13.04.2018

Кейс по проекту Новикомбанк - внедрение электронного досье клиента

 

Компания Акелон завершила проект внедрения решения «Электронное досье клиентов» в АО «АКБ НОВИКОМБАНК».

 

О заказчике

Новикомбанк с момента своего основания в 1993 году финансирует стратегически важные высокотехнологичные отрасли реального сектора российской экономики, содействует реализации проектов национального масштаба.

В настоящий момент Новикомбанк входит в число 30 крупнейших российских банков и предоставляет услуги во всех сегментах финансового рынка.

Ситуация

Одним из приоритетных направлений развития Банка является создание удобных сервисов, повышающих уровень обслуживания клиентов и оперативность принятия управленческих решений.

В этом направлении перед АО АКБ «НОВИКОМБАНК» возникла задача оптимизации документационного обеспечения бизнес-процессов. Территориально-распределенная структура определила необходимость организации единого электронного архива клиентских документов.

Выбор

Автоматизация процесса выполнялась на платформе DIRECTUM, поскольку данная система успешно функционирует в Новикомбанке уже более пяти лет.

Выбор подрядчика был осуществлен путем конкурентной закупки. Заявленные высокие компетенции компании Акелон в области реализации проектов в банковской сфере по автоматизации архива клиентских досье оправдали ожидания Новикомбанка.

Анализ задач

Перед запуском проекта команда Акелон проанализировала процессы сбора и обработки документов клиентов. Совместно с Заказчиком были сформулированы функциональные требования к электронному досье клиента, и определена общая структура досье клиента.

По результатам обследования были выделены следующие цели внедрения:

·         централизация хранения электронных версий документов клиентов;

·         повышение качества и оперативности работы с документами за счет унификации структуры досье клиентов;

·         оптимизация занесения документов клиентов.

·         минимизация потерь бумажных документов.

Решение

Ведение клиентской базы

В результате проекта было реализовано решение «Электронные досье клиентов». Основным компонентом решения является справочник Клиенты, который является агрегатором всей информации по контрагенту (Рисунок 1).

Для сокращения временных затрат и минимизации ошибок при заполнении реквизитов по новым клиентам-резидентам, в решении предусмотрена интеграция с базой ЕГРЮЛ. Для клиентов-нерезидентов предусмотрено создание и заполнение карточки клиента вручную.

Для обеспечения актуальности данных по клиентам, осуществляется периодическое обновления реквизитов существующих записей справочника по данным ЕГРЮЛ.

Из карточки клиента можно просмотреть досье, создать новые папки досье и занести документы по клиенту. Эти действия записываются в историю работы с клиентом, которую также можно просмотреть из карточки клиента.

1_1Novicom

Рисунок 1. Карточка клиента

Формирование структуры папок досье

При сохранении новой карточки клиента формируется досье клиента с предопределенной структурой (Рисунок 2).

Папки досье условно можно разделить на два типа:

·         редактируемые – это папки самого нижнего уровня структуры досье. В них можно добавлять документы и пользовательские папки. Редактирование этих папок доступно только для действующих клиентов Банка. При закрытии клиента, папки становятся недоступными для изменения;

·         нередактируемые – это верхнеуровневые папки структуры досье. Они доступны для изменения только администратору.

Рисунок 2. Структура досье клиента

Пользователь может изменять структуру нередактируемых папок досье в следующих случаях:

·         при необходимости занести финансовые документы за определенный период (Рисунок 3). Пользователь задает период, за который необходимо занести документы, после чего Система автоматически формирует папки по финансовой отчетности для соответствующих кварталов.

Рисунок 3. Создание новых папок финансового досье

·         при заключении новой сделки (Рисунок 4). Пользователь создает по клиенту новую запись в справочнике Сделки, а Система автоматически создает набор папок, установленный для типа сделки. Типы сделок и структура папок для них настраивается администраторами Системы (Рисунок 5). Добавление документов в папки сделки доступно только для действующих сделок. При закрытии сделки, папки становятся недоступными для изменения.

Рисунок 4. Создание новых папок сделки

Рисунок 5. Настройка структуры папок для типа сделки

·         при необходимости связывания клиентов, например, если один клиент выступает залогодателем для другого (Рисунок 6). Пользователь создает по клиенту новую запись в справочнике Связи, после чего Система автоматически размещает взаимные ссылки на досье клиентов в их папках.

Этот же механизм используется для связи между новым и старым досье клиента при его реорганизации.  Возможные типы связей настраивает администратор Системы (Рисунок 7).

Рисунок 6. Взаимосвязанные клиенты

Рисунок 7. Настройка типов связей между клиентами

Занесение документов в досье клиентов

Одним из ключевых требований при внедрении решения было обеспечение возможности многофайлового создания документов (Рисунок 8). Для того чтобы за одну операцию занести несколько файлов по клиенту, пользователь в диалоге добавления документов выбирает несколько файлов, указывает общие реквизиты добавляемых документов и папку досье, в которую необходимо разместить документы. В результате документы создаются и размещаются в указанной папке.

После создания документов у пользователя запрашивается, требуется ли продолжить создание документов. При положительном ответе Система возвращается к окну создания документов, в котором часть реквизитов уже заполнена с предыдущей операции создания.

Диалог занесения документов можно запустить из следующих объектов:

·         Обложка модуля. Из контекста вызова действия заполняется тип карточки создаваемых документов. Этот способ занесения документов удобно использовать, когда нужно занести однотипные документы разных клиентов.

·         Карточка клиента. Из контекста вызова действия заполняется клиент и тип карточки создаваемых документов. Этот способ занесения документов удобно использовать для занесения разных типов документов по одному клиенту.

·         Карточка сделки. Из контекста вызова действия заполняется, клиент, сделка, тип карточки. Этот способ удобно использовать для занесения документов по одной сделке.

 

Рисунок 8. Многофайловое занесение документов

Поиски

В рамках проекта реализованы два поиска:

·         поиск клиентов по реквизитам (Рисунок 9).

Рисунок 9. Поиск клиентов

·         поиск документов по реквизитам (Рисунок 10). Особенностью поиска документов то, что пользователь может помимо реквизитов документа указать папку досье клиента, в которой необходимо осуществлять поиск.

Рисунок 10. Поиск документов

Настройка прав

В рамках модели прав доступа в каждом из филиалов Банка были выделены следующие роли:

·         Ответственные за досье – сотрудники, которые могут создавать карточку клиента, создавать сделки, добавлять документы, добавлять и удалять связи между клиентами, вносить изменения в карточку клиента.

·         Пользователи – сотрудники, которые могут добавлять документы, добавлять связи между клиентами.

·         Эксперты и аудиторы – сотрудники, которые могут просматривать документы и информацию по клиенту.

·         Администратор – полный доступ ко всем компонентам модуля.

Назначение прав на папки и документы досье реализовано через настроечный справочник Настройка прав доступа к досье клиентов (Рисунок 11). Таким образом, при создании папок досье и занесении документов по умолчанию добавляются права для групп, указанных в настройках для филиала обслуживания клиента, а также для головного офиса.

Рисунок 11. Настройка прав для групп пользователей по филиалам

Разграничение прав доступа на компоненты настраивается базовыми средствами DIRECTUM через типы прав доступа (Рисунок 12).

Рисунок 12. Настройка прав на компоненты модуля

Результаты

За счет внедрения электронного досье клиента в АО АКБ «Новикомбанк» удалось создать единое, централизованное хранение версий электронных документов клиентов, значительно упростив процесс доступа к ним и повысив скорость обработки досье.

О компании Акелон

Акелон(www.akelon.com) — компания, предоставляющая комплексные услуги в сфере консалтинга и внедрения бизнес-приложений, начиная от управленческого консалтинга и заканчивая автоматизацией конкретных бизнес-процессов. 

Основными направлениями деятельности Компании являются:

·      ECM (Enterprise Content Management) и документооборот;

·      управленческий консалтинг;

·      обучение;

·      сервисная поддержка;

·      системная интеграция.

 

 

 


версия для печати
Запомнить на сайте


Зарегистрироваться Напомнить пароль