DirectumRX Управление командировками

Решение предназначено для организации эффективной работы по процессу командировок и подготовке отчетности. Функционал решения позволяет выстроить и оптимизировать бизнес-процесс в соответствии с существующими в компании стандартами и регламентами, а также обеспечить централизованную обработку и хранение сопутствующей документации. Решение автоматизирует все этапы процесса, от создания заявки на командировку до подготовки закрывающих документов и обеспечивает:

  • согласование командировки в установленные сроки;
  • контроль лимитов командировок;
  • бронирование проживания/трансфера/билетов;
  • формирование приказа, служебной записки, авансового отчета и пакета оправдательных документов;
  • автоматическое заполнение авансового отчета по расходным документам;
  • контроль возврата отчетных документов по завершении командировки;
  • анализ и мониторинг командировок.

Возможности решения 

Создание нормативных документов

Решение позволяет создавать карточку командировки, в которой заполняются основные параметры командировки. Карточка состоит из нескольких закладок:

«Основное», где указывается:

  • Кто едет в командировку;
  • Куда едет;
  • В какие сроки;.
  • С какой целью.

Закладка «Маршрут», на которой указывается направление командировки, и закладка «Затраты», где указываются основные затраты сопутствующие любой командировке:

  • Билеты;
  • Трансфер;
  • Проживание;
  • Суточные.

При необходимости к карточке командировки можно прикрепить заявку на командировку или командировочное удостоверение.

Управление_командировками_1

 

Согласование командировки

Для согласования командировки настраивается правило в соответствии с внутренним регламентом компании. В правиле указаны этапы, сроки и участники.

В процессе утверждения командировки карточка командировки проходит этапы:

  • Заполнение бюджета командировки;
  • Согласование с руководителем подразделения;
  • Согласование с дополнительными согласующими, при необходимости;
  • Согласование с обязательным согласующим, в случае превышения бюджета командировки;
  • Создание и утверждение приказа на командировку;
  • Бронирование билетов и проживания;
  • Подготовка авансового отчета.

Управление_командировками_2

 

Бронирование

После того как командировка утверждена, и подписан Приказ, ответственному за бронирование приходит задание, купить билеты и оплатить проживание. Для этого в карточке командировки создана кнопка «Бронирование» по нажатию на которую откроется сервис по бронированию, на странице с вариантами билетов по интересующему направлению в нужные даты.

Управление_командировками3_1

 

Когтроль лимитов

Для контроля лимитов командировок создан справочник, в котором есть возможность задать лимиты по подразделениям и должностям для направлений командировок, стоимости билетов и проживания. В случае если бюджет командировки превышает сумму заданных лимитов, согласование проходит с обязательным согласующим, например, финансовым директором.

Управление_командировками_4

Создание Авансового отчета

За 3 дня до окончания командировки, Командируемому приходит задание на создание авансового отчета. Создать отчет можно из карточки командировки по кнопке Авансовый отчет. В результате открывается карточка Авансового отчета, где можно автоматически заполнить расходную часть по оправдательным документам и сформировать сам отчет из шаблона.

Управление_командировками_5

 

Анализ и мониторинг командировок

Для анализа командировок руководителям доступен набор виджетов. На них отображается основная информация по количеству командировок и по стоимости командировок в разрезе подразделений.

Управление_командировками_6_1


версия для печати
Запомнить на сайте


Зарегистрироваться Напомнить пароль