многих лет. Статус передовой компании накладывает высокие требования к имиджу компании и, в первую очередь, в отношениях с контрагентами, число которых постоянно растет. Увеличение количества партнеров и клиентов определяет пропорциональный рост числа заключаемых договоров, от качества обработки которых, напрямую зависит прибыль компании. В связи с этим руководство Связного приняло решение автоматизировать документооборот в части договорного управления с целью снижения сроков подготовки и согласования договорных документов.

Работы по бизнес-консалтингу и внедрению решения по автоматизации работы с договорными документами на базе системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM были выполнены компанией Akelon. Функционал стандартного модуля DIRECTCUM «Управление договорами» был существенно расширен в соответствии с действующим в «Связном» регламентом по договорному управлению. В частности, были реализованы такие механизмы, как:

• автоматическое определение состава согласующих в зависимости от параметров договорного документа;
• автоматическое формирование листа согласования с индикацией коммерческих рисков;
• условная и безусловная пролонгация сроков согласования;
• передача заданий на исполнение подчиненным сотрудникам;
• мониторинг и эскалация просроченных заданий на верхний уровень руководства.

Срок реализации проекта составил 2 месяца. В настоящее время в системе DIRECTUM работают более 50 сотрудников компании «Связной», связанных с договорными процессами.

В компании «Связной» организована работа по сбору статистики и анализу показателей в отношении работ с договорными документами в системе DIRECTUM. На основании данных отчетов руководство компании отмечает сокращение среднего срока согласования договоров, повышение уровня исполнительской дисциплины, коммуникаций сотрудников и снижение расходов на расходные материалы.

В данный момент ведутся переговоры о создании в «Связном» архива первичных бухгалтерских документов на базе бизнес-решения «DIRECTUM: Финансовый архив». Также обсуждается проект по автоматизации управления маркетингом.